Creazione di un flusso di lavoro automatizzato mediante l'elaborazione delle fatture

  • 5 minuti

Elaborazione delle fatture nella home page di AI Builder

Quando si accede a Power Automate o a Power Apps, è possibile accedere ad AI Builder nel menu a sinistra, quindi selezionare Compilazione.

Nella home page di AI Builder sono visibili tutte le funzionalità di intelligenza artificiale disponibili. Nella sezione Incrementare la produttività sarà visibile la voce Elaborazione fattura. Se selezionata, è possibile ottenere altre informazioni in merito a questa funzionalità di intelligenza artificiale. Inoltre, la sezione Prova consente di visualizzare alcune fatture di esempio e di personalizzarle subito in base alle proprie esigenze. Perché non provare?

Finestra di dialogo Elaborazione fattura (anteprima) che mostra la scheda Prova con una fattura selezionata e Informazioni estratte a destra.

Creazione di un flusso di lavoro automatizzato mediante l'elaborazione delle fatture

Quando è necessario elaborare più fatture, un flusso di lavoro automatizzato può consentire di risparmiare molto tempo analizzando automaticamente ogni fattura in background.

Creazione di un nuovo flusso

In questo esercizio si creerà un flusso che viene eseguito automaticamente ogni volta che un nuovo file di fattura viene aggiunto a una cartella OneDrive for Business. Tale flusso analizzerà l'immagine, estrarrà le informazioni chiave sulla fattura e le scriverà in un foglio di calcolo di Microsoft Excel.

  1. Accedere a Microsoft Power Automate.

  2. Creare un nuovo flusso andando al menu Crea a sinistra e selezionando Flusso cloud automatizzato. Assegnare un nome al flusso e selezionare il trigger Quando viene creato un file per OneDrive for Business.

Finestra di dialogo Crea un flusso automatizzato con l'opzione Quando viene creato un file (OneDrive for Business) selezionata per il trigger del flusso.

Configurazione del trigger

Una volta creato il flusso, si vedrà che il trigger di OneDrive Quando viene creato un file è stato aggiunto automaticamente. Adesso è necessario specificare nel campo Cartella la cartella di OneDrive for Business in cui si desidera inserire le fatture.

Analisi del file della fattura

Successivamente, si analizzerà il contenuto del file di immagine per le informazioni chiave sulla fattura.

  1. Selezionare + Nuovo passaggio.

  2. Cercare il connettore AI Builder o selezionarlo dall'elenco dei connettori.

  3. Selezionare l'azione Estrai informazioni dalle fatture.

  4. Nel campo File fattura selezionare il contenuto dinamico Contenuto file dal trigger di OneDrive.

Finestre di dialogo Quando viene creato un file, Elabora e salva le informazioni dalle fatture e Valore dinamico con Contenuto file selezionato.

Creazione di una tabella di Excel

  1. Creare un nuovo foglio di calcolo di Excel in una cartella di OneDrive o SharePoint.

  2. Immettere sulla prima riga e nelle rispettive celle i valori seguenti, che fungeranno da intestazioni di colonna per la tabella: ID fattura, Data, Fornitore e Importo totale.

  3. Selezionare le celle immesse e formattarle come una tabella, contrassegnando la prima riga come intestazione.

Intestazioni di colonna formattate per ID fattura, Data, Fornitore e Importo totale.

Scrittura dei dati in Excel

Ora che la tabella è configurata, è possibile aggiungere al foglio di calcolo di Excel le informazioni estratte dalla fattura.

  1. Selezionare + Nuovo passaggio.

  2. Cercare il connettore Excel Online (Business) o selezionarlo dall'elenco dei connettori.

  3. Selezionare l'azione Aggiungi una riga in una tabella.

  4. Nei campi Percorso, Raccolta documenti e File specificare il percorso di SharePoint in cui sono archiviati i file.

  5. Nel campo Tabella selezionare la tabella creata.

  6. Nel campo ID fattura selezionare il contenuto dinamico ID fattura dall'azione di AI Builder.

  7. Nel campo Data selezionare il contenuto dinamico Data fattura (testo) dall'azione di AI Builder.

  8. Nel campo Fornitore selezionare il contenuto Nome fornitore dall'azione di AI Builder.

  9. Nel campo Importo totale selezionare il contenuto Totale fattura (numero) dall'azione di AI Builder.

Finestre di dialogo Quando viene creato un file, Elabora e salva le informazioni dalle fatture e Aggiungi una riga in una tabella.

Test del flusso

Il flusso è stato creato. A questo punto è necessario provarlo. Selezionare il pulsante Salva in alto a destra, poi il pulsante Test vicino. Selezionare l'opzione per attivare l'azione.

Quindi, prendere una fattura e inserirla nella cartella definita sul trigger di OneDrive nel proprio flusso. Alcuni secondi dopo il caricamento della fattura su OneDrive, verrà eseguito il flusso: AI Builder estrarrà i dati dalle fatture caricate e verrà aggiunta una nuova voce in Excel con le informazioni estratte.

File Excel con i dati inseriti sotto la riga dell'intestazione.

Si è creato un flusso di lavoro automatizzato mediante l'elaborazione delle fatture. Ora, ogni volta che si aggiunge un nuovo file di fattura alla cartella di OneDrive, verrà aggiunta una nuova voce al file di Excel.