Procedure di chiusura di fine anno per il modulo Payables Management in Microsoft Dynamics GP

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Questo articolo descrive le procedure di chiusura di fine anno consigliate per il modulo Gestione debiti in Microsoft Dynamics GP.

Si applica a: Microsoft Dynamics GP
Numero KB originale: 875169

Riepilogo

Nota

Prima di seguire le istruzioni in questo articolo, assicurarsi di disporre di una copia di backup completa del database che è possibile ripristinare in caso di problemi.

La sezione Altre informazioni contiene le informazioni seguenti:

  • Elenco di controllo dei passaggi da seguire per completare le procedure di chiusura di fine anno del calendario.

  • Elenco di controllo dei passaggi da seguire per completare le procedure di chiusura di fine anno fiscale.

  • Informazioni dettagliate su ogni passaggio degli elenchi di controllo.

  • Elenco di domande frequenti.

Ulteriori informazioni

Leggere l'intero articolo prima di eseguire i passaggi. In caso di domande, contattare il supporto tecnico di Microsoft Dynamics.

Elenco di controllo di chiusura master di fine anno per la gestione dei debiti

Nota

Usare questo elenco di controllo se si chiude l'anno fiscale e l'anno di calendario contemporaneamente.

  1. Registrare tutte le transazioni per l'anno.
  2. Stampare il report Saldo versione di valutazione obsoleto con opzioni.
  3. Stampare il report analisi periodo fornitore.
  4. Installare l'aggiornamento di fine anno payroll (facoltativo)
  5. Eseguire un backup denominato "Pre-1099 Edits".
  6. Verificare le informazioni 1099 e modificarle se sono necessarie.
  7. Stampare le istruzioni 1099.
  8. Eseguire un backup denominato "Pre Year-End".
  9. Chiudi l'anno.
  10. Chiudere i periodi fiscali.
  11. Chiudere l'anno fiscale.
  12. Eseguire un backup denominato "Post Year-End".

Elenco di controllo per la chiusura di fine anno del calendario di gestione dei debiti

Nota

Anche se il modulo Gestione debiti è sensibile alla data, gli oggetti SmartList, i report di riepilogo gestione contabilità fornitori e la visualizzazione Importi dall'ultima chiusura della finestra Riepilogo annuale fornitore vengono aggiornati in base alla chiusura del modulo Gestione contabilità fornitori. È quindi consigliabile seguire questa procedura in modo che gli oggetti SmartList, i report di riepilogo gestione contabilità fornitori e la visualizzazione Importi dall'ultima chiusura della finestra Riepilogo annuale fornitore siano corretti.

  1. Registrare tutte le transazioni per l'anno di calendario.
  2. Stampare il report Saldo versione di valutazione obsoleto con opzioni.
  3. Eseguire un backup denominato "Pre-1099 Edits".
  4. Verificare le informazioni 1099 e modificarle se sono necessarie.
  5. Stampare le istruzioni 1099.
  6. Eseguire un backup denominato "Pre Year-End".
  7. Chiudere l'anno di calendario.
  8. Chiudere i periodi fiscali.
  9. Chiudere l'anno fiscale.
  10. Eseguire un backup denominato "Post Year-End".

Elenco di controllo per la chiusura dell'anno fiscale di gestione dei debiti

  1. Registrare tutte le transazioni per l'anno fiscale.
  2. Stampare il report analisi periodo fornitore.
  3. Eseguire un backup denominato "Pre Year-End".
  4. Chiudere l'anno fiscale.
  5. Chiudere i periodi fiscali.
  6. Eseguire un backup denominato "Post Year-End".

Informazioni dettagliate per ogni passaggio dell'elenco di controllo di fine anno

I passaggi seguenti sono informazioni dettagliate per l'elenco di controllo di fine anno.

Passaggio 1: Registrare tutte le transazioni per l'anno

Registrare tutte le transazioni per l'anno prima della chiusura dell'anno. Se si desidera immettere transazioni periodo future prima di chiudere l'anno, creare un nuovo batch per le transazioni del periodo futuro. Salvare le transazioni del periodo futuro nel nuovo batch, ma non registrare il nuovo batch fino a dopo la chiusura dell'anno.

Le aree seguenti di Microsoft Dynamics GP non sono sensibili alla data:

  • Visualizzazione Importi dall'ultima chiusura della finestra Riepilogo annuale fornitore
  • Oggetti SmartList
  • Report riepilogo fornitori

Queste aree di Microsoft Dynamics GP non saranno corrette se non si chiude l'anno dei debiti dopo aver immesso tutte le transazioni dell'anno corrente e prima di immettere le transazioni per il nuovo anno. Tuttavia, la visualizzazione Importi dall'ultima chiusura della finestra Riepilogo annuale fornitore è modificabile. È quindi possibile aggiornare le informazioni nella visualizzazione Importi dall'ultima chiusura della finestra Riepilogo annuale fornitore, se necessario.

