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Report sulla condivisione di file e cartelle in un sito di SharePoint

È possibile creare un file CSV di ogni file univoco, utente, autorizzazione e collegamento in un determinato sito di SharePoint o OneDrive. Questo può essere utile per comprendere il modo in cui viene usata la condivisione e se i file o le cartelle vengono condivisi con utenti guest. Per eseguire il report, è necessario essere un amministratore del sito. Sono disponibili altre opzioni di creazione di report con Microsoft Graph Data Connect.

Quando si esegue il report, il file CSV viene salvato in un percorso a scelta nel sito. Se non si vuole che i membri del sito visualizzino il report, è consigliabile creare una cartella con autorizzazioni diverse in cui solo i proprietari del sito possono accedere al report.

Per eseguire il report (SharePoint):

  1. Aprire il sito in cui si vuole eseguire il report
  2. Nel menu Impostazioni selezionare Utilizzo sito.
  3. Nella sezione Condivisi con utenti esterni selezionare Esegui report.
  4. Scegliere un percorso per salvare il report e quindi selezionare Salva.

Per eseguire il report (OneDrive):

  1. Nell'icona di avvio delle app di Microsoft 365 selezionare il riquadro di OneDrive.
  2. Nel menu Impostazioni selezionare Impostazioni di OneDrive.
  3. Selezionare Altre impostazioni e quindi selezionare Esegui report di condivisione.
  4. Scegliere un percorso per salvare il report e quindi selezionare Salva.

L'esecuzione del report potrebbe richiedere del tempo a seconda delle dimensioni del sito.

Al termine dell'esecuzione del report, si riceve un messaggio di posta elettronica con un collegamento al report.

Formato CSV

Per gli elementi condivisi con accesso diretto, il report contiene una riga per ogni combinazione utente/elemento. I gruppi di SharePoint vengono visualizzati nel report, ma non singoli utenti al loro interno.

Per gli elementi condivisi con un collegamento, il report contiene una riga per ogni utente connesso che ha usato il collegamento o che è stato inviato tramite la finestra di dialogo di condivisione. I collegamenti inviati direttamente tramite posta elettronica che non sono stati cliccati e i collegamenti Chiunque non sono inclusi nel report.

Il report contiene le colonne seguenti:

Colonna Descrizione
Percorso risorsa URL relativo dell'elemento
Tipo di elemento Tipo di elemento (Web, cartella, file e così via)
Autorizzazione Livello di autorizzazione dell'utente per questo elemento
Nome utente Nome descrittivo dell'utente o del gruppo che ha accesso a questo elemento. Se si tratta di un collegamento di condivisione, il nome utente è SharingLink
Messaggio di posta elettronica utente Indirizzo di posta elettronica dell'utente che ha accesso a questo elemento. Questo valore è vuoto per i gruppi di SharePoint.
Tipo di utente o gruppo Tipo di utente o gruppo: membro (interno), guest (esterno), gruppo di SharePoint, gruppo di sicurezza o gruppo di Microsoft 365. Il membro fa riferimento a un membro nella directory, non a un membro del sito.
ID collegamento GUID del collegamento di condivisione se il nome utente è Collegamento di condivisione
Tipo di collegamento Tipo di collegamento (anonimo, organizzazione, Persone specifico) se il nome utente è Collegamento di condivisione
AccessViaLinkID ID collegamento usato per accedere all'elemento se l'autorizzazione di un utente per un elemento è tramite un collegamento.

Panoramica di Microsoft Graph Data Connect