Crea bozze di contenuto con Microsoft Copilot

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La stesura di contenuti efficaci, che si tratti di un report, un messaggio di posta elettronica o una presentazione, spesso richiede un equilibrio tra chiarezza, struttura e creatività. Con Copilot integrato in Microsoft 365, è possibile semplificare il processo di stesura ed elevare la qualità del lavoro.

Copilot assiste in ogni fase della creazione dei contenuti. Ti aiuta a organizzare le tue idee, perfezionare il tuo linguaggio e garantire che il tuo messaggio sia chiaro e d'impatto. Fornendo suggerimenti intelligenti, Copilot consente di generare rapidamente strutture, creare bozze di contenuto e perfezionare le bozze con una formulazione e una formattazione professionali.

Con Copilot puoi:

• Inizia con una richiesta o alcuni punti chiave e lascia che Copilot crei una bozza strutturata.
• Ricevi feedback e suggerimenti in tempo reale per migliorare il tono, la chiarezza e la coerenza.
• Incorpora dati, riferimenti o conoscenze organizzative pertinenti nei tuoi contenuti.
• Esegui un'iterazione rapida, apportando modifiche in base ai consigli di Copilot, finché il documento non raggiunge i tuoi obiettivi.

Che tu stia scrivendo da zero o rivedendo materiale esistente, Copilot ti consente di lavorare in modo più efficiente e sicuro. Il risultato è un contenuto ben realizzato che comunica le tue idee in modo efficace e soddisfa gli standard della tua organizzazione.

Creare bozze di nuovo contenuto in Word

Iniziare un nuovo documento può spesso scoraggiare, soprattutto quando non si è sicuri di come iniziare. Con Copilot in Word, è possibile generare una prima bozza che imposta la direzione per i contenuti.

Come usare Copilot per creare bozze di contenuti

Apri Word e seleziona l'icona Copilot sulla barra multifunzione Home per aprire Copilot. Tieni presente che puoi selezionare risorse basate sul lavoro o sul Web mentre interagisci con Copilot.

• I dati basati sul lavoro si riferiscono ai contenuti interni dell'organizzazione, come messaggi di posta elettronica, documenti, riunioni e chat, accessibili tramite l'ambiente Microsoft 365.
• I dati basati sul Web vengono attingendo da fonti Internet pubbliche tramite la ricerca di Bing. È ideale per la ricerca esterna, l'individuazione di tendenze e la generazione di contenuti basati su informazioni aggiornate al di fuori dei repository interni dell'organizzazione.

L'interfaccia della chat per i dati basati sul lavoro presenta suggerimenti che consentono di porre domande in base al contesto del documento aperto. In alternativa, puoi immettere richieste come:

• Scrivi un'introduzione professionale per il nostro report sulle prestazioni T3.
• Rendi il tono più ottimista e lungimirante.
• Aggiungere una frase che evidenzi i risultati ottenuti dal nostro team.

Ricorda che la chiave per ottenere le migliori risposte da Copilot è iterare sui prompt. Puoi usare le istruzioni di completamento per regolare il tono, la lunghezza o la messa a fuoco.

Copilot in Word può anche includere automaticamente citazioni nel contenuto bozza. Quando Copilot attinge dai file di lavoro o dalle origini Web per generare il testo, può aggiungere riferimenti in linea, consentendo di produrre documenti più credibili senza il tracciamento manuale delle fonti.

Copilot può anche perfezionare i contenuti che hai già scritto. Selezionare qualsiasi testo nel documento e descrivere la modifica necessaria:

• Riscrivilo in un tono più formale per un pubblico di leadership.
• Rendi questo paragrafo più conciso, punta a due frasi.
• Semplifica questo per un lettore non tecnico.

Includi le tendenze del settore: scegli la giusta base: web vs. lavoro

Mentre redigi il tuo rapporto, ti rendi conto che sarebbe utile includere un paragrafo sulle attuali tendenze del settore. Non sei sicuro se queste informazioni esistano già nei file della tua organizzazione o se devi estrarle dal Web. Copilot in Word ti aiuta in entrambi.

• Usa prompt basati sul lavoro

  Esempio di prompt: riepiloga informazioni dettagliate interne recenti sulle tendenze della tecnologia indossabile dai miei documenti e messaggi di posta elettronica. Copilot cerca nei contenuti dell'organizzazione e genera un riepilogo in base a ciò che è disponibile per l'utente.

• Usa prompt basati sul Web

  Esempio di prompt: riepiloga le tendenze attuali nel settore della tecnologia indossabile utilizzando fonti Web recenti. Copilot recupera informazioni disponibili pubblicamente da fonti Web attendibili per una prospettiva più ampia.

Prova entrambi i tipi di richieste per vedere in che modo le risposte differiscono e come puoi combinarle per ottenere contenuti più ricchi.

Ricava informazioni dettagliate con Work IQ

Poiché Work IQ ragiona sul tuo ruolo, sulle tue relazioni e sul modo in cui le conoscenze della tua organizzazione si collegano, può far emergere informazioni che una semplice ricerca di file non vedrebbe. Invece di cercare i documenti solo per parola chiave, è possibile chiedere a Copilot di esaminare le persone e i modelli alla base del proprio lavoro.

