Impostazione delle cassette postali
I messaggi e-mail sono il punto di partenza e di conclusione di molte transazioni aziendali e rappresentano una funzionalità di integrazione essenziale per qualsiasi piattaforma di coinvolgimento dei clienti. I messaggi e-mail provenienti da applicazioni quali le app Dynamics 365 o le app basate su modello dovrebbero essere inviati e ricevuti tramite lo stesso account e-mail che le persone usano per tutte le altre comunicazioni. Questo approccio fa sì che gli utenti abbiano un'esperienza coerente e garantisce che tutte le comunicazioni e-mail relative alle righe di Microsoft Dataverse vengano collegate come necessario.
Microsoft Dataverse funziona a livello di server con il servizio e-mail, ad esempio Microsoft Exchange, e altri server e-mail per consentire alle persone di inviare messaggi e-mail in uscita originati come impegni e-mail in Dataverse. Questi messaggi e-mail appaiono nella posta in uscita del mittente analogamente agli altri impegni di tipo e-mail, ma gli impegni sono monitorati a fronte dei dati Dataverse. Questo metodo mantiene la comunicazione in un unico luogo.
L'integrazione con l'e-mail e gli strumenti di Office ha lo scopo di consentire alle persone di svolgere il proprio lavoro ovunque desiderino. In sostanza, questo significa portare loro i dati Dataverse o portare gli strumenti in app basate su modello. In ogni caso, le persone possono scegliere dove lavorare.
Come funziona l'integrazione dell'e-mail
L'integrazione dell'email è controllata dai profili server. I profili server definiscono le informazioni di connessione per il server e-mail che viene usato per elaborare i messaggi e-mail originati dalle righe di Dataverse o ad essi associati. Sono disponibili più opzioni server tra cui scegliere durante la creazione di un profilo server:
Exchange Server (locale): connette a un server e-mail Microsoft Exchange che si trova nella sede del cliente o in una macchina virtuale.
Exchange Online: connette a un server e-mail Microsoft Exchange Online che si trova nel cloud ed è in genere ospitato da Microsoft.
Gmail: connette a un server e-mail Gmail per l'elaborazione.
Altro (IMAP/POP/SMTP): da usare quando si desidera connettersi a un tipo diverso di server e-mail in base alle esigenze dell'organizzazione.
Microsoft Exchange Online
Uno scenario comune del server e-mail usato con le app basate su modello è Microsoft Exchange Online. In questo scenario, l'organizzazione ha una sottoscrizione esistente a Microsoft Exchange Online che desidera usare con la propria implementazione di Power Platform o Dynamics 365. Poiché Microsoft Dataverse e Microsoft Exchange Online sono servizi online, connetterli è un'operazione molto semplice.
Se l'organizzazione usa Microsoft Exchange Online, viene creato automaticamente un profilo predefinito per la connessione e-mail a Exchange Online al momento del provisioning di un database Dataverse per le app. Le credenziali e le informazioni sul server necessarie di questa connessione sono già definite. Per verificare questo profilo, andare a Impostazioni per l'ambiente in cui si desidera lavorare nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft Power Platform. Quindi, selezionare Profili server nella sezione Posta elettronica.
Il profilo Microsoft Exchange Online dovrebbe essere incluso nell'elenco di profili attivi. Se il profilo Microsoft Exchange Online non è presente, verificare di disporre di una sottoscrizione a Exchange Online e che si trovi nello stesso tenant della sottoscrizione a Dataverse.
Quando il profilo Microsoft Exchange Online è stato creato, è stato probabilmente impostato come profilo predefinito per le nuove cassette postali aggiunte al sistema. Se nel sistema sono presenti più profili e-mail, selezionare il profilo Microsoft Exchange Online dall'elenco, quindi Imposta come predefinito.
Impostazioni avanzate
Il modulo del profilo server Microsoft Exchange Online consente impostazioni aggiuntive nella sezione Avanzate:
Stato: specifica se il profilo di server e-mail è attualmente attivo e sta elaborando i messaggi e-mail.
Elabora messaggi e-mail a partire da: indirizza il processo di sincronizzazione all'elaborazione dei messaggi e-mail solo dopo la data e l'ora specificate per tutte le cassette postali associate a questo profilo. Questo approccio è utile se l'organizzazione ha aggiunto Dataverse o le app di coinvolgimento dei clienti Dynamics 365 al proprio tenant dopo aver iniziato a usare Exchange Online e desidera registrare solo pochi dei precedenti messaggi e-mail nel contesto delle applicazioni Dataverse.
Sposta messaggi e-mail con errore nella cartella Non recapitati: crea una cartella Non recapitati nelle cassette postali degli utenti e sposta in tale cartella i messaggi e-mail che non è possibile registrare in Dataverse.
Sono disponibili diverse opzioni per il profilo di server e-mail, in base al tipo di server e-mail usato dall'organizzazione. Per altre informazioni e per istruzioni sull'impostazione, consultare la documentazione seguente:
Cassette postali
È possibile usare le cassette postali in Microsoft Dataverse per le app per connettere i record utente e coda delle applicazioni supportate da Dataverse con le rispettive cassette postali nel server e-mail, in modo da registrare impegni quali e-mail o appuntamenti. Le cassette postali servono solo alla connessione; non archiviano alcuna informazione sugli impegni registrati. Le cassette postali vengono create automaticamente quando vengono aggiunti nuovi utenti o code al sistema. Ogni record utente e di coda viene associato a una sola cassetta postale.
