Creare un piano di comunicazione per l'aggiornamento a SharePoint 2013

SI APPLICA A:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint in Microsoft 365

È importante comunicare con gli utenti durante il processo di aggiornamento da Prodotti SharePoint 2010 a SharePoint 2013. Gli utenti del sito devono sapere cosa aspettarsi quando visitano nuovamente i siti dopo l'aggiornamento dell'ambiente. I proprietari dei siti devono sapere come possono prepararsi per l'aggiornamento e cosa devono fare per aggiornare le raccolte siti in SharePoint 2013 e Siti personali in SharePoint 2013. Sia gli utenti del sito che i proprietari del sito devono sapere quando verrà eseguito l'aggiornamento. Nell'ambito del processo di pianificazione, determinare quanto segue:

• Chi sono i membri del team di aggiornamento, quali altre parti interessate sono coinvolte e chi usufruirà dell'aggiornamento.

• Quali informazioni devono essere fornite al team di aggiornamento e quando.

• Quali informazioni devono essere fornite agli utenti dei siti e alle altre parti interessate e quando.

In questo articolo viene illustrato come creare il piano di comunicazione in modo che il team di aggiornamento, le parti interessate e gli utenti sappiano cosa aspettarsi prima, durante e dopo l'aggiornamento.

Membri del team di aggiornamento.

Per distribuzioni di piccole dimensioni in cui i siti non sono stati personalizzati ampiamente, il team di aggiornamento potrebbe essere costituito da un solo utente. In caso di distribuzioni più estese invece possono essere necessari più utenti con ruoli diversi, come descritto nell'elenco seguente:

• Amministratori del server Gli amministratori del server eseguono la maggior parte delle attività di aggiornamento. Il team di aggiornamento deve includere almeno un amministratore del server perché l'Installazione guidata deve essere eseguita da un membro del gruppo Administrators di ogni server Web front-end.

  Nota

  Gli amministratori di farm non possono essere anche amministratori locali del server.

• Amministratori di database Se esiste un team di amministrazione dei database separato, sarà necessario coordinarsi con tale team per pianificare ed eseguire l'aggiornamento.

• Team per la sicurezza dei server È necessario coordinarsi con i team di sicurezza, ad esempio il team dei Servizi di dominio Active Directory, per verificare gli account e le autorizzazioni o per usufruire dei nuovi criteri che possono essere applicati per SharePoint 2013.

• Team di rete È necessario coordinarsi con i team di rete, soprattutto se è necessario cambiare DNS per puntare a una nuova farm o aggiungere i nuovi server all'infrastruttura di rete.

• Team di distribuzione client Comunicare con i team di distribuzione client per coordinare le distribuzioni di nuove applicazioni client e server. È possibile che la distribuzione client debba essere effettuata prima dell'aggiornamento oppure che venga offerta come opzione agli utenti dopo l'aggiornamento dei siti.

• Amministratori dei servizi È necessario comunicare con gli amministratori per le applicazioni di servizio, ad esempio servizio di integrazione applicativa dei dati, per garantire che siano pronti per l'aggiornamento e che configurino le impostazioni appropriate nella nuova versione.

• Dirigenza e personale di helpdesk IT o applicativi Se l'azienda dispone di un helpdesk, assicurarsi che gli addetti siano consapevoli dei tempi previsti per l'aggiornamento e siano preparati a rispondere a domande dopo l'aggiornamento. Il supporto tecnico deve essere uno degli stakeholder principali per la pianificazione e il test, in modo che possano comprendere le potenziali modifiche di un aggiornamento e l'effetto che avrà sugli utenti.

• Proprietari della raccolta siti È necessario notificare ai proprietari della raccolta siti quando sta per verificarsi il processo di aggiornamento. Avvisarli di eventuali problemi riscontrati quando si esegue il controllo di pre-aggiornamento o quando si aggiornano i siti. È anche necessario comunicare con i proprietari della raccolta siti in merito al proprio ruolo nell'aggiornamento. I proprietari della raccolta siti possono aggiornare i propri siti in SharePoint 2013. I proprietari della raccolta siti possono eseguire controlli di integrità ed esaminare i siti di valutazione dell'aggiornamento prima di aggiornare i siti.

• Progettisti e sviluppatori di siti e provider di soluzioni di terze parti Se ai siti sono associati modelli personalizzati, web part, servizi Web o altri elementi personalizzati, è necessario collaborare con i progettisti e sviluppatori di siti o provider di soluzioni di terze parti corrispondenti. Dato che gli elementi personalizzati possono presentare problemi o funzionare in modo diverso in un ambiente aggiornato, assicurarsi che i progettisti o sviluppatori possano creare nuove versioni di questi elementi personalizzati o verificare che siano stati aggiornati correttamente. Dato che questa operazione può avere un impatto notevole sulla pianificazione dell'aggiornamento, collaborare con le parti interessate fin dalle prime fasi del processo. Per ulteriori informazioni sui potenziali problemi relativi agli elementi personalizzati, vedere Use a trial upgrade to SharePoint 2013 to find potential issues.

