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Indicazioni per le sale riunioni per Teams

Questo articolo ha lo scopo di guidare gli utenti su come ottimizzare gli spazi delle riunioni con le soluzioni e i dispositivi di Microsoft Teams Rooms. Include informazioni sugli usi, i layout e le specifiche dei dispositivi e delle soluzioni di Teams Rooms.

Panoramica

Le soluzioni Microsoft Teams Rooms offrono flessibilità di scopo e persino flessibilità di movimento in uno spazio non disponibile nelle sale riunioni tradizionali.Microsoft Teams Rooms solutions offer flexibility of purpose and even flexibility of movement throughout a space that traditional meeting rooms no. Ad esempio, con i dispositivi Teams Rooms, gli utenti possono migliorare la loro collaborazione con una lavagna digitale e le fotocamere intelligenti per il monitoraggio delle persone assicurano che ogni partecipante locale possa essere visto ovunque si trovi nella stanza. Qualsiasi tipo di spazio e qualsiasi tipo di riunione può essere ottimizzato con i dispositivi Teams Rooms o le soluzioni Teams Rooms.

Riunioni incentrate sulla presentazione

Organizzare riunioni e presentarsi è il primo contenitore e questa riunione è in genere più formale. L'audio-visivo è una priorità e c'è un focus sulla presentazione del contenuto. Il dispositivo è in genere fisso, consentendo agli utenti di rimanere seduti mentre interagiscono con il dispositivo da una console al centro del tavolo.

Gli spazi riunione e presentazione assegnano priorità a presentazioni e discussioni, il che significa che il layout e la tecnologia devono essere ottimizzati per la condivisione di contenuti e la creazione condivisa remota. Tutti devono essere coinvolti nella discussione e devono essere in grado di vedere e interagire con il contenuto condiviso.

Layout Riunione e presentazionedegli spazi: le tabelle devono essere fisse e posizionate davanti agli schermi della stanza. Nelle stanze più piccole, i tavoli possono essere collegati alla parete, ma in spazi più grandi devono essere separati per soddisfare le considerazioni relative alla fotocamera.

Riunioni incentrate sulla creazione condivisa

Le riunioni riunioni e co-create sono in genere meno formali e hanno priorità sulla creazione condivisa, l'input penna e la lavagna. Anche l'accesso ai file personali è uno stato attivo per questo contenitore. Il dispositivo può essere mobile, incoraggiando gli utenti a alzarsi in piedi, raccogliere e interagire con il dispositivo.

Lo spazio giusto collega gli utenti e la tecnologia senza problemi ed elimina l'attrito anche per gli utenti più novizi. I dispositivi Teams sono progettati per essere sufficientemente user-friendly per consentire ai giovani studenti o ai nuovi utenti di spostarsi abilmente e per consentire ai docenti o agli amministratori di controllare e personalizzare dal primo utilizzo.

Organizzare riunioni e creare layout di spazio in modalità condivisa: Le tabelle e le attrezzature per la creazione condivisa possono avere posizioni flessibili e dovrebbero ospitare gruppi di persone che lavorano sui tavoli o sull'attrezzatura.

Presentazioni e riunioni incentrate sulla creazione condivisa

Tenere presente che entrambi i tipi di chat room possono gestire entrambi i tipi di esperienze quando necessario. Le camere possono anche essere progettate per ospitare sia facilmente avendo tecnologia per ogni utilizzo. La cosa importante da ricordare è che, indipendentemente dallo spazio che si sta dotando, da un ufficio privato a una sala conferenze, deve essere abilitato Teams.

Combinazione di layout di presentazione e creazione condivisa di spazi: Una combinazione di casi d'uso di altri scenari di riunione può essere combinata per formare sale multiuso in cui le riunioni incentrate sulla presentazione, così come il lavoro di creazione condivisa, possono essere raggiunti con la stessa efficienza, spesso contemporaneamente.

Ottimizzare l'esperienza di riunione

Una grande esperienza di incontro è il risultato dell'uso della migliore tecnologia possibile per uno spazio riunioni in modi che facilitano lo scambio di idee senza essere intrusivi.

Esperienze native di Teams Rooms rispetto ad altri dispositivi

Teams Rooms va oltre ciò che può essere fatto con Teams sui dispositivi personali, fornendo funzionalità uniche nella sala, come l'accesso con un tocco, videocamere di contenuti per condividere lavagne fisiche nella riunione in modo intelligente e funzionalità di prossimità come il trasferimento senza soluzione di continuità di una riunione di Teams dal dispositivo personale alla sala.

I sistemi non nativi e auto-costruiti che si basano su servizi esterni, o una connessione bring-your-own-device, non corrisponderanno mai veramente alla facilità d'uso o alla qualità immersiva di una sala riunioni nativa di Teams.

