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Le procedure di chiusura di fine anno per il modulo Fixed Asset Management in Microsoft Dynamics GP

  • Articolo

Questo documento illustra le procedure di chiusura consigliate per la gestione degli asset fissi in Microsoft Dynamics.

Si applica a: Microsoft Dynamics GP
Numero KB originale: 865653

Riepilogo

Note

Prima di seguire le istruzioni riportate in questo articolo, assicurarsi di disporre di una copia di backup completa del database che è possibile ripristinare in caso di problemi.

Questo articolo include un elenco di controllo dei passaggi da seguire per completare queste procedure. La sezione seguente contiene informazioni dettagliate su ogni passaggio. Una serie di domande frequenti segue la descrizione delle procedure.

Introduzione

Leggere questo documento prima di eseguire una delle procedure seguenti. Per eventuali domande, contattare il supporto tecnico per Microsoft Dynamics.

Elenco di controllo di fine anno

A tale scopo, seguire questa procedura:

Passaggio 1: Eseguire tutte le procedure di chiusura di fine anno per la gestione dei fornitori in Microsoft Dynamics GP

Chiudere prima la gestione dei pagamenti. Questa azione garantisce che tutte le transazioni dei cespiti in sospeso siano capitalizzate. Per altre informazioni sulla chiusura della gestione dei fornitori, vedere KB -Year-end closing procedures for the Payables Management module in Microsoft Dynamics GP.For more information about closing Payables Management, see KB -Year-end closing procedures for the Payables Management module in Microsoft Dynamics GP.

Passaggio 2: Immettere tutte le transazioni di cespite per l'anno fiscale corrente

Inserire tutte le aggiunte, le modifiche, i trasferimenti e i ritiri per l'anno fiscale corrente.

Note

I trasferimenti e le transazioni di ritiro non devono mai essere eseguite in un anno storico.

Passaggio 3: Deprecare tutti gli asset nell'ultimo giorno dell'anno fiscale corrente

  1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Criteri di gruppo di Microsoft Dynamics, fare clic su Routine, scegliere Asset fissi e quindi selezionare Depreciate.

  2. Nella casella Data destinazione ammortamento digitare l'ultima data dell'anno fiscale corrente.

  3. Per inserire tutti i libri cespiti, selezionare Tutto.

  4. Selezionare Depreciate (Depreciate).

    Note

    È molto importante deprecare tutti gli asset nell'ultimo giorno dell'anno fiscale FA corrente. Se tutti gli asset non vengono ammortizzati nell'ultimo giorno dell'anno fiscale FA corrente prima di elaborare la chiusura dell'anno, gli importi di ammortamento non saranno corretti. Per altre informazioni, vedere Q3 e A3 nella sezione Domande frequenti di seguito.

Passaggio 4: Eseguire il processo di registrazione GL (GL Interface) (Questo passaggio è facoltativo).

  1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Di Microsoft Dynamics GP, fare clic su Routine, scegliere Asset fissi e quindi selezionare GL Post.

  2. Nella casella Periodo iniziale digitare 2024-012.

    Note

    Il segnaposto 2024-012 rappresenta il periodo 12 dell'anno fiscale 2024. Se non si è in esecuzione in un anno fiscale di calendario o se sono presenti più di 12 periodi, il periodo digitato sarà diverso.

  3. Nella casella Periodo finale digitare 2024-012.

  4. Nella casella Data transazione digitare l'ultima data dell'anno fiscale corrente oppure digitare la data in cui è necessario che la registrazione influisca sul libro mastro generale.

  5. Selezionare Continua.

  6. Quando viene visualizzato un messaggio che indica che il numero di batch è in corso di creazione, selezionare Continua.

  7. Nella finestra Destinazione report selezionare la casella di controllo Stampante e quindi selezionare OK.

Passaggio 5: Eseguire tutti i report di fine anno che si desidera mantenere come parte dei record finanziari di fine anno

Gli importi ammortamenti da inizio anno per gli anni fiscali precedenti non vengono mantenuti in Gestione cespiti. È quindi necessario stampare tutti i report contenenti queste informazioni prima di chiudere l'anno.

