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Questo articolo fornisce una soluzione a un problema per cui la chiusura degli ordini di acquisto non genera sempre una scrittura contabile che rettifica gli acquisti accumulati in Microsoft Dynamics GP.
Si applica a: Microsoft Dynamics GP
Numero KB originale: 2021543
Sintomi
La chiusura di un ordine di acquisto crea registrazioni contabili nel libro mastro generale solo a volte. Oppure per affrontare il motivo per cui gli ordini di acquisto, che sono stati ricevuti completamente ma non fatturati, vengono rimossi dal report "Ricevuto ma non fatturato" quando vengono modificati in stato "chiuso".
Causa
L'attività rispetto all'ordine di acquisto determinerà quali voci, se presenti, vengono registrate.
Risoluzione
Esaminare la finestra di richiesta documenti di elaborazione degli ordini di acquisto per determinare se sono state registrate ricevute di fattura relative all'ordine di acquisto. Se non sono state registrate ricevute di fattura e la quantità fatturata è 0, il sistema è progettato per non aggiornare il Libro mastro generale con voci di regolazione. Se l'ordine di acquisto è stato chiuso prima della fatturazione ed è necessario apportare modifiche ai conti accumulati acquisti e inventario, sarà necessario creare una rettifica manuale nel Libro mastro generale. Se la quantità di fattura è maggiore di 0, il sistema aggiornerà automaticamente i conti di acquisti maturati e di inventario tramite una voce nel libro mastro.
Ulteriori informazioni
Esistono due scenari diversi che possono verificarsi quando si chiude un ordine di acquisto in Transazioni | Acquisto | Modifica ordini di acquisto. Ecco un esempio basato su una singola voce.
Informazioni sull'ordine di acquisto:
Numero documento: PO00044
Fornitore: ABC
1 voce per la quantità di 10 a $ 120 costo unitario = $ 1200 Costo esteso
Scenario 1: Ricevere tutte le quantità nella riga, fatturarle parzialmente e chiudere l'ordine di acquisto
Ricevi tutti gli articoli nell'ordine d'acquisto (Transazioni | Acquisti | Immissione transazione di ricezione - Tipo: Spedizione)
Regolazione del conto di bilancio di genere:
Tipo di conto Addebito Credito Inventario $ 1200 Acquisti accumulati $ 1200 Note
La registrazione di un documento di spedizione per un articolo di magazzino crea una nuova riga nella tabella Magazzino ricevute di acquisto (IV10200) per una quantità di 10 a un costo di 120 $ per pezzo.
Fattura PO00044 per una quantità pari a 8 nella finestra Immissione fattura di acquisto (transazioni | Acquisto | Immettere/trovare le fatture)
Regolazione del libro mastro di genere:
Tipo di conto Dare Credito Acquisti accumulati $ 960,00 Contabilità fornitori $ 960,00 Note
In questo modo si crea una fattura pagabile in Gestione fornitori per $960.
Chiudere l'ordine di acquisto nella finestra Modifica ordine di acquisto (Transazioni > Acquisti > Modifica ordini di acquisto).
Due eventi si verificano in questo scenario quando si chiude l'ordine di acquisto:
Il conto degli acquisti accumulati viene stornato per il saldo rimanente associato alle righe chiuse. Ciò è dovuto al fatto che non verranno più fatturati gli articoli nell'elaborazione degli ordini di acquisto. Il sistema presuppone che l'ordine di acquisto venga chiuso per un motivo e l'azienda non dovrà mai pagare il fornitore per i due articoli rimanenti ricevuti sulla ricevuta di spedizione. Essenzialmente, stai ricevendo più, ma pagando meno. La chiusura dell'ordine di acquisto rimuoverà anche l'ordine di acquisto dal report "Ricevuto non fatturato", che in genere viene usato per legare gli acquisti accumulati al Libro mastro generale.
