Analisi dell'attuale processo aziendale
Quando si crea la prima app con Power Apps, tenere in considerazione la propria attività e il lavoro svolto quotidianamente dal team, quindi identificare un problema aziendale per la cui risoluzione si usa attualmente un processo manuale. A questo punto è possibile chiedere a Copilot un aiuto per scegliere la soluzione Power Platform giusta, in base al tipo di problema.
I potenziali casi d'uso per l'automazione sono lacune, reclami o inefficienze esistenti nell'ambiente di lavoro attuale. I processi che richiedono ancora l'uso di supporti cartacei o e-mail e quelli che richiedono lo spostamento manuale dei dati da un punto a un altro (da un'e-mail a un database o da un foglio di calcolo all'altro) sono probabilmente candidati per la risoluzione con un'app.
Sapere in che modo l'app da creare avvantaggia colleghe e responsabili è importante, soprattutto quando si chiede collaborazione durante la creazione o l'uso delle app. L'elenco seguente descrive i tipi di problemi che la piattaforma può risolvere:
Disponibilità: accedere alle app in qualsiasi momento e ovunque.
Mobilità: consentire alle persone di lavorare con un'app quando sono fuori sede.
Consolidamento: raccogliere i dati in modo più automatizzato per ridurre al minimo il consolidamento manuale.
Formazione: tenere aggiornate le persone e monitorare i loro risultati della formazione e le loro certificazioni.
Democratizzazione: migliorare la capacità di risolvere autonomamente i problemi all'interno del reparto o della sezione.
Inclusione: ridurre l'attrito per i dipendenti che hanno ambienti di lavoro diversi rispetto ad altri, come i lavoratori remoti o le persone con disabilità.
Efficienza: ridurre il tempo necessario per ottenere il risultato desiderato, riducendo i passaggi superflui.
Produttività: aumentare la velocità effettiva di un processo.
Tempestività: aumentare la velocità della collaborazione end-to-end tra le varie parti interessate.
Scalabilità: consentire una velocità effettiva superiore.
Analisi: raccogliere le informazioni aggiuntive richieste e archiviarle in modo da semplificare l'analisi.
Creazione di report: consentire la creazione più rapida e completa di report per la dirigenza.
Sicurezza: archiviare e usare i dati in modo più sicuro.
Conformità: risolvere i problemi relativi alla gestione delle informazioni personali, rispettando i requisiti legali o contabili.
Sostenibilità: ridurre gli sprechi (come carta ed elettricità) e l'inquinamento.
Identificare i collaboratori chiave
Valutare tutti coloro che collaborano al processo, comprese le persone nel proprio reparto o in altri reparti che lavorano insieme al problema. Acquisire familiarità con le attività che eseguono nel contesto del problema aziendale che viene risolto.
Quando si inizia a documentare il processo aziendale, è opportuno affidarsi a queste persone per comprendere ogni passaggio. Molto probabilmente si impara lungo la strada e può essere necessario aggiungere nuove persone al team di progetto per disporre anche delle loro prospettive.
Nello scenario di esempio di questo modulo, i collaboratori chiave sono già stati identificati, come mostrato nello screenshot seguente.
Esempio: costo dell'attuale processo di manutenzione delle attrezzature
Nello scenario relativo al reparto assistenza del negozio di materiale per immersioni, è già stato analizzato il costo dell'attuale processo di manutenzione dell'attrezzatura. Dall'analisi è emerso che:
Il personale di vendita impiega circa 15 minuti per registrare un cliente. Ogni rappresentante di vendita acquisisce una media di sei clienti al giorno per la manutenzione dell'attrezzatura. Il costo medio di ogni venditore è di circa 26 dollari all'ora.
24 richieste (4 venditori x 6 richieste) al giorno equivalgono a 156 USD al giorno per la creazione manuale delle richieste di assistenza, ovvero 1.092 USD alla settimana.
