Processo di conto lavoro
In genere il processo di conto lavoro prevede diversi passaggi.
Il diagramma seguente mostra un processo generale in cui un responsabile di progetto avvia il processo.
Innanzitutto, il responsabile di progetto crea un conto lavoro con un fornitore. Per impostazione predefinita, per il conto lavoro si usano i listini prezzi collegati al record fornitore nel sistema e ogni conto fornitore può avere un tipo di relazione. All'avvio del processo di conto lavoro, il responsabile di progetto può dettagliare tutti gli acquisti come voci del conto lavoro. Il responsabile può usare queste righe per il tempo, le spese o i prodotti. Inoltre, può modificare i prezzi nei listini prezzi di acquisto collegati al conto lavoro, dove il responsabile del conto fornitore e il responsabile di progetto possono esaminare e modificare il documento in modo iterativo.
A questo punto, o successivamente, se la riga conto lavoro si riferisce al tempo, il responsabile del conto fornitore associa i contatti del fornitore a ciascuna riga. Questa associazione fornisce informazioni al responsabile di progetto che opera sullo stesso conto lavoro. Il sistema crea automaticamente una risorsa prenotabile in base al contratto, se non esiste già, dopo l'associazione del contatto del fornitore alla riga conto lavoro. Il metodo di fatturazione per ogni riga può essere Prezzo fisso o Tempistica e materiali. In alternativa, per un conto lavoro a prezzo fisso si può impostare un programma di fatturazione a fasi, basato su attività cardine. Si svolgono le negoziazioni, al termine delle quali il conto lavoro viene confermato. Non è possibile modificare conti lavoro confermati; tuttavia, se è necessario apportare una modifica, è possibile riaprire un conto lavoro per modificarlo. Questa azione modifica lo stato da Confermato a Bozza fino al nuovo completamento.
Al progetto si dovranno aggiungere anche membri del team, associabili a una riga conto lavoro. Questa aggiunta indica che esiste la necessità di assegnare la posizione a un membro del team con la capacità di terzista. I membri del team possono essere generici o denominati. È possibile creare membri del team denominati direttamente in un progetto; in alternativa, è possibile crearli prenotando e quindi usando le esperienze di programmazione delle risorse. Le risorse terzisti possono registrare tempo, spese e utilizzo dei materiali per il progetto e le attività del progetto e quindi inviare tale registrazione per l'approvazione. Questo processo è simile per i dipendenti nella propria organizzazione.
All'approvazione del progetto, il tempo che è stato approvato dai conti lavoro verrà registrato con i costi effettivi del progetto basati sul prezzo del contratto del lavoratore o sul ruolo che ha svolto nel progetto. È possibile registrare le fatture e le voci di fattura fornitore nel sistema. È inoltre possibile registrare il lavoro eseguito da una risorsa fornitore o i prodotti che il fornitore ha consegnato. Queste righe fattura devono essere specifiche per un progetto e per una classe di transazione di tempo, spesa, prodotto/materiale, attività cardine o commissione. Facoltativamente, le righe possono anche fare riferimento alla riga conto lavoro associata al lavoro del fornitore.
Quindi, il sistema assocerà automaticamente alla fattura fornitore tutti i costi effettivi che corrispondono alla riga conto lavoro e al progetto. Questa associazione faciliterà un processo di abbinamento a tre elementi di verifica. Il responsabile di progetto esaminerà i valori effettivi del progetto abbinati automaticamente, rimuoverà o aggiungerà altri costi effettivi e completerà gli altri passaggi nel processo di verifica. Con il completamento della verifica di tutte le righe, la fattura fornitore verrà contrassegnata con la dicitura Pronto per pagamento. In questa fase è possibile trasferire la fattura e le righe fornitore a un sistema contabile o di contabilità fornitori per elaborare il pagamento al fornitore. Infine, il sistema esaminerà altri progetti registrati e quindi registrerà i costi effettivi dalle righe fattura fornitore nel progetto.
Esplorazione delle funzionalità avanzate del conto lavoro
Il reparto contabilità fornitori può visualizzare i conti lavoro creati e gestiti dal responsabile del progetto come ordini fornitore. Quando il terzista inserisce il completamento del lavoro, le ricevute per tali ordini fornitore vengono create automaticamente. Le funzionalità avanzate del conto lavoro fanno sì che le fatture fornitore errate non vengano accettate dall'addetto alla contabilità fornitori quando la fattura fornitore viene abbinata al lavoro oggetto di report tramite l'abbinamento a tre elementi di verifica.