Metodologia di implementazione
Il buon esito del progetto con il mining dei processi non può prescindere da decisioni basate sui dati. DMAIC (definizione, misurazione, analisi, miglioramento e controllo) è una metodologia standard del settore che ha la funzione di migliorare i processi basati sulla qualità dei dati.
È necessario completare ogni fase della metodologia DMAIC in ordine poiché ogni fase contribuisce al buon esito complessivo del progetto. Tuttavia, la metodologia DMAIC è iterativa e consente di tornare e avanzare tra le fasi a seconda delle necessità durante il progetto, man mano che vengono individuate nuove informazioni.
Definizione del problema e degli obiettivi
La definizione del problema e degli obiettivi è il primo passaggio, e spesso il più cruciale, del processo DMAIC. Nel fase di definizione si identifica uno scopo chiaro, si stabiliscono gli obiettivi e si usano strumenti come la rappresentazione grafica del progetto e l'analisi della causa radice. I risultati di questa fase confermano che tutti i soggetti coinvolti hanno una chiara comprensione.
Una rappresentazione grafica del pacchetto può contenere uno o tutti gli elementi seguenti:
Titolo progetto
Sponsor progetto
Esposizione del problema
Obiettivi progetto
Ambito progetto
Membri del team di progetto e relative responsabilità
Sequenza temporale e passaggi fondamentali
Budget e risorse
Rischi e ipotesi
Stakeholder
Requisiti di approvazione del progetto
Piani di comunicazione
Misurazione delle prestazioni correnti
Valutando e misurando una linea di base prima del lancio del progetto, è possibile comprendere meglio i miglioramenti ottenuti con i cambiamenti identificati. Nella fase di misurazione si definisce una linea di base delle prestazioni per comprendere lo stato attuale del processo e definire meglio il problema che si sta cercando di risolvere. Questa fase identifica anche gli indicatori di prestazione chiave da usare per misurare il processo.
Nella fase di misurazione il team decide quali dati è importante misurare e determina quali strumenti usare per completare le misurazioni e convalidare il sistema di misurazione. Spesso il piano di raccolta dati include un'esecuzione di prova o un programma pilota per garantire che le misure siano accurate e indichino ciò che è necessario fare per identificare i potenziali miglioramenti al processo. Talvolta è necessario richiedere la modifica di una parte di un processo per produrre altri dati di telemetria, per assicurarsi che i passaggi chiave del processo siano misurabili.
È importante determinare la totale capacità del processo per confermare che quest'ultimo soddisfi le esigenze dichiarate e assista nell'apportare miglioramenti.
Analisi dei dati per le variazioni
L'analisi è la terza fase della metodologia DMAIC che identifica gli outlier e i colli di bottiglia. Questa è la fase in cui si dovrebbero iniziare a notare i risultati delle fasi di definizione e misurazione.
Usando i dati raccolti da un'analisi della causa radice, è possibile identificare le cause dei problemi. È quindi possibile effettuare ulteriori valutazioni per trovare la causa radice dei problemi, andando oltre i dettagli superficiali.
Durante la fase di analisi si completa un'analisi statistica e un'analisi del processo. Per l'analisi statistica è possibile usare tecniche come i test di ipotesi e l'analisi di regressione. La mappa dei processi evidenzia le inefficienze e le aree di miglioramento nell'analisi del processo. È inoltre possibile evidenziare le attività che non aggiungono valore e che potrebbero quindi essere rimosse se questo apportasse benefici all'intero processo.
In questa fase si identificano anche i fattori critici individuati nelle fasi precedenti. I fattori chiave identificati sono quelli con l'impatto più significativo sul processo oggetto di valutazione.
Spesso in questa fase si dedica tempo alla verifica dell'accuratezza dei risultati.
Miglioramento del processo
Nella fase di miglioramento si determina su ciò che è necessario intervenire per migliorare l'automazione e ridurre l'attrito nei processi oggetto di valutazione. Durante questa fase si determinano e si implementano le soluzioni. A seconda delle dimensioni relative dei processi che si sta migliorando, questa fase potrebbe essere la più lunga di tutte le fasi DMAIC.