I record delle cassette postali contengono informazioni di configurazione specifiche di una singola cassetta postale nel server e-mail, come indirizzo e-mail, credenziali della cassetta postale e metodo di sincronizzazione dei messaggi e-mail. Per elaborare i messaggi e-mail tramite la sincronizzazione lato server per utenti e code, è necessario associarne i rispettivi record della cassetta postale a un record di profilo di server e-mail in Dataverse.
Per accedere alle informazioni sulle cassette postali e alle impostazioni pertinenti, andare alla sezione Posta elettronica delle impostazioni dell'ambiente nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft Power Apps.
Sebbene sia possibile definire le impostazioni delle cassette postali singolarmente, è possibile configurare impostazioni predefinite per le cassette postali appena create selezionando Impostazioni e-mail e impostando i Metodi di sincronizzazione. Dopo aver definito le impostazioni e-mail, ogni nuova cassetta postale creata userà le impostazioni di configurazione definite nelle impostazioni e-mail. È possibile sovrascrivere queste impostazioni per le singole cassette postali, secondo necessità.
Impostazione delle cassette postali
Per gli utenti esistenti aggiunti al sistema prima della definizione delle impostazioni e-mail, potrebbe essere necessario modificare le impostazioni e-mail della cassetta postale. Si consiglia di usare la sincronizzazione lato server per le opzioni Messaggi e-mail in arrivo e Messaggio e-mail in uscita e l'opzione Appuntamenti, contatti e attività. La sincronizzazione lato server viene illustrata più dettagliatamente in seguito.
È possibile modificare le impostazioni per più cassette postali selezionando le cassette postali desiderate e il comando Applica impostazioni e-mail predefinite o usando il comando Modifica per singole impostazioni.
Approvazione degli indirizzi e-mail
Una cassetta postale non può elaborare i messaggi e-mail finché non viene approvata. Essenzialmente l'approvazione di una cassetta postale consiste nel comunicare al sistema che si è rivista tale cassetta postale e che può iniziare a elaborare i messaggi e-mail.
È possibile ignorare la necessità dell'approvazione delle cassette postali nella sezione Sicurezza e autorizzazioni della pagina Impostazioni e-mail. In questa sezione è possibile determinare per singoli utenti e code se la sincronizzazione lato server elabora i messaggi e-mail per gli utenti o le code i cui indirizzi e-mail non sono stati approvati dall'amministratore di sistema.
Quando si usa Microsoft Exchange Online come profilo server, gli indirizzi e-mail di nuovi utenti vengono automaticamente approvati. Tuttavia, in determinate circostanze può essere comunque necessario approvare l'indirizzo e-mail di ogni utente o coda della cassetta postale prima che questa possa elaborare i messaggi e-mail. Ad esempio, è necessaria l'approvazione se nel sistema non sono consentite le modifiche agli indirizzi e-mail degli utenti e le cassette postali non approvate.
Verifica della configurazione delle cassette postali
Prima che il sistema elabori le cassette postali approvate, è necessario eseguire i test e abilitarle. Prima di tutto si esegue un test per garantire che Dataverse e il profilo di server e-mail usato comunichino correttamente. Una volta completata la verifica, si abiliterà la cassetta postale per l'elaborazione.
Il processo di test e abilitazione varia in base al tipo di cassetta postale:
Singola cassetta postale: aprire il record della cassetta postale e selezionare Verifica e abilita cassette postali.
Più cassette postali: selezionare le cassette postali da verificare, quindi Verifica e abilita cassette postali.
Tutte le cassette postali associate a un profilo di server e-mail: aprire il profilo e selezionare Verifica e abilita cassette postali.
Questo processo testa la configurazione dei messaggi e-mail in arrivo e in uscita delle cassette postali selezionate e abilita queste ultime per l'elaborazione dei messaggi e-mail. Quando viene testata la configurazione e-mail, viene eseguito un processo asincrono in background. Il completamento del test può richiedere alcuni minuti.
Se si verifica un errore in una cassetta postale, viene visualizzato un avviso nella bacheca degli avvisi della cassetta postale e del proprietario del profilo. A seconda della natura dell'errore, Dataverse può ritentare l'elaborazione o disabilitare la cassetta postale per l'elaborazione dei messaggi e-mail.
È possibile accedere a tutte le cassette postali con errore tramite la vista Test e abilitazione non riusciti.
I risultati del test di configurazione e-mail vengono visualizzati nei campi Stato messaggi e-mail in arrivo, Stato messaggi e-mail in uscita e Stato appuntamenti, attività e contatti del record di una cassetta postale.
Importante
Prima che una cassetta postale possa elaborare i messaggi e-mail, è necessario approvarla e quindi verificarla e abilitarla. In caso contrario, i messaggi e-mail non verranno elaborati.
In genere, la mancata approvazione, verifica e abilitazione della cassetta postale è il motivo principale per cui inizialmente una cassetta postale non elabora i messaggi e-mail. Se una cassetta postale non elabora i messaggi e-mail, occorre sempre tornare a tale cassetta postale, approvarla e quindi testarla e abilitarla nuovamente prima di eseguire qualsiasi altra operazione.
Ora che si sono impostate le cassette postali, è possibile esaminare più in dettaglio la sincronizzazione lato server.