Scenari di Resource Scheduling Optimization
Uno dei principali vantaggi di Resource Scheduling Optimization (RSO) è la flessibilità con cui le organizzazioni possono stabilire come e quando usare l'applicazione. In base alle esigenze specifiche delle organizzazioni che intendono implementare la soluzione, infatti, è possibile determinare non solo quali elementi ottimizzare, ma anche le modalità e i tempi di esecuzione dei processi.
Ad esempio, un'organizzazione potrebbe eseguire i processi RSO una volta alla settimana o nelle ore notturne, nonché ottimizzare la pianificazione per più risorse alla volta. Un cliente potrebbe anche chiedere di annullare una richiesta. In questo scenario, la cancellazione può avere impatto su una o più risorse. In base alle esigenze, un'organizzazione può usare Resource Scheduling Optimization in vari modi per migliorare la propria pianificazione e le risorse.
Sebbene siano molteplici gli scenari legati all'uso di RSO per ottimizzare la pianificazione, i più comuni sono:
Pianificazione notturna
Pianificazione infragiornaliera
Pianificazione basata sulle condizioni
Cancellazioni e ritardi
Simulazioni
Pianificazione notturna
La pianificazione notturna è forse il modo più comune di usare RSO per ottimizzare le pianificazioni. In genere, il processo di ottimizzazione lavora con grandi quantità di dati. Per questo motivo, è meglio definire pianificazioni che prevedano l'esecuzione dei processi RSO dopo il normale orario di lavoro. Un'organizzazione potrebbe creare una pianificazione notturna o settimanale in base a ciò che desidera ottimizzare. A ogni processo pianificato è associato l'ambito del record, che definisce quali risorse, requisiti e/o prenotazioni ottimizzare. Quando si esegue il processo pianificato, RSO ottimizza tutti gli elementi compresi in tale ambito.
Si supponga, ad esempio, che un'organizzazione esegua i processi alla domenica sera in base a una pianificazione settimanale. Il processo è impostato per pianificare tutti gli elementi non pianificati che sono a loro volta impostati su Pronto per l'invio e ottimizzare tutte le prenotazioni attualmente programmate solo per le risorse utente interne.
Dal lunedì al giovedì sera vengono eseguiti diversi processi che ottimizzano gli elementi attualmente pianificati. La pianificazione notturna programma gli elementi nell'area di Washington con lo stato Pronto per l'invio per tutte le risorse di Washington. Questo metodo può essere utile in quanto corregge le pianificazioni a seconda delle modifiche alla programmazione apportate durante la giornata.
Quando i distributori arrivano al mattino, possono visualizzare i risultati nella scheda di pianificazione e vedere come sono stati programmati gli elementi. Se notano qualcosa che deve essere modificato, possono usare strumenti come la scheda di pianificazione, l'assistente di pianificazione o persino RSO per regolare le pianificazioni delle diverse risorse secondo necessità.
Pianificazione infragiornaliera
Nel corso della giornata un'organizzazione potrebbe avere necessità di pianificare nuovi elementi in entrata. Alcuni di questi elementi potrebbero non richiedere la pianificazione immediata ed è quindi possibile aspettare sera per l'esecuzione del processo di pianificazione notturna. Tuttavia, altri processi potrebbero dover essere pianificati subito. In questi casi, le organizzazioni possono scegliere di creare pianificazioni infragiornaliere.
A differenza della pianificazione notturna, generalmente eseguita fuori orario, la pianificazione infragiornaliera viene eseguita durante il giorno (ad esempio ogni ora o mezz'ora) e di solito riguarda un sottoinsieme di dati più piccolo, come gli elementi ad alta priorità o di emergenza.
Esempio: un'organizzazione dispone di criteri per pianificare subito gli elementi ad alta priorità poiché sono associati a clienti con contratto o a situazioni di emergenza. Gli ordini di lavoro con priorità non elevata hanno un margine di flessibilità un po' più alto.
In questo caso, l'organizzazione potrebbe definire:
Una pianificazione infragiornaliera che viene eseguita ogni 30 minuti durante il giorno e che pianifica eventuali elementi ad alta priorità non programmati.
Una seconda pianificazione infragiornaliera eseguita ogni due ore per pianificare tutti i nuovi elementi non programmati.
