Year-End Procedure di chiusura in Controllo inventario in Microsoft Dynamics GP

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Questo articolo illustra come chiudere l'anno e come preparare i record di inventario per il nuovo anno fiscale in Controllo inventario in Microsoft Dynamics GP.

Si applica a: Microsoft Dynamics GP
Numero KB originale: 872713

Procedure di chiusura di fine anno dell'inventario

Seguire questa procedura per chiudere l'anno e preparare i record di inventario per il nuovo anno fiscale. La chiusura di un anno trasferisce tutte le quantità dell'anno corrente riepilogate (costi e importi delle vendite) nella cronologia delle transazioni per gli articoli per i quali è stata mantenuta una cronologia vendite riepilogata. Il campo Quantità venduta per ogni articolo è impostato su zero. Questi passaggi aggiornano anche l'importo nel campo Quantità iniziale di ogni articolo al campo Quantità a portata di mano in ogni sito.

Altre risorse

Procedura di riepilogo

  1. Registrare tutte le transazioni per l'anno.
  2. Riconciliare le quantità di magazzino.
  3. Completare un conteggio dell'inventario fisico e quindi registrare eventuali rettifiche.
  4. Stampare report aggiuntivi.
  5. Eseguire un backup.
  6. Chiudi l'anno.
  7. Chiudere i periodi fiscali per la serie Inventario (facoltativo).
  8. Eseguire un backup finale.

Passaggio 1: Registrare tutte le transazioni per l'anno

Assicurarsi che tutte le transazioni di fatturazione, le transazioni di elaborazione ordini vendita e le transazioni di magazzino per l'anno corrente siano state immesse e quindi registrate prima di chiudere l'anno. È vero in modo che le informazioni storiche siano accurate per l'anno che stai chiudendo e che gli importi da inizio anno vengano dichiarati con precisione per il nuovo anno. Se si desidera immettere le transazioni del periodo futuro prima di chiudere l'anno, creare un nuovo batch con nuove transazioni. Tuttavia, non registrare il batch fino a dopo la chiusura dell'anno.

Passaggio 2: Riconciliare le quantità di inventario

Riconciliare le quantità per tutti gli articoli usando la finestra Riconcilia quantità inventario per assicurarsi che i dati di Controllo inventario non siano stati danneggiati durante l'anno. Per aprire la finestra Riconcilia quantità inventario, seguire questo passaggio:

  • In Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Microsoft Dynamics GP, utilità,inventario e quindi riconcilia.

Se vengono rilevate differenze durante il processo di riconciliazione, le quantità verranno modificate. Se vengono apportate modifiche, queste verranno riflesse nel report Riconcilia. Inoltre, vengono inclusi tutti i numeri di serie e i numeri di lotto aggiunti per gli elementi rettificati. Se si desidera modificare questi numeri di serie e di lotto, è possibile utilizzare la finestra Voce transazione articolo. Immettere le transazioni di rettifica di riduzione per rimuovere i numeri di serie esistenti e i numeri di lotto esistenti. Immettere quindi le transazioni di rettifica di aumento per immettere i numeri di serie corretti e i numeri di lotto corretti. Per aprire la finestra Voce transazione articolo, scegliere Magazzino dal menu Transazioni e quindi selezionare Voce transazione.

Passaggio 3: Completare un conteggio dell'inventario fisico e quindi registrare eventuali rettifiche

  1. Utilizzare la finestra Manutenzione calendario scorte per configurare e quindi gestire le informazioni su quando è possibile eseguire i conteggi delle scorte e sui giorni che verranno conteggiati quando il sistema calcola le date suggerite per il conteggio delle scorte successive per una combinazione specifica di articolo-sito. Per aprire la finestra Manutenzione calendario scorte, seguire questo passaggio:
    • In Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Microsoft Dynamics GP , scegliere Installazione, Inventario e quindi Calendario scorte.
  2. La finestra Assegnazione ciclo conteggio scorte può essere usata se si vuole assegnare una frequenza di conteggio scorte a molti articoli. Per aprire la finestra Assegnazione ciclo conteggio scorte, scegliere Inventario dal menu Schede e quindi selezionare Conteggio assegnazione ciclo.
  3. Creare una pianificazione del conteggio scorte. Una pianificazione conteggio scorte è un elenco degli elementi specifici in un sito specifico che verranno conteggiati durante un conteggio specifico. Quando si avvia una pianificazione del conteggio scorte, viene acquisita la quantità disponibile per ogni riga della pianificazione del conteggio scorte. In seguito, le quantità di numeri di conteggio effettive verranno confrontate con i valori acquisiti per creare transazioni di varianza predefinite. I moduli stock count possono essere stampati durante questo processo. Per aprire la finestra Pianificazione conteggio scorte, scegliere Magazzino dal menu Transazioni e quindi selezionare Stock Count Schedule (Pianificazione conteggio scorte).
  4. Utilizzare la finestra Voce conteggio azioni per immettere informazioni sui risultati dei conteggi delle azioni. Quando si elabora un numero di azioni, vengono create transazioni di varianza. Se la casella di controllo Autopost Stock Count Variances è selezionata, verranno registrate anche le transazioni. Per aprire la finestra Voce conteggio azioni, scegliere Magazzino dal menu Transazioni e quindi selezionare Stock Count Entry (Voce conteggio scorte). Anziché seguire il passaggio 3, è possibile creare manualmente le voci di modifica. A tale scopo, stampare un elenco di controllo inventario fisico usando la finestra Report attività inventario e quindi eseguire un conteggio fisico degli articoli di inventario per verificare che gli importi disponibili siano accurati per tutti gli articoli. Per aprire la finestra Report attività inventario, scegliere Inventario dal menu Report e quindi selezionare Attività.

