Impostazione degli utenti
Prima di creare i workflow è necessario impostare gli utenti che vi partecipano. Questo passaggio è necessario, ad esempio, per specificare chi riceverà una notifica per agire in una fase workflow.
Nella pagina Gruppo di utenti del workflow è possibile impostare gli utenti nei gruppi di utenti del workflow e, quindi, specificare i numeri degli utenti nella sequenza di un processo, come ad esempio una catena di responsabili approvazione.
Gli utenti del workflow che fungono da utenti dell'approvazione, sia in qualità di richiedenti che di responsabili approvazione, devono anche essere impostati nella pagina Setup utente approvazione.
Impostazione degli utenti del workflow
I gruppi di utenti del workflow elencano le persone che parteciperanno al workflow. Quando si impostano i workflow di approvazione e un'approvazione deve essere eseguita da più persone, è possibile selezionare Gruppo di utenti del workflow come tipo di responsabile approvazione per il workflow.
A ogni persona inserita in un gruppo di utenti del workflow è assegnata una sequenza.
Assegnando numeri incrementali a ciascun responsabile dell'approvazione nel campo Nr. sequenza è possibile definire la gerarchia degli utenti nel gruppo. Assegnando lo stesso numero nel campo Nr. sequenza è possibile specificare che una richiesta di approvazione può ritenersi approvata solo quando viene approvata da più responsabili dell'approvazione uguali, indipendentemente dall'eventuale gerarchia.
Per impostare gli utenti del workflow, effettuare i seguenti passaggi:
Selezionare l'icona Cerca una pagina nell'angolo in alto a destra della pagina, immettere gruppi utenti workflow, quindi selezionare il collegamento correlato.
Selezionare Nuovo.
Nel campo Codice immettere un massimo di 20 caratteri per identificare il flusso di lavoro.
Nel campo Descrizione immettere una breve descrizione del workflow.
Nella Scheda dettaglio Membri del gruppo di utenti del workflow compilare i campi della prima riga come segue:
Nome utente: specificare l'utente che parteciperà ai workflow. L'utente deve essere presente nella pagina Setup utente.
Nr. sequenza: specificare l'ordine in cui l'utente del workflow partecipa al workflow rispetto agli altri utenti. Questo campo può essere usato, ad esempio, per specificare a che punto l'utente esegue l'approvazione rispetto agli altri responsabili approvazione quando si usa l'opzione Gruppo di utenti del workflow nel campo Tipo di responsabile approvazione nella relativa risposta workflow. Per specificare che una richiesta di approvazione può considerarsi approvata solo quando più responsabili approvazione uguali l'hanno approvata, indipendentemente dall'eventuale gerarchia, è necessario impostare un gruppo di utenti del workflow non strutturato assegnando lo stesso numero di sequenza al responsabile approvazione pertinente.
Ripetere il passaggio 5 per aggiungere altri utenti del workflow al gruppo di utenti.
Impostazione degli utenti dell'approvazione
Gli utenti dell'approvazione sono coinvolti nei workflow di approvazione. Nella pagina Setup utente approvazione è possibile impostare limiti di importo per tipi di richieste specifici e definire i responsabili approvazione sostituti a cui delegare le richieste di approvazione quando il responsabile approvazione originale è assente.
Per impostare un utente dell'approvazione, effettuare i seguenti passaggi:
Selezionare l'icona Cerca una pagina nell'angolo in alto a destra della pagina, immettere setup utente approvazione, quindi selezionare il collegamento correlato.
Creare una nuova riga nella pagina Setup utente approvazione e compilare i campi come segue:
ID utente: selezionare l'ID utente della persona coinvolta nel processo di approvazione.
Cod. agente/add. acq.: specificare il codice agente o addetto acquisti che si applica all'utente nel campo Cod. agente/add. acq..
In genere, è opportuno compilare il campo Cod. agente/add. acq. se l'agente o il responsabile acquisti designato per il cliente o per il fornitore è anche la persona che deve approvare la richiesta di vendita o di acquisto in questione.
ID resp. approvazione: selezionare l'ID utente della persona che deve approvare le richieste di approvazione create dall'utente indicato nel campo ID utente.
Limite importo approvazione ordine: specificare l'importo massimo di vendita in VL che può essere approvato dall'utente indicato nel campo ID utente. Quando l'utente crea un documento di vendita che supera questo importo, sarà richiesta un'ulteriore approvazione.
Approvazione vendite illimitate: specificare che l'utente indicato nel campo ID utente può approvare tutte le richieste di vendita, indipendentemente dal relativo importo. In sostanza, i documenti di vendita dell'utente non necessitano di ulteriore approvazione.
Limite approvazione importo acquisto: specificare l'importo massimo di acquisto in VL che può essere approvato dall'utente indicato nel campo ID utente.
Approvazione acquisti illimitati: specificare che l'utente indicato nel campo ID utente può approvare tutte le richieste di acquisto, indipendentemente dal relativo importo.
Limite importo approvazione richiesta: specificare l'importo massimo in VL che può essere approvato per le offerte di acquisto dall'utente indicato nel campo ID utente.
Approvazione richieste illimitate: specificare che l'utente indicato nel campo ID utente può approvare tutte le offerte di acquisto, indipendentemente dal relativo importo.
Sostituto: selezionare l'ID utente dell'utente che deve approvare le richieste effettuate dall'utente indicato nel campo ID utente, se l'utente indicato nel campo ID resp. approvazione non è disponibile.
E-mail: specificare l'indirizzo e-mail dell'utente indicato nel campo ID utente.
Nr. di telefono: specificare il numero di telefono dell'utente.
Amministratore approvazioni: specificare l'utente che dispone dei diritti di sbloccare i workflow di approvazione, ad esempio delegando le richieste di approvazione a sostituti ed eliminando le richieste di approvazione scadute.
Ripetere il passaggio 2 per aggiungere altri utenti al setup degli utenti dell'approvazione.
Poiché la gerarchia dei responsabili approvazione è impostata in ordine sequenziale e, pertanto, un responsabile approvazione potrebbe essere soggetto all'approvazione di un altro, assicurarsi che la gerarchia sia coerente e non presenti riferimenti circolari.
Prima che gli utenti inizino a lavorare in base al setup degli utenti dell'approvazione, è possibile testare il setup eseguendo il report Test Setup utente approvazione. È possibile testare il setup con un approccio utente per utente per le seguenti opzioni:
Setup approvazione vendite
Setup approvazione acquisti
Setup approvazione richieste
Tutto
Per eseguire il report, selezionare l'azione Test Setup utente approvazione nella pagina Setup utente approvazione. Un errore comune del report sugli utenti dell'approvazione si verifica quando il limite di importo di un responsabile approvazione è inferiore a quello dell'utente che si trova a un livello gerarchico più basso.