Descrizione dei casi d'uso di Power Automate per le approvazioni
Le azioni di approvazione di Power Automate semplificano il processo decisionale, offrendo flessibilità per le diverse esigenze aziendali e garantendo risposte rapide e facili da parte dei responsabili approvazione.
Tipi di azioni di approvazione in Power Automate
Le azioni di approvazione sono gli eventi che il flusso deve eseguire una volta avviato dal trigger. Ad esempio, quando un nuovo elemento viene aggiunto a un elenco creato con Microsoft Lists, attiva un'approvazione affinché qualcuno lo esamini.
L'azione Crea un'approvazione avvia un processo di approvazione automatico, ma non attende il completamento dell'approvazione. È possibile annullare la richiesta di approvazione.
Se si vuole attendere la risposta, è possibile associare l'azione Crea un'approvazione all'azione Attendi un'approvazione.
Se si desidera iniziare rapidamente a usare le approvazioni, usare l'azione Avvia e attendi un'approvazione. Questa azione permette di fornire le informazioni che devono essere incluse nella richiesta di approvazione e i responsabili approvazione che ricevono la richiesta stessa. All'avvio, il flusso attende la risposta dei responsabili approvazione prima di procedere.
Esistono quattro diversi tipi di azioni di approvazione. Queste azioni sono progettate per soddisfare varie esigenze aziendali, dalla richiesta di un accordo unanime alla raccolta di feedback collettivo.
Tutti devono approvare
L'azione "Tutti devono approvare" garantisce che tutti i responsabili approvazione assegnati esaminino e approvino la richiesta prima che possa procedere. Se anche un solo responsabile approvazione rifiuta la richiesta, l'intero processo viene contrassegnato come rifiutato.
Questo tipo è ideale per gli scenari in cui è fondamentale ottenere un accordo unanime, ad esempio le revisioni della conformità o le approvazioni di documenti legali. Ad esempio, più stakeholder devono rivedere un contratto. Il flusso garantisce che tutti gli stakeholder approvino il documento prima che venga finalizzato.
Primo a rispondere
L'azione "Primo a rispondere" completa il processo di approvazione non appena il primo responsabile approvazione esegue un'azione, indipendentemente dal fatto che approvi o rifiuti la richiesta. Questo tipo è utile per i flussi di lavoro in cui la rapidità è una priorità.
Usare questo tipo quando è richiesto l'input di un solo responsabile approvazione ed è essenziale un processo decisionale rapido. Si consideri il seguente esempio: uno qualsiasi dei senior manager può approvare una richiesta di budget. Il primo manager a rispondere determina l'esito, permettendo al processo di andare avanti senza ritardi.
Risposte personalizzate
L'azione "Risposte personalizzate" permette di definire opzioni di risposta specifiche oltre alle opzioni standard "Approva" o "Rifiuta". Questa flessibilità è ideale per i flussi di lavoro che richiedono un processo decisionale più articolato o un feedback dettagliato.
Usare le risposte personalizzate quando è necessario un feedback personalizzato o azioni specifiche da parte dei responsabili approvazione. Un team IT, ad esempio, usa un flusso di approvazione personalizzato per le richieste software, offrendo opzioni quali "Approva", "Richiedi altre informazioni" o "Nega".
Attendi tutte le risposte
L'azione "Attendi tutte le risposte" raccoglie le risposte da tutti i responsabili approvazione assegnati, ma non richiede l'accordo unanime. Il flusso attende la risposta di tutti i responsabili approvazione e l'esito finale viene determinato in base alle regole predefinite o all'input della maggioranza.
Usare questo tipo quando il feedback collettivo è importante, ma non è richiesta l'unanimità. Si consideri questo esempio: un comitato per le assunzioni esamina la domanda di un candidato. Ogni membro fornisce il proprio input e la decisione si basa su un voto a maggioranza o su un sistema di punteggio ponderato.
Scelta dell'azione di approvazione corretta
La scelta dell'azione di approvazione appropriata dipende dai requisiti del flusso di lavoro:
- È necessario un accordo unanime? Usare "Tutti devono approvare".
- Occorre prendere una decisione in tempi brevi? Scegliere per "Primo a rispondere".
- È necessario un feedback dettagliato? Scegliere "Risposte personalizzate".
- Si vuole raccogliere un input collettivo? "Attendi tutte le risposte" è la scelta migliore.
Comprendendo questi tipi di approvazione, è possibile progettare flussi di lavoro in linea con le esigenze dell'organizzazione, garantendo processi decisionali efficienti ed efficaci.