Si è capito che nel corso di una distribuzione, potrebbero essere necessari passaggi intermedi (ad esempio la distribuzione rapida di sale riunioni bring-your-own-device) implementati nel percorso verso un'esperienza di Teams completamente nativa negli spazi delle riunioni.

Uso di Teams per creare la migliore esperienza possibile per le riunioni

Avendo sia Teams su tutti i tuoi dispositivi personali che correttamente distribuito Microsoft Teams Rooms in tutti gli spazi, sarai in grado di facilitare la migliore esperienza di riunione possibile per ogni utente. Quando prevedi di ottenere la migliore esperienza possibile, dovrai affrontare tutti i tuoi spazi sia in termini di distribuzione tecnologica che di guida e formazione per l'utente finale.

È normale pianificare l'implementazione su larga scala a livello aziendale in fasi in cui alcune sale vedono la tecnologia aggiunta in momenti diversi o persino alcuni componenti installati prima di altri (ad esempio la distribuzione di pannelli teams per la pianificazione in ogni stanza in un particolare edificio durante l'installazione delle soluzioni Teams Rooms un piano o anche una sala alla volta).

Preparare gli utenti a eseguire questa operazione in più fasi per ottimizzare l'esperienza di riunione di Teams in ogni punto del percorso.

Buona esperienza: dispositivi personali da soli in un'area riunioni

È possibile iniziare con questo piano indirizzando tutti gli spazi riunione non AV o non dotati di collaborazione. È comunque possibile sfruttare Teams nelle sale riunioni, anche se le sale riunioni non hanno ancora installato dispositivi Teams.

Audio: Un ottimo ponte per una sala riunioni completa consiste nel pianificare la tecnologia per le riunioni fornendo ai singoli utenti dispositivi audio certificati da Teams per sale e gruppi più piccoli oppure distribuendoli in sale prima di una soluzione Teams Rooms completa per spazi più grandi destinati a gruppi più grandi in cui un piccolo dispositivo non lo taglierà.

Video: Quando si usano queste sale, i singoli utenti possono portare i propri dispositivi da condividere nel contenuto della riunione di Teams e acquisire le loro espressioni con le singole fotocamere. Gli utenti possono quindi designare qualcuno come unica origine audio per il gruppo locale, connettendo il dispositivo personale al dispositivo audio certificato, in modo che tutti (sia locali che remoti) abbiano un'esperienza positiva con l'audio della riunione.

Fidanzamento: L'abilitazione delle sale riunioni per una migliore esperienza di riunione di Teams, anche quando richiede l'uso di dispositivi personali e periferiche, consentirà comunque agli utenti di espandere le attività che possono eseguire con Teams. Quando gli utenti sono situati in uffici privati e in workstation individuali, Teams facilita le discussioni di persona oltre a interagire con i partecipanti remoti.

Esperienza migliore - Soluzioni Teams Rooms e nessun dispositivo personale

Se installi le soluzioni Teams Rooms o se hai già sale che sono già state distribuite con i dispositivi Teams Rooms appropriati per i rispettivi spazi, sei sulla buona strada per avere ottime esperienze di riunione.

Audio: L'audio di questi spazi di riunione verrà gestito dalla soluzione Teams Rooms e dai dispositivi audio certificati da Microsoft.

Video: I video in questi spazi verranno gestiti dalla soluzione Teams Rooms e dalle fotocamere certificate Microsoft.

Fidanzamento: Gli utenti finali sono in grado di sfruttare l'esperienza completa di Teams Rooms per le loro riunioni, assicurando che tutti possano partecipare facilmente alle riunioni e avere un'esperienza audio e video eccezionale.

Migliore esperienza - Soluzioni Teams Rooms usate in combinazione con i dispositivi personali

Formare gli utenti a utilizzare la tecnologia in coordinamento conduce al risultato più efficiente e semplificato. Lo scenario migliore possibile è una combinazione di tecnologia installata e dispositivi personali.

Audio: La maggior parte della connettività delle sale riunioni e del lavoro audio-video verrà gestita dalla soluzione Teams Rooms, mentre i singoli utenti possono partecipare alla stessa riunione con fotocamere attivate e audio disattivate per un'esperienza completamente coinvolgente.

Video: Gli utenti remoti possono vedere tutti i partecipanti alla riunione oltre alla semplice lettura e alla condivisione del contenuto. Un utente remoto può attivare il video personale per ottenere una visualizzazione da qualsiasi punto della sala con la possibilità di concentrarsi su qualsiasi partecipante.

Fidanzamento: La chat può rimanere dinamica con tutti i partecipanti, locali e remoti, coinvolti e coinvolti. La condivisione di video sia da Teams Rooms che tramite singole fotocamere consente ai partecipanti remoti di sentirsi coinvolti con tutti.