Prova a usare prompt come:

• Chi altro nel mio team ha scritto di recente sulle tendenze tecnologiche indossabili?
• Quali documenti o conversazioni correlate esistono da parte delle persone con cui collaboro a questo progetto?
• Riepiloga su cosa si è concentrato il mio dipartimento in questo trimestre.

Se la tua organizzazione connette sistemi esterni tramite connettori Copilot, Work IQ può estendere ulteriormente queste informazioni. Ad esempio, se Salesforce è connesso, puoi chiedere Riepiloga le mie opportunità aperte per l'account Contoso e Copilot restituirà un riepilogo basato su quei dati di Salesforce insieme al contenuto di Microsoft 365.

Esamina le informazioni dettagliate basate su Work IQ nello stesso modo in cui esamini qualsiasi risposta di Copilot: conferma che le persone, i documenti e i record a cui si fa riferimento siano pertinenti e aggiornati prima di usarli nel report.

Convertire il testo in una tabella in Word

Dopo aver redatto l'introduzione e aver incluso le tendenze del settore, è importante presentare le metriche delle prestazioni del team in modo chiaro e visivo. È possibile usare Copilot per convertire un blocco di testo in una tabella.

Come usare Copilot per creare tabelle

1. Selezionare il paragrafo da convertire.
2. Selezionare Visualizza come tabella o nel riquadro Chat prompt: Convertire questo paragrafo in una tabella con colonne per nome del team, KPI e risultato.
3. Perfeziona la formattazione con suggerimenti di completamento: aggiungi una riga di intestazione e applica il grassetto ai titoli delle colonne.
4. Quando si è soddisfatti della bozza, salvare il documento.

Sei sulla buona strada per rispettare la scadenza. Ora devi considerare come presentare il tuo rapporto alla leadership.

Creare una presentazione di PowerPoint da un documento di Word

Trasformare il documento di Word in una presentazione di PowerPoint è un modo strategico per comunicare le informazioni del report alla dirigenza. Una volta redatti i contenuti, è il momento di prepararsi per l'imminente riunione dei dirigenti. Devi trasformare il contenuto di Word in una presentazione accattivante, un'altra attività che Copilot può aiutarti a semplificare.

Come usare Copilot per creare bozze di contenuti in PowerPoint

1. Apri PowerPoint e accedi a Copilot selezionando l'icona Copilot sulla barra multifunzione Home .
2. Fai riferimento a un massimo di cinque file per informare la presentazione. Per fare riferimento a un file, inizia il prompt con una barra (/) seguita dal nome del file (/Word_Document_Example.docx). Puoi fare riferimento a documenti Word, PDF, file Excel o file di testo per attingere da più fonti contemporaneamente.
3. Prompt: riepiloga il contenuto in cinque punti elenco per una presentazione sulla leadership. Se i punti elenco non evidenziano al meglio il contenuto, puoi perfezionare la richiesta per ottenere risultati migliori.
4. Perfeziona con: rendi i punti elenco concisi e orientati all'azione.
5. Seleziona una diapositiva e chiedi a Copilot di generare un'immagine originale, ad esempio creare un'immagine di un team eterogeneo che collabora in un ufficio moderno o generare un'icona che rappresenti la crescita del cliente. Copilot produce alcune opzioni tra cui scegliere ed è possibile perfezionare il risultato con suggerimenti di completamento come Rendi lo sfondo più chiaro o Usa invece uno stile di icona piatto.
6. Una volta completata la presentazione, salvare il file.

La stessa generazione di immagini è disponibile in Word, quindi è possibile aggiungere un oggetto visivo corrispondente al report senza uscire dal documento. Per un elemento visivo più curato e autonomo, come un banner o un post sui social, utilizza Crea.

Per altre informazioni, vedi Creare presentazioni efficaci con l'intelligenza artificiale.

Rivedere e perfezionare una presentazione esistente

Copilot in PowerPoint può anche aiutarti a lavorare con una presentazione che hai già creato. Apri una presentazione e usa il riquadro Copilot per porre domande, ottenere un riepilogo dei punti chiave o richiedere modifiche:

• Riepiloga la presentazione : chiedi a Copilot di fornirti una panoramica dei temi principali della presentazione
• Poni domande mirate , ad esempio Quali diapositive necessitano di più dati di supporto? o Quali sono gli aspetti principali di questa presentazione?
• Aggiungi o espandi il contenuto : chiedi a Copilot di aggiungere un nuovo argomento con uno stile coerente o di espandere una diapositiva con più dettagli

Progetta immagini e video curati con Crea

Per il banner di un progetto, un post sui social o un elemento grafico promozionale, Copilot Create offre uno spazio dedicato per la progettazione di contenuti raffinati anziché una rapida immagine in linea. Seleziona Crea nell'app Microsoft Copilot, quindi scegli cosa creare (un'immagine, un banner, un poster, un video o altro) partendo da una descrizione testuale o da un modello.