Come rispondere alle richieste di approvazione
Quando viene avviato un flusso di approvazione, i responsabili approvazione vengono tempestivamente informati, offrendo loro la flessibilità di rispondere attraverso varie piattaforme. Ciò garantisce che il processo sia accessibile e adattabile a diversi stili di lavoro. Di seguito sono elencate le opzioni disponibili per rispondere alle richieste di approvazione in modo più dettagliato:
Risposta tramite Outlook
Una volta attivata una richiesta di approvazione, i responsabili approvazione ricevono una notifica e-mail dettagliata con tutte le informazioni pertinenti sulla richiesta. Da questo messaggio e-mail, i responsabili approvazione possono:
- Esaminare la richiesta per comprenderne il contesto e i requisiti.
- Approvare o rifiutare immediatamente la richiesta facendo clic sul pulsante appropriato incorporato nel messaggio e-mail.
- Aggiungere commenti per condividere altri dati analitici, feedback o contesto relativo alla decisione.
Questo approccio è comodo per le persone che fanno molto affidamento sulla propria casella di posta elettronica per le attività quotidiane, poiché permette loro di gestire le approvazioni senza passare da una piattaforma a un'altra.
Risposta in Microsoft Teams
Per le organizzazioni che usano Microsoft Teams come hub centrale per la collaborazione, le richieste di approvazione possono integrarsi perfettamente nei canali o nelle chat di Teams. Quando ricevono notifiche all'interno di Teams, i responsabili approvazione possono:
- Visualizzare i dettagli della richiesta direttamente nell'interfaccia di Teams.
- Approvare o rifiutare la richiesta senza abbandonare la piattaforma.
- Aggiungere commenti per spiegare la decisione o fornire un ulteriore input.
Questo metodo è perfetto per gli utenti di Teams, poiché mantiene le approvazioni all'interno del flusso di lavoro, riducendo così le interruzioni e migliorando la comunicazione.
Risposta tramite l'app Power Automate
Per i dipendenti che devono gestire le approvazioni mentre sono fuori sede, l'app per dispositivi mobili Power Automate offre una soluzione estremamente pratica. Attraverso l'app, i responsabili approvazione possono:
- Accedere a un elenco completo di tutte le richieste in attesa di approvazione.
- Esaminare i dettagli di ogni richiesta per prendere decisioni informate.
- Approvare o rifiutare le richieste con un semplice tocco, garantendo risposte rapide.
- Aggiungere commenti se sono necessari ulteriori chiarimenti o un maggiore contesto.
Questa opzione è perfetta per gli utenti che sono spesso lontani dalla propria postazione ma devono comunque rimanere connessi e reagire tempestivamente ai workflow di approvazione.
Offrendo diversi modi per rispondere, tramite e-mail, Microsoft Teams o app Power Automate, il processo di approvazione diventa più flessibile, efficiente e personalizzato in base alle diverse esigenze della forza lavoro odierna.
Risposta tramite SharePoint
Per le organizzazioni che usano SharePoint come hub centrale per la gestione dei documenti e dei flussi di lavoro, è possibile accedere e gestire le richieste di approvazione direttamente all'interno della piattaforma. Quando viene loro notificata una richiesta di approvazione in SharePoint, i responsabili approvazione possono:
- Individuare la richiesta accedendo all'elenco di approvazione designato o alla raccolta in cui è archiviata la richiesta.
- Esaminare i dettagli della richiesta, inclusi eventuali file allegati o informazioni di supporto.
- Approvare o rifiutare la richiesta usando le opzioni di approvazione predefinite disponibili nell'interfaccia di SharePoint.
- Aggiungere commenti per fornire un feedback o giustificare la loro decisione.
Questo metodo è utile per i team che si affidano a SharePoint per il lavoro collaborativo e il monitoraggio dei documenti, in quanto mantiene il processo di approvazione integrato con i flussi di lavoro e le risorse esistenti.
Risposta tramite Microsoft Forms
In alcuni flussi di lavoro, le richieste di approvazione possono essere instradate tramite Microsoft Forms, così da fornire un modo strutturato e intuitivo per raccogliere le risposte. Quando usano Forms per rispondere a una richiesta di approvazione, i responsabili approvazione possono:
- Accedere al modulo tramite un collegamento fornito nel messaggio e-mail di notifica o condiviso direttamente con loro.
- Esaminare i dettagli della richiesta presentati all'interno del modulo, incluso qualsiasi contesto pertinente o informazione allegata.
- Inviare la propria decisione selezionando l'opzione appropriata (ad esempio, Approva o Rifiuta) all'interno del modulo.
- Aggiungere commenti nei campi designati per fornire ulteriore feedback o contesto per la propria risposta.
Questo metodo è efficace per i flussi di lavoro che richiedono input standardizzati oppure quando le approvazioni fanno parte di un processo di raccolta dati più ampio. Garantisce coerenza pur rimanendo semplice e accessibile per i responsabili approvazione.
Demo interattiva
Power Automate permette di creare flussi di lavoro personalizzati per l'azienda e aiuta i responsabili dell'approvazione ad agire in modo rapido ed efficiente ovunque si trovino. Questa combinazione di flessibilità e accessibilità rende Power Automate un potente strumento per semplificare i processi decisionali in tutta l'organizzazione.