In caso di differenze, immettere le rettifiche necessarie nella finestra Voce transazione articolo e quindi registrare le transazioni. Per aprire la finestra Voce transazione articolo, scegliere Magazzino dal menu Transazioni e quindi selezionare Voce transazione.

Passaggio 4: Stampare report aggiuntivi

Stampare eventuali report aggiuntivi necessari per la pianificazione o per i record permanenti. I report suggeriti sono i seguenti:

  • Rapporto stato azioni
  • Report ricevute di acquisto
  • Rapporto fatturato
  • Report cronologia transazioni
  • Elenco numeri di serie
  • Elenco numeri di lotto

Per accedere al riquadro Report, scegliere Inventario dal menu Report . Utilizzare le selezioni del riquadro Report inventario per stampare questi report. Se si prevede di rimuovere le ricevute di acquisto vendute durante il processo di chiusura di fine anno, è consigliabile stampare il report Ricevute di acquisto per esaminare le ricevute che verranno rimosse.

Passaggio 5: Eseguire un backup

Eseguire un backup di tutti i dati aziendali.
È vero, quindi sarà possibile ripristinare rapidamente se si verifica una fluttuazione della potenza o un altro problema durante la procedura di chiusura di fine anno.

Passaggio 6: Chiudere l'anno

A tale scopo, selezionare Strumenti dal menu Microsoft Dynamics GP , scegliere Routine, Inventario e selezionare Chiusura fine anno.

Chiudendo un anno, esegue le attività seguenti:

  • Trasferisce tutte le quantità riepilogate dell'anno corrente (costi e importi delle vendite) nella cronologia delle transazioni per gli articoli per cui si è mantenuto lo storico delle vendite riepilogato.
  • Aggiornamenti l'importo nel campo Quantità iniziale dell'articolo al campo Quantità a portata di mano in ogni sito. Alcuni report, ad esempio il report fatturato, utilizzano l'importo nel campo Quantità iniziale per i calcoli del report.
  • Azzere il campo Quantità venduta nella finestra Manutenzione Quantità articolo per ogni sito.
  • Rimuove le ricevute di acquisto e la cronologia delle modifiche dei costi per gli articoli venduti.
  • Rimuove tutti gli elementi sospesi dai record item che sono stati venduti.
  • Rimuove eventuali attributi di lotto dai record di articoli numerato di lotto se sono stati venduti.
  • Aggiornamenti il costo standard di ogni articolo al costo corrente se si utilizza il metodo periodico FIFO o il metodo di valutazione periodica LIFO.
  • Usa la finestra Inventario Year-End Chiusura per chiudere l'anno.

Sono disponibili le seguenti opzioni:

  • Rimuovi: elementi non più disponibili

    Se si seleziona la casella di controllo Elementi non più disponibili, tutti gli articoli non più inclusi che hanno un saldo pari a zero, ovvero nessuna quantità, verranno rimossi da tutte le tabelle IV durante il processo di chiusura di fine anno. Gli elementi possono essere designati come non più disponibili tramite la finestra Manutenzione articoli. Gli articoli sospesi con una quantità a portata di zero (ad eccezione dei componenti del kit) e senza transazioni non registrate verranno rimossi dal modulo Inventario. Se si usa il modulo Gestione chiamate di servizio, determinare se sono presenti elementi sospesi in qualsiasi documento di servizio non registrato. Se in tutti i documenti di servizio non registrati sono presenti elementi non registrati, i documenti devono essere registrati prima di continuare. Il report Elaborazione ordini vendita, il report Fatturazione o il report Elaborazione ordini fornitore e le richieste potranno comunque visualizzare informazioni su questi articoli sospesi. Tuttavia, non sarà possibile eseguire una ricerca sul numero di elemento perché è stato rimosso dalla tabella Master elemento. Se si desidera stampare un report o richiedere informazioni sull'elemento non più disponibile, è necessario includere l'elemento nell'intervallo Numero articolo.

