Procedure di chiusura di fine anno nel controllo inventario in Microsoft Dynamics GP

Questo articolo illustra come chiudere l'anno e come preparare i record di inventario per il nuovo anno fiscale in Controllo inventario in Microsoft Dynamics GP.

Si applica a: Microsoft Dynamics GP
Numero KB originale: 872713

Procedure di chiusura dell'anno di inventario

Seguire questa procedura per chiudere l'anno e preparare i record di inventario per il nuovo anno fiscale. La chiusura di un anno trasferisce tutte le quantità riepilogate dell'anno corrente (costi e importi delle vendite) alla cronologia delle transazioni per gli articoli per i quali si è mantenuto un riepilogo cronologia vendite. Il campo Quantity Sold per ogni articolo è impostato su zero. Questi passaggi aggiornano anche l'importo nel campo Quantità iniziale di ogni elemento al campo Quantity on Hand in ogni sito.

Altre risorse

• Fare riferimento ai suggerimenti per la chiusura di inventario di fine anno
• Fare riferimento alle domande e risposte di fine anno sull'inventario Inventory Year-End Questions and Answers

Passaggi riepilogativi

1. Registra tutte le transazioni per l'anno.
2. Riconciliare le quantità di magazzino.
3. Completare un conteggio inventario fisico e quindi registrare eventuali rettifiche.
4. Stampa rapporti aggiuntivi.
5. Fai una copia di sicurezza.
6. Chiudi l'anno.
7. Chiudere i periodi fiscali per la serie Inventario (facoltativo).
8. Eseguire un backup finale.

Passaggio 1: Registrare tutte le transazioni per l'anno

Assicurarsi che tutte le transazioni di fatturazione, le transazioni di elaborazione degli ordini di vendita e le transazioni di inventario per l'anno corrente siano state immesse e quindi registrate prima di chiudere l'anno. È importante che le informazioni storiche siano accurate per l'anno che si sta chiudendo e che gli importi da inizio anno siano indicati con precisione per il nuovo anno. Se si desidera immettere transazioni future-period prima di chiudere l'anno, creare un nuovo batch con nuove transazioni. Tuttavia, non registrare il batch fino a quando l'anno non è stato chiuso.

Passaggio 2: Riconciliare le quantità di magazzino

Riconciliare le quantità per tutti gli articoli usando la finestra Riconciliare le quantità di inventario per assicurarsi che i dati di controllo inventario non siano danneggiati durante l'anno. Per aprire la finestra Riconciliare le quantità di inventario, seguire questo passaggio:

• In Microsoft Dynamics GP, scegliere Strumenti dal menu Microsoft Dynamics GP, scegliere Utilità, scegliere Inventario e quindi selezionare Riconciliare.

Se durante il processo di riconciliazione vengono rilevate differenze, le quantità verranno modificate. Se vengono apportate modifiche, queste verranno riflesse nel rapporto di riconciliazione. Inoltre, vengono inclusi tutti i numeri di serie e i numeri di lotto aggiunti per gli elementi modificati. Se si desidera modificare questi numeri di serie e numeri di lotto, è possibile usare la finestra di inserimento transazione articolo. Immettere riduci le transazioni di rettifica per rimuovere i numeri di serie esistenti e i numeri di lotto esistenti. Immettere quindi le transazioni di rettifica di incremento per immettere i numeri di serie corretti e i numeri di lotto corretti. Per aprire la finestra Transazione Articolo, scegliere Inventario dal menu Transazioni e quindi selezionare Finestra Transazione.

Passaggio 3: Completare un conteggio inventario fisico e quindi registrare eventuali rettifiche