52 settimane x 1.092 USD = 56.784 USD all'anno
Tom e Steve del reparto assistenza dedicano mediamente un'ora alla manutenzione di ogni attrezzatura. Data la natura manuale dell'acquisizione degli ordini di assistenza, possono completare solo sei ordini di assistenza ciascuno ogni giorno, anche se lavorano nove ore al giorno.
Essendo in grado di completare solo 12 ordini di assistenza al giorno, a fronte dei 24 che riceve mediamente, il team di assistenza è in arretrato con gli ordini. Di conseguenza, i clienti si sono rivolti altrove oppure il team ha dovuto esternalizzare alcuni degli ordini di assistenza a centri diving concorrenti della zona.
Il ricavo medio per ogni transazione di assistenza è di 125 USD, quindi il ricavo potenziale giornaliero del servizio del centro immersioni è di 3.000 USD.
Il costo medio di Tom e Steve è di 30 USD l'ora, che equivale a 540 USD per giornata lavorativa.
Il centro diving spende mediamente 74 USD al giorno per i pezzi necessari per la manutenzione delle attrezzature.
Il costo totale del servizio per il negozio è di $ 770 al giorno.
Se il negozio completa solo 12 ordini di assistenza al giorno, i ricavi giornalieri sono di 1.500 USD, pari a 546.000 USD all'anno meno 280.280 USD per il costo delle parti e della manodopera. In base a questo calcolo, il negozio realizza un profitto di 265.720 USD.
Ora immaginiamo di distribuire un'app da Power Apps in grado di ridurre al minimo il costo dell'immissione degli ordini nel sistema, lasciando più tempo ai membri del team di assistenza per evadere più ordini. Se si dimezzano i costi di acquisizione (7,5 minuti per acquisire ciò che è necessario e raccogliere immagini e una firma del cliente, tutto in un unico dispositivo), la stessa soluzione rappresenta un sistema centralizzato e semplificato utile a Tom e Steve per aumentare il numero di ordini che possono evadere giornalmente a otto ciascuno.
Con questi numeri si otterrebbe un stima analoga all'esempio seguente:
Nuovo costo: (78 USD per l'immissione dei dati, 770 USD per il team di assistenza, 98 USD per le parti di ricambio), ovvero 344.344 USD all'anno, ma i ricavi arrivano a 728.000 USD, con un profitto di 383.656 USD.
383.656 USD - 265.720 USD = 117.936 USD all'anno è il costo potenziale qualora non venga apportata alcuna modifica
In che modo Copilot può essere di aiuto?
Se si prendono i risultati dello scenario precedente e si usa la funzione Chiedi a Copilot in Bing AI o Copilot in Windows si può ricevere rapidamente un suggerimento per una soluzione Power Platform. Copilot è stato creato per aiutare a risolvere rapidamente i problemi riscontrati.
È possibile provare Copilot con il nostro esempio immettendo una richiesta simile a quella di seguito:
"Sto cercando di creare una soluzione Microsoft Power Platform per automatizzare i processi per il reparto assistenza del mio negozio di materiale per immersioni. Ho già analizzato il costo dell'attuale processo di manutenzione delle attrezzature e ho scoperto che: [incollare i punti elenco del nostro esempio precedente]. Come posso usare Power Platform per risolvere questo problema?"
In pochi secondi, Copilot fornirà alcuni suggerimenti su come usare Power Platform per automatizzare le richieste di assistenza, gestire gli ordini di assistenza, tenere traccia dei ricavi e delle previsioni, gestire le parti e l'approvvigionamento, analizzare la redditività e persino valutare la soddisfazione e la fidelizzazione dei clienti.
Anche se si ha esperienza nell'uso di Power Platform, l'uso di Copilot può aiutare a trovare rapidamente la soluzione al problema.
Contenuti consigliati
Per altre informazioni, consultare le risorse seguenti:
Definizione del valore aziendale della soluzione del problema