Sono disponibili diversi report per i cespiti. È consigliabile stampare i report seguenti:

  • Attività annuale

    Per stampare il report Attività annuale, scegliere Asset fissi dal menu Report e quindi selezionare Attività.

  • Aggiornamenti

    Per stampare il report Addizioni, scegliere Asset fissi dal menu Report e quindi selezionare Transazione.

  • Ritiri

    Per stampare il report Ritiri, scegliere Cespiti dal menu Report, selezionare Transazione e quindi ritiri nell'elenco Report.

  • Trasferimenti

    Per stampare il report Trasferimenti, scegliere Cespiti dal menu Report , selezionare Transazione e quindi selezionare Trasferimenti nell'elenco Report .

  • Contabilità ammortamento

    Per stampare il report Contabilità ammortamenti, scegliere Cespiti dal menu Report , selezionare Ammortamento e quindi selezionare Libro mastro ammortamento nell'elenco Report .

  • Libro mastro proprietà

    Per stampare il report Contabilità proprietà, scegliere Asset fissi dal menu Report, selezionare Inventario e quindi selezionare Libro mastro proprietà nell'elenco Report.

  • Cespiti per la riconciliazione generale del libro mastro

    Per stampare il rapporto di riconciliazione dei cespiti in contabilità generale, scegliere Cespiti dal menu Report, selezionare Attività e quindi selezionare Cespiti in Riconciliazione contabilità generale nell'elenco Report.

Se si dispone di più di un libro cespiti, è consigliabile stampare anche i report seguenti:

  • Prenota per prenotare la riconciliazione

    Per stampare il rapporto Book to Book to Book Riconciliazione, scegliere Cespiti dal menu Report e quindi selezionare Confronto.

  • Book to Book YTD Ammortamento Confronto

    Per stampare il rapporto di confronto YTD Book to Book to Book, scegliere Cespiti dal menu Report, selezionare Confronto e quindi selezionare Book to Book YTD Depreciation Comparison (Confronto ammortamento YTD libro) nell'elenco Report.

Passaggio 6: Garantire che il calendario degli asset fissi sia compilato correttamente (questo passaggio è facoltativo).

  1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Di Microsoft Dynamics GP, scegliere Imposta, asset fissi e quindi selezionare Calendario.
  2. Selezionare un calendario e quindi selezionare Verifica. Quando viene richiesto di verificare i periodi, selezionare OK.
  3. Nella finestra Destinazione report selezionare Schermata e quindi selezionare OK.

Passaggio 7: Verificare che i trimestri siano configurati correttamente per tutti gli anni fiscali

  1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Di Microsoft Dynamics GP, configurare, scegliere Asset fissi e quindi trimestre.

  2. Assicurarsi che le caselle seguenti non siano vuote:

    • Data di inizio
    • Mid Date
    • Data di fine

    Note

    Queste caselle devono esistere per ogni trimestre. Se una casella è vuota, digitare la data appropriata in tale casella.

Passaggio 8: Creare un backup

Questo backup deve essere archiviato fuori sede insieme al resto della documentazione di fine anno. Questo backup fornisce un record permanente della posizione finanziaria dell'azienda alla fine dell'anno. Inoltre, questo backup può essere ripristinato in un secondo momento, se necessario. L'esecuzione di un backup garantisce che sia possibile ripristinare rapidamente se si verifica una fluttuazione dell'alimentazione o un altro problema durante le procedure di chiusura di fine anno.

Per creare un backup in Microsoft Dynamics GP, seguire questa procedura:

  1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Manutenzione dal menu Di Microsoft Dynamics GP e quindi selezionare Backup.
  2. Nell'elenco Nome società selezionare il nome della società.
  3. Modificare il percorso del backup se necessario e quindi selezionare OK.