1. Utilizzare la finestra Manutenzione calendario azionario per configurare e quindi mantenere le informazioni su quando è possibile eseguire i conteggi delle scorte e sui giorni di conteggio dei giorni in cui il sistema calcola le date suggerite per il conteggio delle scorte successivo per una combinazione specifica del sito di articoli. Per aprire la finestra Manutenzione calendario magazzino, seguire questo passaggio:
   • In Microsoft Dynamics GP, scegliere Strumenti dal menu Microsoft Dynamics GP, scegliere Imposta, scegliere Inventario, e quindi selezionare Calendario Stock.
2. La finestra Assegnazione ciclo inventario è utile quando si desidera assegnare una frequenza di inventario a molti articoli. Per aprire la finestra Count Cycle Assignment, scegliere Inventario nel menu Schede e quindi selezionare Count Cycle Assignment.
3. Crea un programma di inventario. Una pianificazione del conteggio delle scorte è un elenco degli elementi specifici in un sito specifico che verrà conteggiato durante un conteggio specifico. Quando si avvia una pianificazione del conteggio delle scorte, la quantità disponibile per ogni riga nella pianificazione del conteggio delle scorte viene acquisita. Successivamente, le quantità effettive di numeri di conteggio verranno confrontate con i valori acquisiti per creare transazioni di varianza predefinite. I moduli stock count possono essere stampati durante questo processo. Per aprire la finestra Pianificazione conteggio azioni, scegliere Inventario dal menu Transazioni e quindi selezionare Pianificazione conteggio azioni.
4. Usare la finestra Stock Count Entry per immettere informazioni sui risultati dei conteggi azionari. Quando si elabora un conteggio delle scorte, vengono create transazioni di varianza. Se la casella di controllo Autopost Stock Count Variances è selezionata, verranno registrate anche le transazioni. Per aprire la finestra Inserimento conteggio scorte, scegliere Inventario dal menu Transazioni e quindi selezionare Inserimento conteggio scorte. Invece di seguire il passaggio 3, è possibile creare manualmente le voci di modifica. A tale scopo, stampare un elenco di controllo dell'inventario fisico usando la finestra Report attività inventario e quindi eseguire un conteggio fisico degli articoli di inventario per verificare che la quantità su mano sia accurata per tutti gli articoli. Per aprire la finestra Report attività inventario, scegliere Inventario dal menu Report e quindi selezionare Attività.

Se ci sono differenze, inserire le modifiche necessarie nella finestra di inserimento transazioni degli articoli e quindi registrare le transazioni. Per aprire la finestra Inserimento Transazione Articolo, scegliere Inventario dal menu Transazioni e quindi selezionare Inserimento Transazione.

Passaggio 4: Stampare report aggiuntivi

Stampare eventuali report aggiuntivi necessari per la pianificazione o per i record permanenti. I report suggeriti sono i seguenti:

• Report sullo stato delle scorte
• Report delle ricevute d'acquisto
• Rapporto fatturato
• Rapporto storico delle transazioni
• Elenco numeri di serie
• Elenco dei numeri di lotto

Per accedere al riquadro Report, scegliere Inventario dal menu Report . Utilizzare le selezioni dalla palette di report di inventario per stampare questi report. Se si prevede di rimuovere le ricevute di acquisto vendute durante il processo di chiusura dell'anno, è consigliabile stampare il report Ricevute di acquisto per esaminare le ricevute che verranno rimosse.

Passaggio 5: Eseguire un backup

Eseguire un backup di tutti i dati aziendali.
È vero in modo che si sarà in grado di recuperare rapidamente se si verifica una fluttuazione dell'alimentazione o un altro problema durante la procedura di chiusura di fine anno.

Passaggio 6: Chiudere l'anno

A tale scopo, selezionare Strumenti nel menu Di Microsoft Dynamics GP, scegliere Routine, fare clic su Inventario e selezionare Chiusura di fine anno.

Chiudere un anno comporta le seguenti attività:

• Trasferisce tutte le quantità riepilogate dell'anno corrente (costi e importi delle vendite) alla cronologia delle transazioni per gli elementi per i quali si è mantenuto riepilogato la cronologia delle vendite.
• Aggiorna la quantità nel campo Quantità iniziale dell'elemento al campo Quantità disponibile in ogni sito. Alcuni report, ad esempio il rapporto fatturato, usano l'importo nel campo Quantità iniziale per i calcoli del report.
• Zeri il campo Quantity Sold (Quantità vendute) nella finestra Manutenzione quantità articolo per ogni sito.
• Rimuove le ricevute di acquisto e la cronologia delle modifiche dei costi per gli articoli venduti.
• Rimuove qualsiasi articolo fuori produzione dai record degli articoli che sono stati venduti.
• Rimuove tutti gli attributi del lotto dai record di articoli numerati se sono stati venduti.
• Aggiorna il costo standard di ogni articolo al costo corrente se si utilizza il metodo periodico FIFO o il metodo di valutazione periodica LIFO.
• Usa la finestra Chiusura dell'Anno di Inventario per chiudere l'anno.

Di seguito vengono illustrate le opzioni disponibili.

• Rimuovi: Elementi sospesi

  Se si seleziona la casella di controllo Elementi sospesi, tutti gli elementi sospesi con saldo zero (ovvero nessuna quantità) verranno rimossi da tutte le tabelle IV durante il processo di chiusura di fine anno. Gli elementi possono essere designati come sospesi tramite la finestra Manutenzione elementi. Articoli discontinui con una quantità disponibile di zero (ad eccezione dei componenti del kit) e che non presentano transazioni non inviate verranno rimossi dal modulo di Inventario. Se si utilizza il modulo Gestione chiamate di servizio, determinare se sono presenti elementi interrotti in documenti di servizio non ancora registrati. Se gli elementi sospesi esistono in qualsiasi documento di servizio non inviato, è necessario pubblicare i documenti prima di continuare. Il report Elaborazione ordini vendita, il report fatturazione o il report Elaborazione ordini di acquisto e richieste saranno comunque in grado di visualizzare informazioni su questi articoli sospesi. Tuttavia, non sarà possibile eseguire una ricerca sul numero di elemento perché è stato rimosso dalla tabella Master dell'elemento. Se si desidera stampare un report o richiedere informazioni sull'articolo sospeso, è necessario includere l'articolo all'interno dell'intervallo Numero articolo.