Per accedere alla visualizzazione Importi dall'ultima chiusura della finestra Riepilogo annuale fornitore, seguire questa procedura:

  1. Nel menu Schede scegliere Acquisti e quindi fare clic su Riepilogo.
  2. Nella finestra Riepilogo credito fornitore digitare un ID fornitore nel campo ID fornitore e quindi selezionare Annuale.
  3. Nell'elenco Visualizzazione riepilogo selezionare Importi dall'ultima chiusura.

Per visualizzare le colonne SmartList interessate, seguire questa procedura:

  1. Aprire SmartList. Per eseguire questa operazione in Microsoft Dynamics GP, selezionare SmartList dal menu Microsoft Dynamics GP.

  2. Espandere il nodo Acquisti e quindi selezionare Fornitori.

  3. Selezionare Colonne.

  4. Selezionare Aggiungi.

  5. Selezionare i campi seguenti nell'elenco Colonne disponibili .

    Nota

    Gli elementi contrassegnati con un asterisco sono interessati dalla chiusura di fine anno del calendario. Tutti gli altri elementi sono interessati dalla chiusura dell'anno fiscale.

    • 1099 Importo YTD
    • 1099 Importo LYR
    • Importo fatturato YTD
    • Importo fatturato LYR
    • Importo pagato YTD
    • Importo pagato LYR
    • Giorni medi di pagamento - Anno
    • Sconto disponibile LYR
    • Sconto disponibile YTD
    • Sconto LYR perso
    • Sconto YTD perso
    • Sconto preso LYR
    • Sconto acquisito YTD
    • Finance Charge LYR
    • Addebito finanziario YTD
    • Numero di addebiti finanziari LYR
    • Numero di addebiti finanziari YTD
    • Numero di LYR fattura
    • Numero di YTD fattura
    • Numero di YTD fattura a pagamento
    • Restituisce LYR
    • Restituisce YTD
    • Sconti commerciali presi LYR
    • Sconti commerciali acquisiti YTD
    • Ritenuta LYR
    • Ritenuta YTD
    • Write Offs LYR
    • Disattiva YTD

  6. Selezionare OK.

  7. Selezionare OK.

Per visualizzare i report riepilogo fornitori, seguire questa procedura:

  1. Scegliere Acquisti dal menu Report e quindi selezionare Analisi.
  2. Nell'elenco Report selezionare Anno del calendario.
  3. Nell'elenco Opzioni selezionare un'opzione e quindi selezionare Stampa.

Passaggio 2: Stampare il report Di valutazione obsoleto con opzioni

È consigliabile stampare una copia cartacea del report Saldo di valutazione obsoleto con opzioni per mantenere i record finanziari permanenti di fine anno. Per effettuare questa operazione, seguire questi passaggi:

  1. Scegliere Acquisti dal menu Report e quindi selezionare Saldo valutazione.
  2. Nell'elenco Report selezionare Saldo versione di valutazione obsoleta con opzioni.

Passaggio 3: Stampare il report Analisi periodo fornitore

È consigliabile stampare una copia cartacea del report Analisi periodo fornitore per mantenere i record finanziari permanenti di fine anno. Per effettuare questa operazione, seguire questi passaggi:

  1. Scegliere Acquisti dal menu Report e quindi selezionare Analisi.
  2. Nell'elenco Report selezionare Punto.

Passaggio 4: Installare l'aggiornamento di fine anno per le retribuzioni (facoltativo)

Se sono presenti modifiche di conformità per Gestione pagamenti, ad esempio modifiche al modulo 1099, installare l'aggiornamento di fine anno per le retribuzioni. Se non sono presenti modifiche o problemi di conformità per l'anno fiscale per la gestione dei debiti, è possibile ignorare questo passaggio.

Esaminare le modifiche incluse nell'aggiornamento di fine anno delle retribuzioni.

Passaggio 5: Eseguire un backup denominato Pre-1099 Edits

Creare un backup e quindi inserire il backup in un archivio permanente sicuro. Un backup fornisce un record permanente della posizione finanziaria della società alla fine dell'anno e questo backup può essere ripristinato in un secondo momento, se necessario. Un backup consente di ripristinare rapidamente i dati se si verifica una fluttuazione dell'alimentazione o un altro problema durante la procedura di chiusura di fine anno.