Passaggio 9: Eseguire la routine di chiusura annuale degli asset fissi

  1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Di Microsoft Dynamics GP, fare clic su Routine, scegliere Asset fissi e quindi selezionare Fine anno.

  2. Verificare che l'anno fiscale visualizzato per ogni libro sia l'anno fiscale corrente. L'anno fiscale corrente è l'anno che si sta chiudendo.

    Note

    Se l'anno fiscale visualizzato per un libro non è l'anno fiscale corrente, vedere la domanda 1 nella sezione Domande frequenti .

  3. Selezionare un libro o i libri da chiudere e quindi selezionare Inserisci. Ripetere questo passaggio fino a quando non vengono inseriti tutti i libri da chiudere.

  4. Selezionare Continua per avviare il processo. Selezionare Continua per confermare.

  5. Verrà richiesto di confermare che gli asset sono stati deprecati fino all'ultimo giorno o all'anno fa corrente. In caso contrario, assicurarsi di selezionare NO qui e farlo prima di continuare a chiudere l'anno. In caso affermativo, selezionare Sì.

Note

Un report non viene generato durante la routine di chiusura annuale degli asset fissi per Microsoft Dynamics GP 2013 e versioni precedenti. Per Microsoft Dynamics GP 2015 e versioni successive, è facoltativo stampare un report di chiusura dell'anno fisso. Questo report fornirà un elenco di tutti gli asset interessati dal processo di chiusura di fine anno per libro e uno stato di tali asset.

Note

Microsoft Dynamics esegue le procedure seguenti durante la routine di chiusura di fine anno:

  • Nella finestra Informazioni generali asset il campo Quantità viene copiato nel campo Inizia quantità della finestra Espandi quantità.
  • Nella finestra Espandi ultima manutenzione l'importo della manutenzione YTD viene cancellato.
  • Nella finestra Book asset l'importo dell'ammortamento YTD viene cancellato.
  • Vengono eseguite le procedure seguenti:
    • Il campo Base costo viene copiato nel campo Costo inizio anno.
    • Il campo Ammortamento LTD viene copiato nel campo Inizio riserva .
    • Il campo Salvage Value viene copiato nel campo Begin Salvage .
  • Nella finestra Imposta libro il campo Anno fiscale corrente viene aumentato di uno.

Domande frequenti

D1: L'anno fiscale visualizzato per il mio libro nella finestra Fine anno asset non è l'anno che voglio chiudere. Ho chiuso l'anno scorso, e non ho ancora chiuso l'anno corrente. Cosa devo fare?

A1: Vedere la risposta per la domanda 4.

D2: Ho chiuso il Libro mastro generale in Microsoft Dynamics GP e ora mi rendo conto che non ho ancora chiuso Gestione asset fissi. A questo punto è possibile eseguire la routine di chiusura dell'anno di chiusura degli asset fissi?

A2: È consigliabile chiudere il Libro mastro generale per ultimo, dopo che tutti i moduli secondari sono stati chiusi. Tuttavia, Gestione cespiti può essere chiusa dopo la chiusura del Libro mastro generale. Il processo GL Posting (GL Interface) può essere eseguito e quindi la transazione o le transazioni possono essere registrate nell'anno chiuso o nell'anno storico nel libro mastro generale. Per altre informazioni sul processo GL Posting (GL Interface), vedere il passaggio 4 nella sezione Elenco di controllo di fine anno.

Per registrare le transazioni nell'anno cronologico nel libro mastro generale, assicurarsi che nella finestra Configurazione generale libro mastro siano selezionate le opzioni seguenti:

  • Consenti registrazione nella cronologia
  • Gestire gli account cronologia
  • Gestire le transazioni della cronologia

Note

Per accedere alla finestra Configurazione generale del libro mastro in Microsoft Dynamics GP, scegliere Strumenti dal menu Di Microsoft Dynamics GP , fare clic su Setup (Configurazione), scegliere Financial (Contabilità generale) e quindi General Ledger (Contabilità generale).