  Note

  Se si seleziona questa opzione, verranno rimossi gli elementi sospesi. Inoltre, si rimuoverà tutta la cronologia di inventario per gli articoli. Non sarà possibile eseguire il drillback sulla cronologia dell'inventario per questi articoli.

• Rimuovi: Ricevute di vendita e Cronologia modifiche costi prima di [data]

  Se si seleziona la casella di controllo Ricevute vendute, verranno rimosse tutte le ricevute vendute le cui quantità ricevute e quantità vendute sono uguali. I record contrassegnati come venduti [RCPTSOLD=1] verranno rimossi dal IV10200, insieme ai record corrispondenti dal IV10201 [collegati da IV10201.RCTSEQNM = IV10200.SRCRCTSEQNM]. Si tratta di un passaggio facoltativo e potrebbe non essere una procedura eseguita alla fine dell'anno. Questi valori possono risultare utili quando gli elementi vengono restituiti tramite fatturazione. Quindi potresti non voler rimuovere le ricevute di acquisto dal file.

  In Microsoft Dynamics GP rimuovere: Ricevute vendute e Cronologia modifiche dei costi precedente a. Selezionare la casella di controllo Ricevute vendute e Cronologia modifiche costi prima di per rimuovere tutte le ricevute d'acquisto vendute e le modifiche ai costi storici per gli articoli che utilizzano il metodo di valutazione Media Perpetuo, Ultimo Entrato, Primo Uscito (LIFO) Perpetuo o Primo Entrato, Primo Uscito (FIFO) Periodico, quindi immettere una data. Le ricevute vendute, i dettagli delle quantità vendute e le modifiche ai costi storici con date precedenti alla data che hai immesso verranno rimossi.

• Rimuovi: Attributi lotto di articoli venduti

  Se si seleziona la casella di controllo Attributi lotto venduto, i valori per i numeri di lotti venduti verranno rimossi. Ad esempio, è possibile rimuovere il valore rosso per l'attributo lotto Color se sono stati venduti tutti gli elementi numerati del lotto a cui è stato assegnato il valore rosso.

• Aggiornamento: Costo standard dell'articolo

  Se si seleziona la casella di controllo Costo standard dell'articolo, il costo standard per tutti gli articoli assegnati al metodo di valutazione periodica FIFO o il metodo di valutazione periodica LIFO verrà modificato automaticamente in modo da riflettere il costo corrente di ogni articolo o l'importo pagato più di recente per l'articolo. Se si è registrati per il modulo Manufacturing, non sarà possibile selezionare la casella di controllo "Costo standard dell'articolo".

  Note

  Quando si sceglie di aggiornare il costo standard di un articolo durante il processo di chiusura dell'anno di inventario per gli articoli di costo standard, è necessario che l'account di rivalutazione costi standard sia popolato in una delle due posizioni elencate di seguito per il completamento del processo di chiusura di fine anno. Se non si dispone dell'account popolato, il report eccezioni verrà stampato con l'elenco di elementi che devono essere popolati prima di poter elaborare la chiusura di fine anno.

  1. Carte > Inventario > Articolo > Account (per ogni articolo periodico)
  2. Microsoft Dynamics GP > Strumenti > Configurazione > Inserimento > Conti di registrazione > Serie inventario.

Dopo aver selezionato tutte le opzioni desiderate, selezionare Elabora per avviare il processo di chiusura di fine anno. Quando l'anno viene chiuso, non sarà possibile registrare, riconciliare le quantità, modificare i metodi di valutazione o modificare posizioni decimali per gli articoli.

Passaggio 7: Chiudere i periodi fiscali per la serie inventario (facoltativo)

È possibile usare la finestra Configurazione periodi fiscali per chiudere i periodi fiscali ancora aperti per l'anno. Per aprire la finestra di configurazione dei periodi fiscali, seguire questo passaggio:

• In Microsoft Dynamics GP, puntare a Strumenti nel menu Microsoft Dynamics GP, puntare a Impostazioni, puntare a Azienda, e quindi selezionare Periodi fiscali. Impedisce la pubblicazione accidentale delle transazioni nel periodo o nell'anno sbagliato.

