Determinazione del valore e selezione dei processi
La maggior parte delle organizzazioni dispone di più processi aziendali attivi, ma non tutti sono buoni candidati per il miglioramento tramite il mining dei processi. Per essere certi di usare il mining dei processi sui processi a impatto più alto, è necessario determinare il valore dei possibili miglioramenti. È quindi necessario usare la valutazione nell'ambito della selezione e dell'assegnazione delle priorità ai potenziali processi.
Quando usare il mining dei processi
Le considerazioni per un mining dei processi efficace includono:
Analisi dei processi: il mining dei processi aiuta le aziende a capire come funzionano nella pratica i processi, come si discostano dalla progettazione prevista e dove si verificano i colli di bottiglia.
Miglioramento dei processi: il mining dei processi aiuta le organizzazioni a identificare le aree dei processi da migliorare, ad esempio la riduzione dei lead time, la diminuzione dei tempi di attesa o l'ottimizzazione dell'allocazione delle risorse.
Conformità e controllo: il mining dei processi permette di garantire la conformità alle normative e ai criteri interni rilevando i comportamenti non conformi e le deviazioni dalle procedure standard.
Monitoraggio delle prestazioni: il mining dei processi aiuta le organizzazioni a monitorare le prestazioni dei processi in tempo reale e a identificare potenziali problemi prima che si verifichino affrontandoli in modo proattivo.
Quando il mining dei processi potrebbe non essere l'opzione migliore
Alcune considerazioni indicano che il mining dei processi potrebbe non essere altrettanto efficace o appropriato, ad esempio:
Mancanza di dati: il mining dei processi si basa sui registri eventi dei sistemi informatici, quindi in mancanza o carenza di dati, potrebbe non essere possibile eseguire il mining dei processi.
Processi in tempo reale: se si sta analizzando un processo complesso o dinamico, il mining dei processi potrebbe non acquisire tutte le informazioni pertinenti o potrebbe essere difficile interpretare i risultati.
Processi non strutturati o ripetitivi: se i processi non sono strutturati e sono ripetitivi per natura, il mining dei processi potrebbe non generare informazioni dettagliate rilevanti o fornire risultati chiari.
Mancanza di comprensione dei processi: il mining dei processi è più efficace quando si ha una chiara comprensione del processo oggetto di analisi. I processi che non si comprendono bene possono produrre risultati difficili da interpretare.
Risorse limitate: il mining dei processi può richiedere molto tempo e molte risorse, quindi se le risorse tecniche e aziendali non sono allineate, potrebbe non essere fattibile condurre un'analisi di mining dei processi.
Valutazione dei potenziali processi per il mining dei processi
Durante la fase di pianificazione, classificare e categorizzare i progetti per assicurarsi di lavorare su quelli più idonei a produrre maggiori benefici. Il diagramma seguente mostra, a livello generale, come usare la disponibilità dei dati e la consapevolezza dei processi come indicatori generali per stabilire se un processo è un buon candidato per l'analisi con il mining dei processi.
In questo contesto, disponibilità dei dati significa che il sistema cattura dati di telemetria al completamento dei passaggi del processo, agevolando il mining dei processi. Se un processo dispone già di buoni dati di telemetria, è possibile importarli nel mining dei processi in modo che sia possibile eseguire l'analisi del processo complessivo. Un processo con una disponibilità dei dati bassa richiederebbe un investimento significativo nella modifica dei passaggi del processo. Di conseguenza, sarebbe necessario raccogliere i dati di telemetria sul completamento dei passaggi appropriati prima di eseguire il mining dei processi sul processo.
I processi improvvisati mancano di struttura e coerenza che è possibile ottimizzare. Si completa un processo improvvisato per reagire agli eventi mentre si verificano. Spesso questi processi dispongono di dati di telemetria limitati sui passaggi completati. Inoltre, è comune che le organizzazioni non considerino questi processi come ad alto impatto o ad alta consapevolezza. In generale, questi tipi di processi non sono buoni candidati per l'analisi del mining dei processi. Potrebbero invece trarre vantaggio da un'attività di progettazione più elementare per definire un processo più strutturato. I processi manuali che richiedono un'elevata consapevolezza e un impatto elevato sull'organizzazione sarebbero buoni candidati. Tuttavia, in genere non dispongono dei dati di telemetria necessari per usare il mining dei processi. Prima di usare il mining dei processi su questi tipi di processi, è necessario che siano sottoposti a trasformazione digitale. Man mano che si digitalizza il processo, è possibile aggiungere dati di telemetria appropriati fin dall'inizio per permettere al mining dei processi di continuare ad apportare miglioramenti continui in futuro.
I processi con una disponibilità dei dati elevata sono candidati ideali per il mining dei processi. Per i processi già altamente automatizzati, è possibile usare il mining dei processi per un'ulteriore ottimizzazione. Per i processi complessi, è spesso possibile usare il mining dei processi per identificare le opportunità per un'automazione e una semplificazione ulteriori.
Valutazione del valore dei potenziali miglioramenti
Nell'ambito dell'assegnazione delle priorità ai processi, la stima del potenziale valore dei miglioramenti può aiutare ad analizzare i processi corretti. Non tutti i miglioramenti ai processi comportano miglioramenti dei costi o dei ricavi, alcuni comportano vantaggi più intangibili. Valutare i potenziali processi usando una classificazione non monetaria, ad esempio alta, media o bassa, può aiutare ad assegnare le giuste priorità ai processi ad alto valore.
Seguendo un approccio strutturato per stabilire le priorità e selezionare i processi, è possibile assicurarsi di eseguire le attività di mining dei processi che possono avere il massimo impatto sull'organizzazione.