La transazione registrata aggiornerà l'anno cronologico e verrà eseguito il roll forward come saldo iniziale per l'anno aperto. Se nella transazione sono stati inclusi conti spese o conti di ricavi, verranno automaticamente vicini all'account o ai conti degli utili conservati.

D3: Ho eseguito la routine di fine anno in Fixed Asset Management, e poi ho eseguito l'ammortamento nel nuovo anno. Vedo che l'ammortamento è altamente sovrastato e che alcuni cespiti hanno un numero negativo nel campo Net Book Value. Perché il sistema calcola così tanto ammortamento?

A3: Questo problema si verifica se le condizioni seguenti sono vere:

  • L'anno è stato chiuso.
  • Gli asset non sono stati ammortizzati nell'ultimo giorno dell'anno fiscale. Si consideri l'esempio seguente:
  • L'anno fiscale è un anno di calendario (dal 1° gennaio al 31 dicembre).
  • I beni sono stati ammortizzati fino al 28 dicembre quando l'anno è stato chiuso. In questo esempio, l'ammortamento non sarà corretto alla successiva esecuzione dell'ammortamento. Il sistema non ricalcola il tasso annuale quando viene eseguita la routine di chiusura dell'anno. I cespiti prendono quindi un anno di ammortamento completo negli ultimi giorni che rimangono nell'anno precedente (dal 29 dicembre al 31 dicembre). Il tasso di ammortamento è il tasso annuale attualmente su ogni cespite. Inoltre, se sono presenti asset che si trovano vicino alla fine della loro vita originale, il campo Net Book Value può diventare negativo.

Esistono due soluzioni alternative per questo problema:

  • Soluzione alternativa consigliata:

    Ripristinare i dati da un backup, eseguire l'ammortamento nell'ultimo giorno dell'anno e quindi eseguire le procedure di chiusura di fine anno.

  • Soluzione alternativa:

    Reimpostare la durata su tutti gli asset.

Note

Se gli importi sui beni sono stati immessi per il campo Ammortamento YTD o per il campo Ammortamento LTD, la reimpostazione della durata delle attività cambierà questi importi e il risultato potrebbe essere diverso. Se si modifica il campo Ammortamento YTD o il campo Ammortamento LTD reimpostando la durata dell'asset, si verificheranno incoerenze tra Gestione cespiti e Contabilità generale. Queste incoerenze devono essere spiegate.

D4: Invece di completare la routine di fine anno per Gestione cespiti, ho modificato manualmente il campo Anno fiscale corrente nella finestra Imposta libro all'anno successivo. Devo tornare indietro ed eseguire la routine di chiusura annuale oppure posso continuare a elaborare l'attività in Fixed Asset Management per il nuovo anno?

A4: se non è stata eseguita alcuna attività, ad esempio aggiunte, modifiche, trasferimenti, ritiri o ammortamenti, per il nuovo anno, è possibile modificare il campo Anno fiscale corrente nella finestra Imposta libro nell'anno precedente e quindi elaborare la routine di chiusura dell'anno.

Se un'attività, ad esempio aggiunte, modifiche, trasferimenti, ritiri o ammortamenti, è stata eseguita per il nuovo anno, ripristinare i dati da un backup e quindi continuare con la routine di chiusura dell'anno.

In entrambi i casi, è necessario eseguire la routine di chiusura dell'anno. Se la routine di chiusura di fine anno non viene completata, l'importo nel campo Ammortamento YTD verrà sovrastimato su qualsiasi report che includa le attività ritirate o che sono state completamente ammortizzate nell'anno precedente. Se la routine di chiusura dell'anno non viene eseguita, gli importi nel campo Ammortamento YTD non verranno cancellati. Gli importi nel campo Ammortamento YTD non verranno azzerato. Questi importi saranno quindi erroneamente inclusi nelle relazioni per il nuovo anno.