Per creare un backup in Microsoft Dynamics GP, seguire questa procedura:

  1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Manutenzione dal menu Microsoft Dynamics GP e quindi selezionare Backup.

  2. Nell'elenco Nome società selezionare il nome della società.

  3. Modificare il percorso del file di backup, se necessario, quindi selezionare OK.

    Nota

    È consigliabile assegnare a questo backup il nome Pre-1099 Edits per distinguerlo dagli altri backup.

Passaggio 6: Verificare le informazioni 1099 e modificarle se sono necessarie

Per stampare l'elenco di modifiche 1099, seguire questa procedura:

  1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Microsoft Dynamics GP , scegliere Routine, Acquisti e quindi Stampa 1099.

  2. Immettere le informazioni aziendali e l'ID indirizzo.

  3. Selezionare l'icona della stampante nell'angolo in alto a destra per stampare l'elenco di modifica 1099. Verificare l'accuratezza.

  4. Se è necessario modificare qualsiasi informazione 1099, utilizzare uno dei metodi seguenti (il metodo 1 e 2 è consigliato per Microsoft Dynamics GP 2013 e versioni successive e illustrato anche in Modifica resa facile per 1099 in Microsoft Dynamics GP

Metodo 1: (CONSIGLIATO) Modifica 1099 Dettagli transazione (si applica a Microsoft Dynamics GP 2013 e versioni successive)

  1. Selezionare Transazioni, scegliere Acquisti e quindi Modifica informazioni transazione 1099.

  2. Selezionare l'ID fornitore appropriato. Nella finestra verranno visualizzati solo i fornitori impostati su 1099able.

  3. È possibile limitare in base al numero di giustificativo, al numero di documento o alla data, se necessario.

  4. Selezionare se si desidera 1099 transazioni di debito, tutte le transazioni di debito o tutte le transazioni di credito.

  5. I dettagli della transazione del fornitore verranno popolati nella parte inferiore della finestra. Per ogni transazione, è possibile modificare il tipo di imposta, il numero di casella e l'importo nelle transazioni aperte e cronologiche.

    Nota

    Non è possibile immettere un importo di 1099 superiore all'importo totale del documento.

  6. Selezionare Processo per apportare le modifiche e la versione 1099 verrà aggiornata.

Metodo 2: FORNITORE NON CONTRASSEGNATO CORRETTAMENTE: (si applica a Microsoft Dynamics GP 2013 e versioni successive)

Se un fornitore è stato contrassegnato come 1099able e non dovrebbe essere disponibile o si è dimenticato di contrassegnare un fornitore come 1099able, è possibile usare l'utilità Update 1099 Information per modificare lo stato 1099 del fornitore e anche per aggiornare le informazioni 1099. È possibile modificare un fornitore 1099 in modo che non sia 1099 o visto versa.

  1. Selezionare Strumenti in Microsoft Dynamics GP, scegliere Utilità, Acquisto e quindi Aggiorna informazioni 1099.

  2. Contrassegnare il punto elenco per Vendor e 1099 Transactions.Mark the bullet for Vendor and 1099 Transactions.

  3. Nelle sezioni FROM e TO immettere il contenuto seguente:

    • Per impostare un fornitore su 1099able: selezionare Non un fornitore 1099 nella sezione FROM e selezionare il tipo 1099 appropriato di Dividend, Interest o Miscellaneous e il numero di casella 1099 appropriato nella sezione TO. (Varie e Box 7 Nonemployee Compensazione è il più comune.)

    • Per modificare un fornitore in modo che non sia 1099able : selezionare il tipo di imposta corrente e il numero di casella 1099 selezionato nella finestra Opzioni di manutenzione fornitore per il fornitore nella sezione FROM e selezionare Non un fornitore 1099 nella sezione TO.

    *Se Non è un fornitore 1099 non è un'opzione negli elenchi a discesa, non si è in una versione di Criteri di gruppo superiore a Microsoft Dynamics GP 2013 o non si è selezionato Vendor e 1099 Transactions come indicato nel passaggio 2.

  4. Utilizzare la restrizione Intervallo per limitare l'ID fornitore da modificare e selezionare INSERISCI.

  5. Selezionare Processo. Lo stato del fornitore verrà aggiornato nella finestra Opzioni di manutenzione fornitore e le informazioni 1099 verranno aggiornate in modo appropriato. È possibile usare la finestra dei dettagli 1099 (vedere Metodo 1) per verificare.

Metodo 3: Modificare direttamente la versione 1099 (usare per Microsoft Dynamics GP 2010 e versioni precedenti, ma può funzionare per tutte le versioni)

Nota

L'utilità Riconcilia per gli importi 1099 annulla tutte le modifiche apportate usando questo metodo.