Prova a usare prompt come:

• Creare un banner per la newsletter mensile del team con un design moderno e il titolo "Aggiornamenti mensili".
• Crea un post su LinkedIn per annunciare i risultati del T3 con un tono professionale e il logo della nostra azienda nell'intestazione.

Se si preferisce trasformare un report esistente in un video, scegliere Crea un video e caricare il documento di Word o il file PowerPoint. Copilot scrive un copione, aggiunge una narrazione e organizza i contenuti in scene, offrendoti un progetto pronto per l'editing invece di una sequenza temporale vuota.

Puoi iniziare un progetto sul web e completarlo in seguito su dispositivi mobili o nell'app desktop.

Consiglio

Usa Crea per una risorsa autonoma e raffinata, come un banner, un post sui social o un video, piuttosto che per un rapido oggetto visivo aggiunto in linea a un documento o a una diapositiva. La creazione di video richiede che Clipchamp sia abilitato per l'organizzazione.

Comunicare i progressi con il team di leadership in Outlook

Dopo aver completato il documento e la presentazione, devi informare il tuo team di leadership dello stato attuale. Copilot in Outlook consente di creare nuovi messaggi e di usare i thread di posta elettronica esistenti.

Creare la bozza di un nuovo messaggio di posta elettronica da zero

Quando devi inviare un aggiornamento, un annuncio o una convocazione riunione, Copilot può generare una bozza completa da una singola richiesta. Apri un nuovo messaggio di posta elettronica, seleziona l'icona Copilot nella barra degli strumenti del messaggio e descrivi ciò di cui hai bisogno:

• Creare una bozza di un messaggio di posta elettronica per il manager che annunci il completamento del report sulle prestazioni T3.
• Scrivere una convocazione riunione al team di leadership per una sessione di revisione T3 di 30 minuti.
• Compose un aggiornamento del progetto per gli stakeholder che evidenzia le principali attività cardine raggiunte in questo trimestre.

Copilot genera una bozza completa che puoi rivedere e perfezionare prima dell'invio.

Riepilogare e creare una bozza da un thread di posta elettronica

Il team ha avuto una lunga conversazione via posta elettronica sul report e si vuole includere una panoramica generale di tale conversazione nel messaggio di posta elettronica sullo stato alla leadership. Copilot in Outlook consente di riepilogare prima il thread. Guarda il seguente video per vedere quanto è facile:

Esercitazione di Copilot: Riepiloga un messaggio di posta elettronica

Dopo che Copilot ha riepilogato il thread, chiedigli di redigere una bozza di un messaggio di posta elettronica per il team di leadership basato sul riepilogo del thread di posta elettronica. Mantieni il tono professionale e conciso.

Migliorare la posta elettronica prima dell'invio

Prima di inviare, usa la funzionalità di coaching tramite posta elettronica di Copilot per ottenere suggerimenti su tono, chiarezza e valutazione del lettore. Seleziona Ottieni coaching nel riquadro Copilot e Copilot esamina la tua bozza e offre suggerimenti specifici. È possibile scegliere quali suggerimenti applicare singolarmente, ad esempio modificando una singola frase, una frase o il tono generale, fino a quando il messaggio non viene visualizzato come previsto.

Seguendo questo flusso di lavoro, vedrai come Copilot ti aiuta a passare dalla stesura di un report, alla visualizzazione dei dati, alla creazione di una presentazione e infine alla comunicazione dei tuoi progressi, tutto all'interno delle app che usi ogni giorno. Mentre continui, ricorda che istruzioni efficaci e le giuste basi (aziendali o Web) ti aiutano a ottenere il massimo da Copilot nel tuo flusso di lavoro quotidiano.

Convalidare i contenuti rispetto agli obiettivi aziendali

Prima di condividere ciò che Copilot ti ha aiutato a creare, sospendi e controlla se confronta il risultato effettivamente necessario. Una bozza raffinata non è utile se non serve al suo scopo.

Chiedersi:

• Adattamento al pubblico: il tono, la lunghezza e il livello di dettaglio corrispondono a chi sta leggendo questo articolo, alla leadership, a un cliente o al tuo team?
• Allineamento degli obiettivi: il contenuto supporta la decisione o l'azione di cui hai bisogno da parte del tuo pubblico, non si limita a descrivere l'argomento?
• Formato adatto: è il risultato finale giusto (un documento, una tabella, una diapositiva, un'e-mail) per il modo in cui il tuo pubblico lo utilizzerà?
• Accuratezza: hai controllato i fatti, le cifre e le citazioni incluse in Copilot?

Se una risposta non è all'altezza di uno di questi, perfeziona la richiesta o modifica direttamente la bozza anziché inviarla così com'è. Considera l'output di Copilot come una bozza, non come una risposta definitiva, in modo che i contenuti aziendali siano efficienti da produrre e affidabili da condividere.

Cosa succede se è necessario un set di dati più approfondito da includere nella presentazione? L'unità successiva illustra l'agente Ricercatore, un agente predefinito progettato da Microsoft che consente di raccogliere e organizzare informazioni provenienti dal lavoro e dal Web per creare report dettagliati.