    Nota

    Se si seleziona questa opzione, verranno rimossi gli elementi sospesi. Inoltre, si rimuoverà tutta la cronologia di inventario per gli articoli. Non sarà possibile eseguire il drill-back sulla cronologia inventario per questi articoli.

  • Rimuovi: ricevute vendute e cronologia delle modifiche dei costi prima di [data]

    Se si seleziona la casella di controllo Ricevute vendute , verranno rimosse tutte le ricevute vendute le cui quantità ricevute e quantità vendute sono uguali. I record verranno rimossi dai IV10200 contrassegnati come venduti [RCPTSOLD=1] e dai record corrispondenti dal IV10201 [collegato da IV10201. RCTSEQNM = IV10200. SRCRCTSEQNM].) Si tratta di un passaggio facoltativo e potrebbe non essere una procedura eseguita ogni fine anno. Questi valori possono essere utili quando gli elementi vengono restituiti tramite la fatturazione. Potrebbe quindi non essere necessario rimuovere le ricevute di acquisto dal file.

    In Microsoft Dynamics GP rimuovere: Ricevute vendute e Cronologia modifiche costi precedenti. Selezionare la casella di controllo Ricevute vendute e Cronologia modifiche costi precedenti a per rimuovere tutte le ricevute di acquisto vendute e le modifiche ai costi cronologici per gli articoli che utilizzano il metodo di valutazione periodica Average Perpetual, Last In, First Out (LIFO) Perpetual o First In, First Out (FIFO) Periodic, quindi immettere una data. Le ricevute vendute, i dettagli della quantità venduta e le modifiche ai costi cronologici con date precedenti alla data immessa verranno rimosse.

  • Rimuovi: Attributi lotto venduti

    Se si seleziona la casella di controllo Attributi lotto venduto , i valori per i numeri di lotto venduti verranno rimossi. Ad esempio, è possibile rimuovere il valore rosso per l'attributo lotto Color se sono stati venduti tutti gli elementi numerato di lotto a cui è stato assegnato il valore rosso.

  • Aggiornamento: costo standard dell'articolo

    Se si seleziona la casella di controllo Costo standard dell'articolo , il costo standard per gli articoli a cui è stato assegnato il metodo di valutazione periodica FIFO o il metodo di valutazione periodica LIFO verrà regolato automaticamente in modo da riflettere il costo corrente di ogni articolo o l'importo pagato più di recente per l'articolo. Se si è registrati per il modulo Produzione, non sarà possibile selezionare la casella di controllo Costo standard dell'articolo .

    Nota

    Quando si seleziona di aggiornare il costo standard di un articolo durante il processo di chiusura Year-End magazzino per gli elementi di costo standard, è necessario che il conto di rivalutazione costi standard sia popolato in una delle due posizioni elencate di seguito per il completamento del processo di chiusura Year-End. Se l'account non è popolato, il report eccezioni verrà stampato con l'elenco di elementi che devono essere popolati prima di poter elaborare la chiusura di fine anno.

    1. Carte > Conto articolo magazzino >> (per ogni articolo periodico)
    2. Microsoft Dynamics GP > Strumenti > Imposta la > serie di inventario dei conti > di registrazione >registrazione.

Dopo aver selezionato tutte le opzioni desiderate, selezionare Processo per avviare il processo di chiusura di fine anno. Quando l'anno viene chiuso, non sarà possibile registrare, riconciliare le quantità, modificare i metodi di valutazione o modificare le posizioni decimali per gli articoli.

Passaggio 7: Chiudere i periodi fiscali per la serie Inventario (facoltativo)

È possibile utilizzare la finestra Imposta periodi fiscali per chiudere i periodi fiscali ancora aperti per l'anno. Per aprire la finestra Configurazione periodi fiscali, seguire questo passaggio:

  • In Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Microsoft Dynamics GP , scegliere Imposta, Società e quindi periodi fiscali. Impedisce che le transazioni vengano registrate accidentalmente nel periodo o nell'anno errato.

Assicurarsi di aver registrato tutte le transazioni per il periodo e l'anno per tutti i moduli prima di chiudere i periodi fiscali. Se in un secondo momento è necessario registrare le transazioni in un periodo fiscale già chiuso, è necessario tornare alla finestra Configurazione periodi fiscali per riaprire il periodo prima di poter registrare la transazione.