L'uso di Teams su tutti i dispositivi assicura che gli utenti della sala locale e gli utenti remoti si sentano ugualmente coinvolti nelle riunioni.

Considerazioni sulla tecnologia

Le scelte giuste per la tecnologia audio e video consentono agli utenti di sfruttare al meglio le riunioni di Microsoft Teams.

Audio

Le considerazioni relative all'audio sono fondamentali per garantire che i partecipanti remoti e in sala possano essere ascoltati e compresi in modo chiaro. La copertura del microfono e degli altoparlanti deve includere tutti i sedili della stanza senza lasciare spazi vuoti.

I dispositivi audio giusti per ogni spazio:

È necessaria un'unica origine audio per uno spazio per garantire che non ci siano problemi audio in una sala riunioni.

L'associazione del microfono e degli altoparlanti giusti per ogni spazio offre i migliori risultati possibili per essere ascoltati chiaramente senza distrazioni.

  • Negli spazi condivisi, le opzioni si espandono, ma restano gli stessi principi: i partecipanti alla riunione devono essere ascoltati e ascoltarne chiaramente gli altri.

    • Tutti i dispositivi audio in uno sono opzioni di alta qualità e di facile distribuzione per spazi più piccoli con un numero limitato di partecipanti seduti relativamente vicino al dispositivo audio.

    • In spazi più grandi, i microfoni e gli altoparlanti si separano per garantire la massima copertura per tutti i partecipanti nello spazio. Molte soluzioni per sale di medie e grandi dimensioni sono disponibili come parte di un kit che non richiede alcuna configurazione, solo installazione fisica di microfoni e altoparlanti.

    • Negli spazi molto più grandi e complessi, sono disponibili soluzioni che consentono di utilizzare insieme una varietà di tipi di microfono e altoparlante, ad esempio catturare la voce di un docente e del pubblico da una grande sala, portando contemporaneamente la chiamata a tutti. Queste soluzioni si possono ottenere al meglio quando vengono distribuite con un partner Microsoft esperto nella progettazione e nella distribuzione di soluzioni più tecnicamente coinvolte.

Video

Il video è altrettanto importante dell'audio. Acquisire comunicazioni fisiche non verbali come espressioni facciali o gesti è importante quanto il contenuto della classe o della riunione per garantire il massimo coinvolgimento e comprensione. Le sale devono essere dotate delle dimensioni appropriate dello schermo in modo che tutti possano vivere correttamente la riunione, sia nella sala che in remoto. Questo è il motivo per cui le chat room devono avere anche la copertura della fotocamera e il campo vista corretto (FOV) per acquisire efficacemente tutti i partecipanti alla riunione in sala per coloro che partecipano in remoto.

Le fotocamere giuste per ogni spazio:

Per quanto importante sia l'audio, l'alta qualità video è una necessità per la collaborazione moderna di Teams. La tecnologia per le fotocamere è avanzata in modo significativo con fotocamere di alta qualità ora disponibili per tutti gli spazi.

  • Le fotocamere incluse in dispositivi come portatili e tablet devono essere usate in tutte le riunioni per garantire che tutti siano visti e ascoltati. Per gli utenti che desiderano offrire un'esperienza video più completa a uno spazio personale, le fotocamere esterne rappresentano un passaggio da dispositivi incorporati e possono essere usate in un maggior numero di scenari e configurazioni, assicurandosi che i partecipanti alla chiamata condividano la migliore visualizzazione di se stessi. Questi dispositivi si installano facilmente con una semplice connessione USB disponibile in ogni PC.

  • Negli spazi condivisi, le opzioni e le funzionalità si espandono. Le stanze più piccole possono essere coperte da fotocamere incluse all'interno di dispositivi audio all-in-one, come le barre audio. Queste fotocamere in genere sono dotate di un ampio campo vista, assicurando che catturano ogni partecipante nello spazio in un'unica ripresa. Molte di queste fotocamere includono anche elementi come l'inquadratura intelligente dell'immagine, in modo che la fotocamera mostri solo le persone nella riunione e non le sedie vuote, o il conteggio delle persone, per tenere traccia e comprendere l'utilizzo dello spazio.

  • Nelle sale più grandi, le fotocamere sono dotate della tecnologia necessaria per catturare i partecipanti in un'ampia gamma di posizioni a diverse distanze. Queste fotocamere possono acquisire gruppi o concentrarsi su individui specifici mantenendo una grande chiarezza visiva. I dispositivi che possono tenere traccia e utilizzare solo gli altoparlanti attivi vengono regolarmente utilizzati in spazi più grandi, in modo che molti partecipanti possano essere presenti singolarmente durante una riunione mentre contribuiscono con i loro pensieri.