• Utenti dei siti Sebbene gli utenti dei siti non debbano essere necessariamente consultati nelle decisioni relative al processo di aggiornamento, è necessario avvertirli dell'aggiornamento e comunicare loro i risultati previsti.

• Sponsor e altre parti interessate È possibile che nel processo di pianificazione dell'aggiornamento siano coinvolte anche altre persone nell'organizzazione. Ricordarsi di includerle nel piano di comunicazione.

  Nota

  Un team di aggiornamento può includere uno o più membri per ogni ruolo, in base all'organizzazione.

Comunicazione con il team di aggiornamento: tempi e contenuto

In generale, gli amministratori del server e delle applicazioni di servizio definiscono una tempistica per l'aggiornamento e i proprietari dei siti vengono avvertiti solo quando il processo sta per iniziare. I membri del team tuttavia devono eseguire attività specifiche in determinati momenti del processo di aggiornamento, pertanto è molto importante disporre di un piano preciso per la comunicazione dello stato dell'aggiornamento a tutti i membri del team, affinché ciascuno sappia quando è il momento di eseguire una determinata attività.

L'intero team di aggiornamento deve collaborare per determinare le date e le ore per eseguire l'aggiornamento. È consigliabile scegliere una finestra di aggiornamento da eseguire quando l'utilizzo del sito è più basso. Per le distribuzioni a server singolo di piccole dimensioni, l'aggiornamento può essere completato in meno di un giorno. Le distribuzioni più grandi possono richiedere più tempo, fino a un fine settimana. Non è possibile determinare l'intervallo di tempo preciso necessario per aggiornare una determinata raccolta siti. Per questo motivo, è molto importante comunicare con altri membri del team coinvolti nel processo di aggiornamento oltre agli utenti. Il giorno o i giorni scelti per l'aggiornamento dovrebbero essere sufficientemente lontani in futuro che il team di aggiornamento abbia tempo sufficiente per completare tutti i passaggi preliminari. Quando si pianifica la sequenza temporale, assicurarsi di pianificare l'ora per convalidare i siti aggiornati e l'ora per implementare eventuali modifiche o eseguire qualsiasi lavoro per ri-marcare i siti.

È importante comunicare con i proprietari, i progettisti e gli sviluppatori dei siti nel corso del processo di aggiornamento nei momenti seguenti:

• Prima dell'aggiornamento di prova, affinché siano a conoscenza della tempistica generale e dei relativi ruoli all'interno del processo.

• Dopo aver eseguito un aggiornamento di valutazione per individuare i problemi. Ad esempio, i problemi, ad esempio i modelli di sito personalizzati o le web part personalizzate, devono essere segnalati al proprietario del sito, alla finestra di progettazione o allo sviluppatore appropriato prima di pianificare l'aggiornamento, per dare loro il tempo di analizzare i problemi ed eseguire i passaggi preliminari. In alternativa, uno sviluppatore potrebbe decidere che sarebbe prudente ricompilare una web part prima che si verifichi l'aggiornamento. E i proprietari del sito potrebbero voler prendere nota di eventuali personalizzazioni eseguite nei propri siti, ad esempio modelli di sito e modifiche ai file aspx (Active Server Page Extension) di base.

• Dopo l'aggiornamento dell'ambiente, affinché possano esaminare i siti e apportare le modifiche necessarie.

• Quando è tutto pronto perché possano eseguire l'aggiornamento delle raccolte siti.

Comunicazione con gli utenti dei siti: tempi e contenuto

È altrettanto importante comunicare con gli utenti dei siti per informarli sugli aspetti seguenti:

• Momento deciso per l'aggiornamento dell'ambiente In particolare, sarà necessario comunicare che i siti non saranno disponibili durante l'aggiornamento.

• Momento deciso per l'aggiornamento dei siti I proprietari delle raccolte siti dovranno informare gli utenti circa la tempistica prevista per l'aggiornamento della raccolta siti. Se un amministratore della server farm esegue l'aggiornamento di un sito, dovrà comunicare quando questo avverrà.

• How the upgrade might affect them and what they should know about the new environment For example, the site will look different and function slightly differently in the new user interface. You can also point them to available content, such as What's New article. For more information about feature changes, see What's new.

• Come ottenere assistenza Indicare agli utenti come segnalare eventuali problemi e ottenere supporto per la relativa risoluzione.

Tramite la nuova barra di stato del sistema disponibile nelle raccolte siti è possibile comunicare agli utenti tutte queste informazioni. Per ulteriori informazioni su come impostare le notifiche per la barra di stato, vedere le sezioni su come Plan for site collection upgrades in SharePoint 2013 nell'articolo Plan for site collection upgrades in SharePoint 2013.

Vedere anche

Ulteriori risorse

Overview of the upgrade process from SharePoint 2010 to SharePoint 2013