  1. Nel menu Schede scegliere Acquisti e quindi 1099 Dettagli.

  2. Nell'elenco ID fornitore selezionare un ID fornitore.

  3. Nell'elenco Tipo di imposta selezionare una delle opzioni seguenti:

    • Dividendo

    • Interesse

    • Varie

  4. Nell'area Visualizza selezionare Mese o Anno e quindi digitare 20XX nel campo Anno. Immettere l'anno desiderato per il segnaposto 20XX .

  5. Nella colonna Importo digitare l'importo 1099 corretto. Selezionare Salva.

Metodo 4: Modificare direttamente la versione 1099 (usare per Microsoft Dynamics GP 2010 e versioni precedenti, ma può funzionare per tutte le versioni)

Nota

L'utilità Riconcilia per gli importi 1099 annulla tutte le modifiche apportate usando questo metodo.

  1. Nel menu Schede scegliere Acquisti e quindi fare clic su Riepilogo.

  2. Nell'elenco ID fornitore selezionare un ID fornitore e quindi selezionare Periodo.

  3. Nel campo Anno digitare 20XX. Immettere l'anno desiderato per il segnaposto 20XX .

  4. Nel campo Mese/Periodo selezionare il mese o il periodo appropriato.

  5. Selezionare il pulsante di espansione blu Dettagli 1099 visualizzato accanto al campo Importo 1099. Verrà aperta la finestra Dettagli 1099.

  6. Nella colonna Importo digitare l'importo 1099 corretto per la rispettiva casella.

  7. Premere Salva. Esistono fuori dalle finestre rimanenti.

Passaggio 7: Stampare le istruzioni 1099

Nota

Puoi farlo in qualsiasi momento.

Per stampare le istruzioni 1099, seguire questa procedura:

  1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Microsoft Dynamics GP , scegliere Routine, Acquisti e quindi Stampa 1099.
  2. Nel campo Anno 1099 digitare 20XX. Immettere l'anno per il segnaposto 20XX .
  3. Ognuno dei tipi di report 1099 deve essere stampato separatamente. Nella finestra Stampa 1099 selezionare le opzioni desiderate nel campo Tipo 1099 e nel campo Numero casella 1099 e quindi selezionare Stampa.

Nella tabella seguente vengono fornite informazioni aggiuntive sui campi del modulo 1099 e sulla posizione in cui queste informazioni possono trovarsi in Microsoft Dynamics GP.

Campo finestra in cui si trovano i dati
Nome dei pagatori, indirizzo, città, stato e CAP/codice postale Finestra Stampa 1099
Numero di identificazione federale dei pagatori Finestra Stampa 1099
Nome, indirizzo e CAP/codice postale dei destinatari Indirizzo primario della finestra Manutenzione fornitore
Numero di identificazione dei destinatari Campo ID imposta della finestra Opzioni di manutenzione fornitore
Importi per le caselle da 1 a 9 nel modulo di dividendo o da 1 a 16 nel modulo varie Campo Importo 1099 nella finestra Riepilogo annuale fornitore

Attualmente, Microsoft Dynamics GP non gestisce l'archiviazione di supporti magnetici dello stato 1099s. I seguenti Microsoft Dynamics Partner offrono prodotti multimediali magnetici con stato W-2 e 1099 compatibili. Per altre informazioni, contattare:

Greenshades Accounting Software, Inc.
7800 Belfort Parkway Suite 220
Jacksonville, FL 32207
Generale: 1-800-209-9793 (numero verde)
Vendite: 1-800-209-9793x2 (numero verde)
sales@greenshades.com
Greenshades

Passaggio 8: Eseguire un backup denominato Pre Year-End

Creare un backup e quindi inserire il backup in un archivio permanente sicuro. Un backup fornisce un record permanente della posizione finanziaria della società alla fine dell'anno e questo backup può essere ripristinato in un secondo momento, se necessario. Un backup consente di ripristinare rapidamente i dati se si verifica una fluttuazione dell'alimentazione o un altro problema durante la procedura di chiusura di fine anno.

Per creare un backup in Microsoft Dynamics GP, seguire questa procedura:

  1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Manutenzione dal menu Microsoft Dynamics GP e quindi selezionare Backup.
  2. Nell'elenco Nome società selezionare il nome della società.
  3. Modificare il percorso del file di backup, se necessario, quindi selezionare OK.

    Nota

    È consigliabile assegnare a questo backup il nome "Pre Year-End" per distinguerlo dagli altri backup.

