Uso dei processi di Gestione cassa e banche
I processi di business in Gestione cassa e banche includono:
- Depositare fondi bancari
- Riconciliare conti bancari
- Trasferire fondi bancari
- Gestire lettere di credito
- Gestire lettere di garanzia
Utilizzando il modulo Gestione cassa e banche in Finance, è possibile gestire i conti bancari della persona giuridica e gli strumenti finanziari associati a tali conti, tra cui distinte di deposito, effetti attivi, effetti passivi o assegni. È inoltre possibile riconciliare i rendiconti bancari e stampare i dati nei report.
Quando la società utilizza le riconciliazioni estratti conto avanzate, è possibile importare i rendiconti bancari. Quando si importano rendiconti bancari, le transazioni possono essere visualizzate come Avere quando sono un Dare e viceversa. Tuttavia, esiste una funzione che consente di stornare le voci di Dare e Avere per queste transazioni di rendiconti bancari importate. È inoltre possibile specificare il fuso orario durante l'importazione di file di rendiconti bancari. Questa opzione può essere impostata durante la configurazione delle impostazioni di importazione dei rendiconti bancari.
Si possono anche registrare nuove transazioni direttamente dalla riconciliazione estratti conto. Commissioni bancarie, interessi e altre nuove transazioni possono essere contrassegnati e registrati direttamente. Si possono controllare i giustificativi registrati direttamente nel foglio di lavoro Riconciliazione estratti conto.
Finance supporta regole di corrispondenza della riconciliazione estratti conto più complesse, pertanto è possibile definire regole di corrispondenza complesse tra più righe del rendiconto bancario e le transazioni di conti correnti bancari. Ciò consente di tenere traccia del movimento contabile e del dettaglio della transazione e di verificarli.
L'abbinamento automatico della riconciliazione estratti conto può essere utilizzato per gli scenari seguenti:
- Una riga del rendiconto bancario corrisponde a più transazioni bancarie
- Più transazioni bancarie corrispondono a più righe del rendiconto bancario
- Una transazione bancario corrisponde a più righe del rendiconto bancario
Per comprendere le attività quotidiane del personale che gestisce il modulo Gestione cassa e banche, si consideri il seguente scenario.
Annie svolge il ruolo di contabile presso la società Contoso Retail, per la quale gestisce la creazione, l'eliminazione e l'annullamento di assegni e pagamenti elettronici. Annie crea rimborsi mediante assegni per i clienti, quando richiesto, ed elabora i pagamenti ai fornitori. Quando Contoso Retail riceve un rendiconto bancario, Annie esegue inoltre la riconciliazione del rendiconto con le transazioni nell'applicazione.
Assegni
È possibile usare questa funzionalità da Gestione cassa e banche > Storni di pagamento > Assegni. La pagina Assegni consente di visualizzare le transazioni assegni esistenti e creare nuovi assegni.
Dopo aver creato l'assegno, è possibile generare il pagamento stampando gli assegni da Contabilità fornitori > Pagamenti > Giornale di registrazione pagamenti fornitore. Per altre informazioni su questo processo, vedere i collegamenti nell'unità Riepilogo alla fine di questo modulo.
È possibile eliminare un assegno in Finance se non è usato. Gli assegni creati ma non usati sono associati allo stato Creato nel campo Stato. Se vengono inclusi gli assegni con uno stato diverso da Creato nell'intervallo definito dai campi Da e A, non viene eliminato alcun assegno e il processo Elimina assegni viene annullato.
È inoltre possibile consentire la creazione di assegni in bianco per evitare di sprecare assegni inutilmente. Per creare un assegno in bianco, selezionare il conto bancario per il quale si desidera creare tale assegno nella pagina Conti bancari. Selezionare Assegni nella scheda Gestisci pagamenti nel riquadro Azioni. Nella pagina Assegni è possibile selezionare il pulsante Crea assegni in bianco nel riquadro Azioni. È importante notare che è possibile usare questa funzionalità solo dopo che è stata abilitata attraverso l'area di lavoro Gestione funzionalità. Se la funzionalità non viene attivata, gli assegni con stato In bianco possono essere creati solo dalla finestra di dialogo Pagamento con assegno durante il processo di generazione del pagamento in Contabilità fornitori.
