Documentazione per gli utenti
La documentazione per l'utente spiega come il cliente prevede di utilizzare il sistema creato. La documentazione dell'utente non deve sempre essere un documento effettivo che gli utenti leggono. È possibile creare tutorial video, presentazioni PowerPoint che guidano l'utente attraverso il processo, supporto Power Pages, domande frequenti e istruzioni dettagliate su come usare il sistema in un documento.
Spesso gli utenti desiderano una guida introduttiva. La creazione di una presentazione PowerPoint che illustri le nozioni di base del sistema può essere utile a tale scopo.
Brevi video su come utilizzare il sistema possono essere estremamente preziosi per gli utenti. Gli utenti possono scegliere di utilizzare il contenuto a proprio piacimento e ottenere informazioni più specifiche per ciò di cui hanno bisogno. I video di formazione sono diventati sempre più popolari perché sono più facili da utilizzare per gli utenti. L'aspetto negativo dei video è che sono difficili da aggiornare. Se aggiorni il sistema all'ultima versione e sono state apportate più modifiche, sarà necessario creare nuovi video di formazione.
Spesso, la documentazione completa per l'utente descrive come il cliente prevede di utilizzare la soluzione. Inoltre, include il modo in cui l'utente prevede di spostarsi nel sistema, lo scopo della soluzione (perché si è scelto di implementarla) e il tipo di utenti che utilizzeranno la soluzione.
È necessario anche includere l'ambito del progetto, descrivendo i motivi per creare la soluzione nel modo in cui è stato fatto e i motivi per includere determinati processi. Altrettanto importante è spiegare il motivo per cui sono stati esclusi alcuni processi e funzionalità. Questa documentazione dettagliata aiuta gli utenti a capire più facilmente perché il sistema è stato creato in un certo modo.
Un buon modo per iniziare a creare il documento per l'utente è una spiegazione dei termini chiave. La tecnologia Microsoft è piena di acronimi e la maggior parte degli utenti non li capirà. È buona norma fornire una lista di acronimi e termini specifici di Dynamics 365 che si utilizzano nel documento per l'utente e il loro significato.
Tenere sempre presente che si sta creando il documento per gli utenti. Pertanto, assicurarsi che sia scritto in modo che capiscano come utilizzare il sistema creato. Gli utenti non sono interessati a conoscere l'aspetto tecnico di come è stata creata la soluzione. Piuttosto, vogliono sapere e imparare cosa è importante per loro e come il sistema può aiutarli a svolgere il lavoro.
In molti sistemi, probabilmente sono state create soluzioni diverse per gruppi di utenti diversi. Ad esempio, il contabile vuole imparare come creare clienti in Microsoft Dynamics 365 Finance, mentre il CFO vuole sapere come ottenere i report del sistema.
Quando si crea la documentazione per l'utente, è possibile dividerla in sezioni in modo che ogni utente possa trovare la sezione pertinente. Ad esempio, il coordinatore degli eventi ha recentemente iniziato a usare Microsoft Dynamics 365 Customer Insights - Journeys. È interessato solo alla sezione Eventi anziché alla sezione su come creare un messaggio e-mail di marketing. Tuttavia, per altre persone nel team di marketing, la sezione Messaggi e-mail di marketing include informazioni vitali. Assicurarsi di avere un buon indice e titoli appropriati per aiutare l'utente a spostarsi nelle sezioni del documento che sono più rilevanti per lui e il suo lavoro.
È inoltre possibile creare domande frequenti e guide per la risoluzione dei problemi nella documentazione per l'utente. Le domandi frequenti includono le domande che gli utenti pongono più di frequente. La lista dovrebbe essere breve e rispondere solo alle domande più comuni. Una guida alla risoluzione dei problemi aiuta l'utente a risolvere i problemi più comuni che si possono verificare. Se l'utente non riesce a trovare il progetto ed è stato distribuito Microsoft Dynamics 365 Project Operations, è possibile che stia osservando la visualizzazione sbagliata. La semplice soluzione a questo problema può essere cambiare la visualizzazione. La soluzione può sembrare facile, ma se l'utente è inesperto, si sentirà scoraggiato quando non capisce come funziona qualcosa.
Le guide visive possono aiutare a migliorare una spiegazione. Quando si insegna alle persone come utilizzare il sistema, è opportuno aggiungere le immagini del sistema per migliorare l'apprendimento.