Pianificare un progetto pilota

Completato

Quando si pianifica un progetto pilota, è necessario concedere un tempo sufficiente per eseguire test sufficienti prima della distribuzione. Una volta completati i test e risolti tutti i problemi noti, la distribuzione stessa deve essere implementata in fasi. C'è sempre la possibilità di fattori esterni che non sono stati identificati nel lab che possono apparire improvvisamente e influire sulla distribuzione. Anche se una distribuzione non comporta complicazioni tecniche, il personale IT deve essere pronto a supportare l'impatto della distribuzione sugli utenti finali. La mancata disponibilità di risorse sufficienti per eseguire il training degli utenti e risolvere domande o problemi può avere un impatto altrettanto negativo di un problema software o hardware.

Distribuzione in più fasi

La distribuzione in più fasi che usa circuiti di distribuzione è il concetto di iniziare con piccoli gruppi e quindi ampliare la scala di distribuzione in modo misurato nel tempo. Normalmente, quando viene elaborato un piano di comunicazione e formazione, questi anelli e i loro membri devono essere formati. In questo modo, è possibile ridurre il rischio potenziale e convalidare l'approccio quando si apre continuamente la valvola di distribuzione o si sospendono le attività, se necessario, ad esempio quando vengono visualizzate più chiamate al supporto tecnico rispetto al previsto.

Gli anelli di distribuzione sono creati al meglio in collaborazione con le business unit e i loro manager. Quando si distribuiscono o si apportano modifiche, è necessario conoscere le date e le ore critiche da evitare. Senza un'attenta pianificazione e il buy-in da parte degli stakeholder, sarà difficile ottenere utenti a bordo e a proprio agio con eventuali modifiche in arrivo.

Fase 1: il team IT e gli addetti ai lavori per l'adozione anticipata

In genere è consigliabile iniziare la distribuzione con il team IT e gli entusiasti early adopter, che si offrono come volontari per l'accesso anticipato. Con questi "insider" è possibile testare le comunicazioni, l'impatto del cambiamento e l'efficacia delle comunicazioni e della formazione. Durante questa fase, l'IT esegue piccoli progetti pilota, apprende le tecniche di risoluzione dei problemi e automazione per facilitare le fasi di distribuzione più ampie.

È importante coinvolgere i membri nella fase pilota iniziale, per assicurarsi che documentino le loro osservazioni e ritornino al processo. Inoltre, è consigliabile avere campioni al di fuori del team IT che aiutano a estendere la comunicazione organica e passaparola di nuove funzionalità e spesso saranno la prima linea di supporto quando gli utenti in fasi successive hanno bisogno di aiuto.

Fase 2: progetto pilota

Una volta che ci si sente bene circa la prima fase, è possibile indirizzare un set più grande di utenti per la seconda fase pilota. Questo dovrebbe includere una combinazione rappresentativa di ruoli utente, tipi di dispositivo, app, componenti aggiuntivi di Office e così via. I dispositivi pilota devono anche essere utenti o dispositivi a basso rischio per ridurre ulteriormente l'impatto sull'azienda durante il progetto pilota. I dati restituiti da questi gruppi verranno usati tramite Analytics per indirizzare le onde iniziali per la fase 3, la distribuzione più ampia.

Tenere presente che tutti i PC in questa fase e nelle fasi future devono eseguire l'accesso al servizio Analisi, in modo da poter raccogliere dati di diagnostica sull'integrità dei dispositivi e delle app, nonché sui risparmi di larghezza di banda. Desktop Analytics può aiutare a determinare i candidati per i gruppi pilota e identificare potenziali problemi che potrebbero essere difficili da identificare o trascurare per i report.

Per questa fase è particolarmente importante comunicare le modifiche e aiutare gli utenti a sfruttare le nuove funzionalità. Gli utenti possono spesso de-assegnare la priorità o ignorare la posta elettronica o altre comunicazioni provenienti dall'IT, quindi aiuta a incontrarsi con la gestione per ottenere assistenza nella comunicazione del cambiamento e favorire l'adozione di nuovi strumenti e tecnologie.

Per evitare interruzioni dell'utente, è necessario anche il relativo input in intervalli di tempo. Ad esempio, il team finanziario può essere particolarmente sensibile alla fine dei trimestri fiscali o dei team di sviluppo del prodotto durante il lancio di un prodotto.

Parallelamente alla pianificazione di dispositivi, utenti, reparti e tempistiche, si può iniziare a creare piani di comunicazione e formazione, nonché a compilare i contenuti o a coinvolgere risorse esterne per aiutare gli utenti.

Fase 3 e successive: distribuzione di produzione generale

Nel momento in cui verranno raggiunte fasi di implementazione su larga scala, i processi, la comunicazione, la formazione e gli strumenti self-service saranno stati perfezionati. A quel punto sarà possibile usare i dati di diagnostica raccolti per l'assegnazione a un numero sempre maggiore di PC.

Distribuire a una velocità gestibile per il reparto IT, l'help desk, gli utenti e la capacità di rete. È sempre possibile tornare al passaggio 2 del processo di distribuzione per ottimizzare ulteriormente la rete. Tenere presente anche la capacità di rete e usare strumenti di ottimizzazione come peer-to-peer cache, LEDBAT e altre tecniche per facilitare il trasferimento più rapido dei dati correlati alla distribuzione.

Oltre ai dati di diagnostica monitorati tramite gli strumenti di analisi, è anche possibile monitorare l'utilizzo del servizio Microsoft 365 in modo granulare con report di utilizzo dettagliati in base al carico di lavoro nell'interfaccia di amministrazione e usando i dashboard di amministrazione tramite Power BI. Si tratta di strumenti validissimi per impostare e tenere traccia degli obiettivi quando vengono implementati nuovi strumenti di collaborazione, come Microsoft Teams, o nuovi modi per condividere file, come OneDrive.

L'accettazione e l'adozione di nuove tecnologie continueranno molto dopo che ogni PC dell'organizzazione avrà installato Windows 10 o Windows 11 e Microsoft 365 Apps. E gli utenti non cambieranno necessariamente il modo in cui funzionano, senza prendersi il tempo necessario per informarli e formare le nuove funzionalità. Infine, con i nuovi modelli di manutenzione che forniscono nuove funzionalità in base a una pianificazione semestrale in corso per Windows e, facoltativamente, a una pianificazione mensile per Office, la comunicazione sarà continua.