Implementazione del flusso di lavoro del registro di budget
Il registro budget è un documento che gestisce il budget approvato per una persona giuridica ed è composto dalle righe delle voci contabili contenenti informazioni su dimensione finanziaria, date e importo del budget approvato. Prima di entrare nel registro budget, è necessario impostare i codici budget, i modelli di budget, i tassi di cambio e le sequenze numeriche. Per impostare il processo di approvazione del registro budget, è inoltre necessario impostare il flusso di lavoro.
Sono disponibili diversi metodi per creare le voci del registro budget:
Immettere manualmente le informazioni del documento nella pagina Voci del registro di budget.
Aprire il modello Microsoft Excel selezionando il pulsante Apri in Excel nella pagina Voci del registro di budget.
Usare l'entità di dati Voci contabili budget in Gestione dati per importare le voci del registro di budget. Si consiglia di usare questo metodo e di attivare il parametro Elaborazione basata su set quando è necessario importare nel sistema molte voci contabili del budget.
Usare il processo periodico Genera voce del registro di budget se la società usa la funzionalità Pianificazione del budget per approntare i dati del budget.
Il processo del flusso di lavoro della voce del registro di budget segue il framework del flusso di lavoro standard.
È necessario impostare il flusso di lavoro nella pagina Flussi di lavoro impostazione budget selezionando Impostazione > Impostazione budget di base nel modulo Impostazione budget.
Quando si seleziona il pulsante Nuovo, appare una finestra di dialogo che include i tipi di flusso di lavoro relativi al budget. Selezionare Flusso di lavoro per voci del registro di budget dall'elenco dei tipi di flusso di lavoro. Il client del flusso di lavoro viene compilato dopo l'autenticazione delle credenziali delle app per la finanza e le operazioni.
Nel riquadro Elementi flusso di lavoro selezionare il componente Approvazione della voce di registro budget, trascinarlo nel riquadro del flusso di lavoro e connetterlo al connettore Inizio e Fine.
Selezionare l'elemento del flusso di lavoro Approvazione della voce di registro budget e selezionare il pulsante Livello superiore nel riquadro Azioni.
Selezionare il passaggio 1 dell'elemento del flusso di lavoro.
Nel riquadro Azioni, selezionare il pulsante Assegnazione. Dovrebbe aprirsi la finestra di dialogo delle proprietà con la scheda Assegnazione. Questa proprietà permette di definire il responsabile dell'approvazione. Sono disponibili quattro tipi principali di assegnazione:
Utente: selezionando questo tipo si apre l'elenco degli utenti nella scheda seguente. È possibile selezionare utenti specifici a cui dare l'autorizzazione all'approvazione.
Utente del flusso di lavoro: se si seleziona questo tipo, si ha la possibilità di assegnare come responsabili dell'approvazione gli utenti associati al flusso di lavoro. Ad esempio, è possibile assegnare il proprietario del flusso di lavoro come responsabile dell'approvazione e assegnare l'autore del flusso di lavoro come responsabile dell'approvazione finale.
Gerarchia:: è possibile scegliere tra due tipi di gerarchia in base all'assegnazione possibile per il flusso di lavoro, vale a dire manageriale e configurabile. Nella gerarchia manageriale il flusso di lavoro si basa sulla gerarchia di reporting dei dipendenti nell'organizzazione. Funziona in base alle posizioni gerarchiche dei dipendenti. Nella gerarchia configurabile è possibile definire una propria gerarchia in base alla gerarchia posizioni e collegarla al flusso di lavoro.
Partecipante: è possibile definire più tipi di partecipanti. I partecipanti al ruolo di sicurezza permettono di selezionare il ruolo di sicurezza che dispone delle autorizzazioni per approvare la voce del registro di budget. I partecipanti al gruppo utenti consentono di specificare un gruppo di utenti autorizzati ad approvare la voce del registro di budget. È possibile definire i gruppi utenti nel menu Utenti del modulo Amministratore di sistema.
È inoltre possibile assegnare il responsabile budget come responsabile dell'approvazione selezionando Partecipanti di gestione budget.
Il flusso di lavoro per voci del registro di budget include altri elementi del flusso di lavoro:
Aggiornare registro di budget saldi budget: crea un'attività automatica per aggiornare i saldi di budget. È possibile posizionare questo elemento del flusso di lavoro dopo l'elemento Approvazione della voce di registro budget.
Verificare voce del registro di budget: crea un'attività per consentire a un utente di verificare l'accuratezza di una voce del registro di budget.
Flusso di lavoro voce contabile budget: crea un flusso di lavoro nella riga del registro di budget per impostare il processo di approvazione per le voci contabili budget. Per creare un flusso di lavoro per la riga del registro di budget, è necessario creare un nuovo flusso di lavoro di tipo Flusso di lavoro voce contabile budget.
Una volta attivato il Flusso di lavoro voce contabile budget, è necessario creare un nuovo Flusso di lavoro per voci del registro di budget seguendo lo stesso processo.
Assicurarsi di aggiungere l'elemento Flusso di lavoro voce contabile budget nel nuovo flusso di lavoro.
Configurare le impostazioni di base per Flusso di lavoro voce contabile budget, che include due opzioni:
Richiamare un solo flusso di lavoro per tutte le righe: questa opzione consente di selezionare un singolo flusso di lavoro voce contabile budget che approva tutte le righe insieme. È possibile selezionare il Flusso di lavoro voce contabile budget creato in precedenza.
Richiamare un flusso di lavoro per ogni voce: questa opzione consente di specificare flussi di lavoro diversi per righe separate in base alle condizioni. Ad esempio, se il tipo di conto è Spese, è possibile specificare un flusso di lavoro. Per il conto Ricavi è possibile definire un flusso di lavoro diverso. È possibile definire il flusso di lavoro nella scheda Flusso di lavoro.
Dopo aver completato l'impostazione del flusso di lavoro, selezionare Salva e chiudi nella parte inferiore dell'editor del flusso di lavoro. Viene nuovamente visualizzata la pagina Flussi di lavoro impostazione budget di Finance che mostra il nuovo flusso di lavoro creato con un nuovo ID flusso di lavoro.
Nel riquadro Azioni della pagina Flusso di lavoro impostazione budget selezionare il pulsante Versioni per visualizzare un elenco di più versioni del flusso di lavoro, se esiste un flusso di lavoro. È possibile attivare la versione appropriata selezionando la casella di controllo Rendi attivo.
Andare alla pagina Codice budget in Impostazione > Impostazione budget di base nel modulo Impostazione budget.
Selezionare Budget originale e immettere il flusso di lavoro appena creato nella colonna Flusso di lavoro della pagina Codici budget.
Aprire la pagina Voci del registro di budget dal modulo Impostazione budget e creare una nuova voce del registro di budget con Codice budget come Budget originale. Quindi, il pulsante Flusso di lavoro nel riquadro Azioni sarà disponibile per l'attivazione del flusso di lavoro.
Una volta inviato il flusso di lavoro, viene avviato il processo di approvazione.
