Monitoraggio dello stato di un progetto
La necessità di monitorare i progressi rispetto a una programmazione varia in base al settore. In alcuni settori il monitoraggio avviene a livello granulare, mentre in altri avviene a un livello superiore.
Visualizzazione tracciabilità risorse
La visualizzazione Tracciabilità risorse tiene traccia dello stato delle attività nella programmazione confrontando le ore di lavoro effettive impiegate per un'attività con quelle pianificate. Project Operations usa le formule seguenti per calcolare le metriche di monitoraggio:
- Percentuale di avanzamento: Risorse effettive impiegate fino a oggi ÷ Stima al completamento (EAC)
- Stima di completamento (ETC): Risorse pianificate - Risorse effettive impiegate fino a oggi
- EAC: Risorse rimanenti + Risorse effettive impiegate fino a oggi
- Scostamento risorse previsto: Risorse pianificate - EAC
Project Operations mostra una proiezione dello scostamento risorse per l'attività. Se l'EAC è superiore alle risorse pianificate, la previsione indica che l'attività richiederà più tempo di quanto originariamente pianificato ed è in ritardo sulla programmazione. Se l'EAC è inferiore alle risorse pianificate, la previsione indica che l'attività richiederà meno tempo di quanto originariamente pianificato ed è in anticipo sulla programmazione.
Revisione delle proiezioni sulle risorse
I responsabili di progetto devono spesso rivedere le stime originali relative a un'attività. La revisione delle proiezioni di un progetto si basa sulla percezione delle stime da parte del responsabile di progetto, dato lo stato attuale di un progetto. Tuttavia, non è consigliabile modificare la baseline. Questo perché la baseline del progetto rappresenta l'origine di riferimento stabilita per la programmazione del progetto e la stima dei costi, accettata da tutte le parti interessate.
Per la revisione delle proiezioni sulle risorse, il responsabile di progetto può procedere in due modi:
- Sostituendo l'ETC predefinito con una nuova stima delle risorse effettive rimanenti per l'attività.
- Sostituendo la percentuale di avanzamento predefinita con una nuova stima dello stato effettivo dell'attività.
Ciascun approccio comporta un ricalcolo dell'ETC, dell'EAC, della percentuale di avanzamento e dello scostamento risorse previsto per l'attività. Vengono ricalcolati anche l'EAC, l'ETC e la percentuale di avanzamento delle attività di riepilogo, che generano una nuova proiezione dello scostamento risorse.
Revisione delle proiezioni sulle risorse per le attività di riepilogo
È possibile eseguire una revisione delle proiezioni per le risorse delle attività di riepilogo o delle attività contenitore. Indipendentemente dal fatto che la revisione delle proiezioni venga eseguita usando le risorse rimanenti o la percentuale di avanzamento delle attività di riepilogo, si procede con il set di calcoli seguente:
- Vengono calcolati l'EAC, l'ETC e la percentuale di avanzamento dell'attività.
- Il nuovo EAC viene distribuito alle attività figlio nella stessa proporzione dell'EAC originale presente nell'attività.
- Viene calcolato il nuovo EAC su ciascuna delle singole attività fino alle attività del nodo foglia.
- L'ETC e la percentuale di avanzamento delle attività figlio interessate, fino ai nodi foglia, vengono ricalcolati in base al valore dell'EAC. L'azione si traduce in una nuova proiezione per lo scostamento risorse dell'attività.
- Vengono ricalcolati gli EAC delle attività di riepilogo fino al nodo radice.
Visualizzazione tracciabilità costi
La visualizzazione Tracciabilità costi confronta il costo effettivo di un'attività con quello pianificato.
La Visualizzazione tracciabilità costi mostra solo i costi del lavoro e non include quelli delle stime di spesa. Project Operations usa le formule seguenti per calcolare le metriche di monitoraggio:
- Percentuale di costo consumata: Costo effettivo fino a oggi ÷ Costo stimato al completamento
- Costi di completamento (CTC): Costo pianificato - Costo effettivo fino a oggi
- EAC: Costo rimanente + Costo effettivo fino a oggi
- Scostamento costo previsto: Costo pianificato - EAC
Nell'attività viene mostrata una proiezione dello scostamento costo. Se l'EAC è superiore al costo pianificato, la previsione indica che l'attività costerà più di quanto originariamente pianificato. Pertanto, tende a superare il budget. Se l'EAC è inferiore al costo pianificato, la previsione indica che l'attività costerà meno di quanto originariamente pianificato. Pertanto, tende a non superare il budget.
Revisione delle proiezioni sui costi da parte del responsabile di progetto
Quando viene eseguita la revisione delle proiezioni sulle risorse, il CTC, l'EAC, la percentuale di costo consumata e lo scostamento costo previsto vengono tutti ricalcolati nella visualizzazione Tracciabilità costi.
Riepilogo dello stato del progetto
Il monitoraggio dei dati nelle visualizzazioni Tracciabilità risorse e Tracciabilità costi mostra lo stato e il consumo dei costi a livello del nodo radice del progetto, delle attività di riepilogo e delle attività del nodo foglia. La sezione Stato nella pagina Entità progetto mostra un riepilogo dello stato a livello di progetto.
I campi del riepilogo Stato sono:
- Stato di progetto generale: campo modificabile che mostra lo stato generale del progetto. Usa una codifica a colori, ad esempio verde, giallo e rosso, per indicare l'aumento del rischio.
- Commenti: consente al responsabile di progetto di inserire commenti specifici sullo stato.
- Data aggiornamento stato: non è modificabile e il valore è un timestamp che indica quando la data dell'ultimo aggiornamento dello stato.
- Prestazioni programmazione e Prestazione costi: impostati in base alla data di tracciabilità. Quando la programmazione e lo scostamento costo per il nodo radice nella visualizzazione Tracciabilità risorse sono positivi, è possibile impostare questi campi su In anticipo. Quando la programmazione e lo scostamento costo per il nodo radice sono negativi, è possibile impostarli su In ritardo.