Nella fase di miglioramento si definiscono gli obiettivi. Gli obiettivi includono l'identificazione delle possibili soluzioni alle cause radice, l'esecuzione di un'analisi costi-benefici, il test della soluzione e la valutazione dell'efficacia delle soluzioni. Questa fase richiede la misurazione continua dei risultati e il loro confronto ai valori di base già stabiliti durante una fase precedente.
Durante questa fase di miglioramento è probabile che si torni e avanzi più volte tra le fasi precedenti. Durante questa fase, si apportano modifiche e correzioni sostanziali al processo man mano che si apprende di più dai risultati raccolti e dalle soluzioni presentate in altre fasi.
Controllo del processo migliorato per continuare i profitti realizzati
La fase di controllo consiste nella definizione e nell'implementazione dei criteri e delle procedure per mantenere il successo.
Le attività della fase di controllo potrebbero includere la creazione o l'aggiornamento della documentazione e delle istruzioni, la quantificazione dei risparmi finanziari e l'attuazione di meccanismi di monitoraggio per la valutazione continua dei processi aggiornati. Un processo costantemente monitorato continuerà a soddisfare le esigenze e a mantenere i profitti consolidati.
Idealmente, questa fase include il passaggio al nuovo proprietario del processo. I profitti realizzati nelle fasi precedenti dovrebbero continuare con una fase di controllo di successo.
Esempi di risultati con DMAIC
Gli esempi seguenti descrivono i risultati che si possono ottenere in relazione alle fasi della metodologia DMAIC.
Definizione dei risultati della fase
La fase di definizione permette di ottenere risultati, di identificare il processo corretto e di definire le regole di business (lavoro rispetto a valore = priorità), l'ambito, il team e gli stakeholder.
La fase di definizione comprende i risultati seguenti:
Processo selezionato
Canvas del processo firmato
Stima del lavoro richiesto
Team allocato
Risultati della fase di misurazione
Durante la fase di misurazione si crea il registro eventi, si configura l'ambiente, si connette l'origine dati e si determinano l'area di staging, la trasformazione dei dati, la traduzione aziendale e la convalida.
La fase di misurazione comprende i risultati seguenti:
Ambiente (PA + PBI)
Connessione dati
Area di staging
Registro eventi convalidato
Risultati della fase di analisi
Nella fase di analisi si generano le informazioni dettagliate delle regole di business, si rivede il modello di processo, si analizzano le regole di business in base alla priorità e si identificano le cause radice (CM, analisi della causa radice, conformità, benchmarking e così via).
La fase di analisi comprende i risultati seguenti:
Workshop BR
Onboarding del personale
Informazioni dettagliate
Analisi dell'impatto
Risultati della fase di miglioramento
Con la fase di miglioramento, è possibile generare valore agendo sulle informazioni dettagliate delle regole di business. È inoltre possibile intervenire sulle informazioni dettagliate con modifiche supportate da dati (gestione delle modifiche, workshop e formazione), sviluppo di applicazioni o automazione (trigger API, RPA o integrazione).
La fase di miglioramento comprende i risultati seguenti:
Workshop
Formazione
Azioni
Risultati della fase di controllo
Durante la fase di controllo si lavora per il miglioramento continuo del processo. Questa fase consente di determinare se i miglioramenti implementati consentono di ottenere i miglioramenti desiderati su larga scala, in modo da poter agire di conseguenza.
La fase di controllo comprende i risultati seguenti:
Dashboard delle tendenze di gestione
Riepilogo di gestione
Feedback
La metodologia DMAIC rappresenta un approccio solido e basato sui dati per il miglioramento dei processi, garantendo decisioni basate su dati di qualità. Si tratta di uno standard del settore che fornisce un framework strutturato per identificare, analizzare e migliorare i processi. La natura iterativa della metodologia DMAIC assicura flessibilità, favorendo l'adattamento alle nuove informazioni ma mano che i progetti procedono. Definendo obiettivi chiari, misurando le prestazioni attuali, analizzando i dati per individuare eventuali variazioni, migliorando i processi e controllando i processi migliorati, è possibile realizzare profitti significativi e mantenerli nel tempo.