Assicurarsi di aver registrato tutte le transazioni per il periodo e l'anno per tutti i moduli prima di chiudere i periodi fiscali. Se in un secondo momento è necessario registrare le transazioni in un periodo fiscale già chiuso, è necessario tornare alla finestra Imposta periodi fiscali per riaprire il periodo prima di poter registrare la transazione.

Passaggio 8: Eseguire un backup finale

Eseguire un backup finale dei file di dati aziendali e mantenerli in una risorsa di archiviazione sicura e permanente. Ti dà un record permanente della posizione finanziaria della società al momento della chiusura dell'anno.

Suggerimenti per la chiusura dell'anno di inventario

• La chiusura di fine anno deve essere eseguita prima che siano state registrate eventuali transazioni per il nuovo anno.
• È possibile selezionare la casella di controllo Elementi sospesi, la casella di controllo Ricevute vendute o la casella di controllo Attributi lotto venduto. Se si selezionano queste caselle di controllo, tutti gli articoli, le ricevute vendute e gli attributi lotto venduti che hanno un saldo zero verranno rimossi durante il processo di chiusura di fine anno.
• Se si seleziona la casella di controllo Aggiorna il Costo Standard dell'Articolo, il costo standard per tutti gli articoli assegnati al metodo di valutazione periodica FIFO o al metodo di valutazione periodica LIFO verrà modificato automaticamente per riflettere il costo corrente di ciascun articolo. Il costo corrente è l'importo pagato più di recente per l'articolo.
• Non esiste alcun report di chiusura dell'anno per Inventory.

Domande frequenti sulla fine dell'anno di inventario

D1: Come viene aggiornato il costo medio di un articolo nel corso dell'anno e durante il processo di chiusura di fine anno quando si usa il metodo di valutazione Perpetua media?

A1: se si usa il metodo di valutazione media perpetua, tutte le ricevute per ogni articolo verranno calcolate in media per determinare il costo medio. Il processo di chiusura di fine anno non modifica il costo medio. Tuttavia, rimuoverà le ricevute di acquisto vendute. Al successivo inserimento di una ricevuta, il costo medio verrà rivalutato con le ricevute che rimangono nel file Ricevute di acquisto inventario.

Note

Sono stati apportati miglioramenti al calcolo del costo medio in Microsoft Dynamics GP 9.0 che sarebbe ancora applicabile. Per altre informazioni sul calcolo dei costi medi, vedere Miglioramenti apportati al calcolo del costo medio in Microsoft Dynamics GP

D2: Se si utilizza il metodo di valutazione periodica, è possibile utilizzare la finestra Di chiusura dell'anno di inventario durante tutto l'anno per aggiornare il costo standard degli articoli?

A2: Non è consigliabile perché il campo Quantità iniziale viene aggiornato durante il processo di chiusura dell'anno. Renderebbe quel campo errato nei rapporti, ad esempio nel rapporto sul fatturato. Inoltre, tutte le informazioni della cronologia delle vendite di riepilogo verranno spostate erroneamente nell'anno successivo.

D3: Qual è l'effetto di fare in ritardo la chiusura dell'inventario di fine anno in Great Plains?

A3: Chiusura annuale per questo modulo è facoltativa.

In sintesi, i campi aggiornati durante la chiusura di fine anno vengono utilizzati nei report per i riepiloghi delle quantità. Se questi campi non sono importanti, è possibile decidere di non eseguire la chiusura di fine anno.

La chiusura di fine anno dell'inventario trasferisce le informazioni riassuntive dalla cronologia dell'anno corrente all'anno precedente (come indicato in Carte/Inventario/Cronologia), azzerando i dati dell'anno corrente.

È consigliabile chiudere il modulo di inventario prima di registrare le transazioni di vendita e acquisto nel nuovo anno perché, se lo si esegue, i numeri di cronologia dell'articolo non saranno accurati (come illustrato in Schede/Inventario/Cronologia). Inoltre, il rapporto fatturato magazzino potrebbe non essere accurato, perché le quantità iniziali dell'articolo per l'anno non saranno accurate. Per illustrare, si supponga di aver venduto 100 articoli nel 2019. Poi, hai venduto 10 articoli aggiuntivi nel 2020. Hai registrato entrambe queste transazioni di inventario nel 2020 prima di completare la chiusura di fine anno 2019 per l'inventario, quindi avrai una quantità venduta di 110 nel 2020. Dopo aver completato la chiusura dell'anno 2019, avrai un valore di 0 anziché 10 per la quantità vendite 2020 (Anno Corrente) e 110 per la quantità vendite 2019 (Anno Precedente).

Le finestre di riepilogo nell'inventario con le visualizzazioni specifiche del calendario o dell'anno fiscale sono sensibili alla data. Il processo di chiusura dell'anno di inventario non è sensibile alla data.