Creare un programma della riunione con un obiettivo chiaro
Ora che si ha un obiettivo chiaro che si allinea alle proprie esigenze e alle competenze del mentore, occorre concentrarsi sul risultato atteso dalla prima riunione. Per ottenere tale risultato, è importante creare un programma che consenta di usare al meglio il tempo del mentore.
È responsabilità dell'utente gestire la riunione dall'impostazione del programma alla guida delle dinamiche della riunione stessa. Più strutture si è in grado di portare alla riunione, più efficace sarà l'incontro con il mentore.
Se è la prima volta che si incontra questo mentore, assicurarsi di proporre tempo adeguato per le presentazioni. A differenza del lavoro che si svolge con un esperto su un problema, la prima riunione con un mentore dovrebbe rappresentare un'opportunità per conoscersi meglio. Ottenere maggiori dettagli sul mentore e sulla sua esperienza agevolerà le riunioni future. E il mentore apprende più informazioni sull'utente e sull'azienda, così da avere il contesto di cui ha bisogno per fornire feedback.
A volte, la prima riunione con un nuovo mentore può essere dedicata semplicemente alla conoscenza l'uno dell'altro. Questo contesto può essere fondamentale per la relazione in corso, quindi è importante dedicare quel tempo ad acquisire familiarità. Non è un problema se non si è in grado di toccare tutti gli elementi all'ordine del giorno. È più importante che la prima riunione imposti un tono e stabilisca una base per le riunioni future con il mentore.
Se si conosce già il mentore o si tratta di una riunione successiva, fornire il tempo all'inizio della riunione per riepilogare la riunione precedente e le attività che l'utente o il mentore hanno compiuto dalla riunione precedente.
Un esempio di programma per una riunione di 30 minuti potrebbe essere simile al seguente:
- 14:30 - Rivedere l'agenda e riepilogare le riunioni/attività precedenti
- 14:35 - Esaminare il modello finanziario
- 14:45 - Discutere il modello corrente e le modifiche/aggiunte suggerite
- 14:55 - Stabilire attività e proposte di tempistiche per la riunione successiva
- 14:59 - Fine riunione