Un ultimo processo a ora di pranzo per pianificare tutti gli elementi attualmente non programmati ed eseguire alcune ottimizzazioni di base per il resto della giornata.
Con il passare delle ore, i distributori possono vedere tutti i nuovi elementi programmati nella scheda di pianificazione e scegliere di apportare manualmente eventuali modifiche.
Pianificazione basata sulle condizioni
A differenza della pianificazione infragiornaliera, in cui un'organizzazione imposta una pianificazione predefinita per l'esecuzione dei processi durante la giornata, in alcuni scenari non si può aspettare che inizi un processo pianificato. Se così fosse, l'organizzazione può attivare ed eseguire un processo di ottimizzazione in risposta a un evento specifico, ad esempio la creazione di un elemento di emergenza.
Ad esempio, usando un'applicazione di automazione del flusso di lavoro come Power Automate, un'organizzazione potrebbe definire una procedura automatizzata che esegue un processo di ottimizzazione ogni volta che si crea un elemento contrassegnato come elemento di emergenza. Il processo di ottimizzazione verrebbe inoltre impostato in modo tale da includere solo i requisiti contrassegnati come processi di emergenza.
Attivando l'automazione in questo modo, l'applicazione pianifica l'elemento di emergenza assegnandolo al tecnico più appropriato in base ai criteri definiti nell'applicazione stessa.
Cancellazione e ritardi
Un altro scenario comune che può potenzialmente influire sulla pianificazione attuale e futura è la cancellazione da parte del cliente oppure un ritardo, ad esempio causato dal traffico, nonché il protrarsi imprevisto di un processo esistente. In base allo scenario, alle risorse coinvolte, alla durata del ritardo e ad altri fattori, questi elementi possono influire potenzialmente su più risorse. In questo caso, le organizzazioni possono scegliere di usare la pianificazione basata sulle condizioni, definire una pianificazione infragiornaliera o gestire manualmente la modifica.
Tuttavia, spesso le cancellazioni o i ritardi hanno generalmente impatto su una singola risorsa. In questi casi, potrebbe essere più semplice usare la funzionalità Ottimizzazione risorsa singola di RSO in modo da colmare eventuali lacune e ottimizzare la pianificazione delle risorse per il resto della giornata. L'ottimizzazione delle singole risorse consente alle organizzazioni di selezionare una singola risorsa ed eseguire un processo di ottimizzazione basato esclusivamente sulla risorsa stessa.
Esempio: un distributore riceve una chiamata da un cliente alle 11:00. Alle 13:30 è previsto un intervento di manutenzione preventiva sul posto da parte di un tecnico di nome Edgar. Il cliente segnala che alle 13:30 non sarà più al lavoro e chiede quindi di annullare l'intervento. Edgar ora ha un buco nella sua pianificazione. Con Ottimizzazione risorsa singola, il distributore può selezionare Edgar e ottimizzare solo la sua pianificazione per un intervallo di tempo specifico o per il resto della giornata, se necessario. Le prenotazioni esistenti vengono spostate. Le voci hanno un impatto solo su Edgar e non su altri tecnici.
Esegui come simulazione
In genere, la maggior parte delle organizzazioni definisce più processi di ottimizzazione diversi tra loro. Come accennato in precedenza, molti di questi processi vengono creati e usati per situazioni specifiche e in determinati scenari. L'obiettivo di un processo RSO è garantire una maggiore efficienza dopo la sua esecuzione. Tuttavia, a seconda dei fattori, i vari processi RSO possono fornire risultati diversi. Un processo potrebbe risultare più efficiente di un altro oppure, in alcuni casi, lo scenario attuale potrebbe già essere quello più efficiente.
In questi casi, le organizzazioni potrebbero ritenere più vantaggioso simulare un processo RSO. La simulazione mostra i risultati ottenibili con l'esecuzione del processo. Usando i dati ottenuti dalla simulazione, i distributori possono valutare i risultati e stabilire se si tratta realmente dell'opzione migliore.
Se i risultati simulati rappresentano effettivamente la situazione migliore, possono essere applicati direttamente dalla scheda di pianificazione. Grazie a questo metodo, i distributori possono realmente individuare le opzioni migliori in base alle proprie esigenze.