Dopo aver stampato o tentato di stampare gli assegni, si potrebbe non essere in grado di usarli. Ad esempio, se un assegno è stato danneggiato durante la stampa, sarà necessario annullare gli assegni non usati. È possibile annullare solo un assegno che non è registrato.
In determinate circostanze, le società devono generare rimborsi di pagamento per i propri clienti o elaborare i rimborsi ricevuti dai fornitori. Di solito questo si verifica quando note di accredito, eccedenze di pagamento e bonus sono coinvolti in transazioni di terze parti.
In Dynamics 365 Finance è possibile creare un rimborso assegno che stampa un assegno. La funzionalità di rimborso viene implementata per i clienti in Contabilità clienti > Pagamenti > Giornale di registrazione pagamenti cliente. Per altre informazioni, vedere i collegamenti nell'unità Riepilogo alla fine di questo modulo.
Prima di creare un assegno di rimborso, impostare un metodo di pagamento usando Contabilità clienti > Impostazione pagamenti > Metodi di pagamento per rimborsare un assegno a un cliente se non è già stato fatto. Per altre informazioni sui metodi di pagamento, vedere i collegamenti nell'unità di riepilogo alla fine di questo modulo.
Il video seguente mostra come usare il modulo Gestione cassa e banche per creare ed eliminare assegni.
Storni di pagamento
Di tanto in tanto è necessario stornare un assegno dopo che si effettua un pagamento e si registra l'assegno. Ad esempio, la società di spedizioni potrebbe aver ricevuto l'assegno o un membro del personale addetto alla contabilità potrebbe notare che un dipendente ha pagato l'assegno per errore. Finance consente di stornare i pagamenti tramite assegni registrati.
Sono disponibili due metodi per stornare gli assegni registrati:
Gli storni vengono pubblicati immediatamente quando si seleziona Storno di pagamento in Gestione cassa e banche>Conti bancari > Conti bancari, Assegno.
Quando si seleziona Storno di pagamento nella pagina Assegni, lo storno viene inviato a Gestione cassa e banche > Approvazioni storni di pagamento > Storno assegni, dove un revisore può quindi registrare o rifiutare lo storno.
Quando si annulla il pagamento di una distinta di deposito, viene annullato il singolo pagamento, non l'intera distinta di deposito. Le altre righe di deposito rimangono invariate.
È possibile stornare un assegno per riemettere un pagamento effettuato a un fornitore. È possibile stornare solo gli assegni registrati con lo stato Pagato. Lo storno è diverso dall'eliminazione o dall'annullamento degli assegni perché è possibile eliminare solo gli assegni con lo stato Creato e annullare solo gli assegni non registrati.
L'eliminazione del giornale di registrazione comporta la rimozione dello storno da Finance, tuttavia l'assegno originale rimane nella pagina Assegno. Lo stato dell'assegno non è più In attesa di annullamento.
Distinte di deposito
Una distinta di deposito è un documento usato per depositare assegni, note di accredito della carta di credito o contanti su un conto bancario. È possibile usare la pagina Distinta di deposito per visualizzare e gestire le distinte di deposito per i pagamenti su conti correnti bancari.
Se il pagamento di un cliente non è valido, è possibile annullare il pagamento di una distinta di deposito. Se la distinta di deposito è stata riconciliata nel rendiconto bancario, non è possibile annullare il pagamento.
Finance richiede un codice motivo se Richiedi causali per annullamenti di distinte di deposito bancario è impostato su Sì nella Scheda dettaglio Generale in Gestione cassa e banche > Configurazione > Parametri di gestione cassa e banche.
È possibile inviare una cancellazione del pagamento della distinta di deposito per la revisione. Richiede una revisione se Usa processo di revisione per annullamenti di distinte di deposito bancario è impostato su Sì nella Scheda dettaglio Generale in Gestione cassa e banche > Configurazione > Parametri di gestione cassa e banche. Durante la revisione è possibile approvare e registrare il giornale di registrazione oppure rifiutare l'annullamento.