Aggiustamento del bilancio di genere:
Tipo di conto Addebito Credito Acquisti accumulati $240 (2*$120) Inventario $ 240 Il costo della ricevuta di acquisto nel IV10200 originariamente per $120 verrà aggiornato a $96. Il sistema sta rivalutando il livello perché l'ordine di acquisto è stato ricevuto per una quantità di 10, ma solo 8 devono essere pagati, quindi il costo per unità dell'articolo è inferiore. La tabella IV10200 viene aggiornata automaticamente e il calcolo per determinare il costo del livello è il seguente:
Calcolo: costo totale della fattura estesa (dall'ultima fattura corrispondente alla ricevuta di spedizione) /Quantità spedita. ($960/10 = $96 ciascuno)
Note
Le transazioni che vengono registrate automaticamente nel Libro mastro generale per la chiusura dell'ordine di acquisto avranno un documento di origine di EDTPO. Quando si esegue lo zoom indietro sul collegamento Documento di origine nella finestra Dettaglio richiesta in Libro mastro generale (richiesta | Financial | Dettaglio) verrà visualizzato un messaggio: "Cronologia delle transazioni non esistente per questa transazione". Questa operazione funziona come progettato perché non viene mantenuta alcuna cronologia delle transazioni nelle tabelle Elaborazione ordini di acquisto per questa azione.
Per determinare quale ordine di acquisto ha causato la transazione GL, eseguire la seguente query SQL sul database aziendale.
SELECT ORDTRNUM, ORMSTRID, * FROM GL20000 WHERE JRNENTRY = 'XX'Note
Sostituire XX nella query precedente con il numero della voce di registro corretto.
Il campo ORDTRNUM mostrerà il numero PO che è stato chiuso.
Il campo ORMSTRID mostrerà il fornitore dell'ordine di acquisto.
Se questi campi non vengono popolati, per acquisire tali informazioni in futuro, seguire questa procedura:
Uscire da Microsoft Dynamics GP.
Nella cartella del codice di Microsoft Dynamics GP aprire la cartella Dati e modificare il file di Dex.ini.
Aggiungere la riga seguente al file Dex.ini.
REVALJEINDETAIL=TRUE
Salvare il file Dex.ini.
Eseguire questi stessi passaggi su ogni postazione di lavoro che eseguirà la registrazione sugli articoli di inventario.
Scenario 2: Ricevere tutte le quantità sulla linea e chiudere l'ordine di acquisto
Ricevere tutti gli articoli nell'ordine di acquisto (Transazioni | Acquisti | Immissione transazione di ricezione - Tipo: Ricezione)
Regolazione del bilancio delle categorie di genere
Tipo di conto Dare Credito Inventario $ 1200 Acquisti accumulati $ 1200 Chiudi l'ordine di acquisto nella finestra della transazione Modifica Ordini di Acquisto (Transazioni | Acquisto | Modifica Ordini di Acquisto)
Risultati della chiusura senza fatturazione:
Quando si chiude un ordine di acquisto, il sistema non conosce le intenzioni dell'utente, quindi non fa altro che chiudere.
Ecco alcuni esempi di domande a cui Microsoft Dynamics GP non conosce la risposta e perché non aggiorna il libro mastro generale:
- L'utente voleva chiudere l'ordine di acquisto?
- L'utente desidera che il sistema aggiorni il costo dell'articolo?
- L'utente ha già registrato una fattura nella gestione dei pagamenti e ha modificato gli acquisti accumulati?
In questo scenario, un saldo rimarrà nel conto degli acquisti accumulati nel Libro mastro generale. Questa situazione dovrebbe segnalare alla contabilità quando si tenta di collegare gli acquisti accumulati dal report Merci Ricevute Non Fatturate al conto del Libro Mastro. Finché c'è un saldo nel Libro mastro generale per gli acquisti accumulati, è un modo per identificare qualcosa è successo.
Il motivo per cui non viene usato lo stesso processo per entrambi gli scenari è il seguente:
Se Microsoft Dynamics GP ha scelto di aggiornare il IV10200 quando l'ordine di acquisto non è stato fatturato, il costo dell'articolo passerebbe da $120 a $0 (costo fattura estesa (dall'ultima fattura corrispondente alla ricevuta di spedizione) / Quantità spedita) ($ 0,00/10 = $ 0,00). Poiché gli articoli hanno in genere un costo, non vogliamo apportare questa rettifica.
Inoltre, non vogliamo fare l'assunzione che tu non abbia già creato una fattura in Gestione debiti e abbia annullato il conto degli acquisti accumulati; pertanto, non effettuiamo questo adeguamento. Lasciare il saldo nel conto è anche un buon controllo sullo stato degli ordini di acquisto quando si va a riconciliare con GL.