Passaggio 8: Eseguire un backup finale

Eseguire un backup finale dei file di dati aziendali e mantenerli in una risorsa di archiviazione sicura e permanente. Ti dà un record permanente della posizione finanziaria della società al momento della chiusura dell'anno.

Suggerimenti per la chiusura di fine anno dell'inventario

  • La chiusura di fine anno deve essere eseguita prima che siano state registrate tutte le transazioni per il nuovo anno.
  • È possibile selezionare la casella di controllo Elementi non più disponibili , la casella di controllo Ricevute vendute o Attributi lotto venduti . Se si selezionano queste caselle di controllo, tutti gli articoli, le ricevute vendute e gli attributi di lotto venduti con saldo zero verranno rimossi durante il processo di chiusura di fine anno.
  • Se si seleziona la casella di controllo Costo standard dell'articolo di aggiornamento , il costo standard per gli articoli a cui è stato assegnato il metodo di valutazione periodica FIFO o il metodo di valutazione periodica LIFO verrà regolato automaticamente per riflettere il costo corrente di ogni articolo. Il costo corrente è l'importo pagato più di recente per l'articolo.
  • Non è disponibile alcun report di chiusura di fine anno per l'inventario.

Domande frequenti sulla fine dell'anno di inventario

D1: Come viene aggiornato il costo medio di un articolo durante tutto l'anno e durante il processo di chiusura di fine anno quando si utilizza il metodo di valutazione Average Perpetual?

A1: Se si usa il metodo di valutazione Average Perpetual, tutte le ricevute per ogni articolo verranno calcolate in base alla media per determinare il costo medio. Il processo di chiusura di fine anno non modifica il costo medio. Tuttavia, rimuoverà le ricevute di acquisto che sono state vendute. Al successivo inserimento di una ricevuta, il costo medio verrà rivalutato con le ricevute che rimangono nel file Delle ricevute di acquisto magazzino.

Nota

Sono stati apportati miglioramenti al calcolo del costo medio in Microsoft Dynamics GP 9.0 che sarebbe ancora applicabile. Per altre informazioni sul calcolo dei costi medi, vedere Miglioramenti apportati al calcolo del costo medio in Microsoft Dynamics GP

D2: È possibile utilizzare la finestra Inventario Year-End Chiusura durante l'anno per aggiornare il costo standard degli articoli se si usa il metodo di valutazione periodica?

A2: questa operazione non è consigliata perché il campo Quantità iniziale viene aggiornato durante il processo di chiusura di fine anno. Questo campo non sarebbe corretto nei report, ad esempio il report turnover. Inoltre, tutte le informazioni sulla cronologia delle vendite di riepilogo vengono spostate erroneamente all'anno successivo.

D3: Qual è l'effetto di una chiusura di fine anno di inventario tardiva in Great Plains?

A3: La chiusura di fine anno per questo modulo è facoltativa.

In sintesi, i campi aggiornati durante la chiusura di fine anno vengono usati nei report per i riepiloghi della quantità. Se questi campi non sono importanti, è possibile decidere di non eseguire la chiusura di fine anno.

La chiusura di fine anno dell'inventario sposta le informazioni sulla cronologia di riepilogo dall'anno corrente all'anno precedente (come illustrato in Schede/Inventario/Cronologia) e azzere le informazioni sull'anno corrente.

È consigliabile chiudere il modulo di inventario prima di registrare le transazioni di vendita e acquisto nel nuovo anno perché, in questo caso, i numeri di cronologia dell'articolo non saranno accurati (come illustrato in Schede/Inventario/Cronologia). Inoltre, il report fatturato magazzino potrebbe non essere accurato, perché le quantità iniziali dell'articolo per l'anno non saranno accurate. Per illustrare, supponiamo che hai venduto 100 articoli nel 2019. Poi, hai venduto 10 articoli aggiuntivi nel 2020. Entrambe queste transazioni di inventario sono state registrate nel 2020 prima della chiusura di fine anno 2019 per l'inventario, quindi si avrà una quantità venduta di 110 nel 2020. Dopo l'esecuzione della chiusura di fine anno 2019, si avrà un valore di 0 anziché 10 per la quantità di vendita 2020 (anno corrente) e 110 per la quantità di vendita 2019 (ultimo anno).

Le finestre di riepilogo nell'inventario con le visualizzazioni specifiche del calendario o dell'anno fiscale sono sensibili alla data. Il processo di chiusura di fine anno di inventario non è sensibile alla data.