Passaggio 9: Chiudere l'anno

Per chiudere l'anno, seguire questa procedura:

  1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Microsoft Dynamics GP, scegliere Routine, Acquisti e quindi Fine anno.

  2. Se si chiude contemporaneamente l'anno fiscale e quello di calendario, selezionare Tutto. Se stai solo chiudendo l'anno di calendario, seleziona Calendario. Se si chiude solo l'anno fiscale, selezionare Fiscale.

  3. Selezionare la casella di controllo Stampa report e quindi selezionare Chiudi anno.

    Nota

    È consigliabile conservare una copia cartacea del report di fine anno insieme ai record di controllo di fine anno permanenti.

Per visualizzare la finestra Riepilogo annuale fornitore, seguire questa procedura:

  1. Nel menu Schede scegliere Acquisti e quindi fare clic su Riepilogo.
  2. Nel campo ID fornitore digitare un ID fornitore da visualizzare e quindi selezionare Annuale.

Dettagli dell'anno di calendario
Il processo di fine anno del calendario in Microsoft Dynamics GP cancella il campo 1099 Amount Year to Date e quindi trasferisce l'importo nel campo 1099 Amount Last Year per la visualizzazione Importi dall'ultima chiusura della finestra Riepilogo annuale fornitore.

Dettagli dell'anno fiscale
Il processo di fine anno fiscale in Microsoft Dynamics GP cancella i campi seguenti:

  • Importo fatturato YTD
  • Importo pagato YTD
  • Giorni medi di pagamento - Anno
  • Sconto disponibile YTD
  • Sconto YTD perso
  • Sconto acquisito YTD
  • Addebito finanziario YTD
  • Numero di addebiti finanziari YTD
  • Numero di YTD fattura
  • Numero di YTD fattura a pagamento
  • Restituisce YTD
  • Sconti commerciali acquisiti YTD
  • Ritenuta YTD
  • Disattiva YTD

Gli importi in questi campi verranno aggiornati anche nella visualizzazione Importi dall'ultima chiusura della finestra Riepilogo annuale fornitore:

  • Importo fatturato LYR
  • Importo pagato LYR
  • Sconto disponibile LYR
  • Sconto LYR perso
  • Sconto preso LYR
  • Finance Charge LYR
  • Numero di addebiti finanziari LYR
  • Numero di LYR fattura
  • Restituisce LYR
  • Sconti commerciali presi LYR
  • Ritenuta LYR
  • Write Offs LYR

Passaggio 10: Chiudere i periodi fiscali

È possibile utilizzare la finestra Imposta periodi fiscali per chiudere eventuali periodi fiscali ancora aperti per l'anno. Impedisce agli utenti di registrare accidentalmente le transazioni nel periodo o nell'anno errato. Verificare di aver registrato tutte le transazioni per il periodo e l'anno per tutti i moduli prima di chiudere i periodi fiscali. Se in un secondo momento è necessario registrare le transazioni in un periodo fiscale che è già stato chiuso, è possibile tornare alla finestra Configurazione periodi fiscali per riaprire il periodo prima di poter registrare una transazione.

Per chiudere un periodo fiscale, seguire questa procedura:

  1. Microsoft Dynamics GP, scegliere Strumenti dal menu Microsoft Dynamics GP , configurare, selezionare Società e quindi periodi fiscali.
  2. Selezionare la casella di controllo Acquisti per Il periodo che è necessario chiudere.

Passaggio 11: Chiudere l'anno fiscale

Nota

Questa procedura deve essere completata solo dopo aver completato le procedure di chiusura di fine anno per tutti i moduli di vendita e acquisto.

Per chiudere l'anno fiscale, seguire questa procedura:

  1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Microsoft Dynamics GP, scegliere Routine, Società e quindi Imposta Year-End Chiudi.
  2. Selezionare la casella di controllo Chiudi anno e la casella di controllo Stampa report .
  3. Selezionare Processo. Quando viene richiesto di continuare con la chiusura di fine anno. Selezionare Sì.

    Nota

    È consigliabile conservare una copia cartacea del report di fine anno insieme ai record di controllo di fine anno permanenti.

Passaggio 12: Eseguire un backup denominato Post Year-End

Creare un backup e quindi inserire il backup in un archivio permanente sicuro. Un backup fornisce un record permanente della posizione finanziaria della società alla fine dell'anno e questo backup può essere ripristinato in un secondo momento, se necessario. Un backup consente di ripristinare rapidamente i dati se si verifica una fluttuazione dell'alimentazione o un altro problema durante la procedura di chiusura di fine anno.

Per creare un backup in Microsoft Dynamics GP, seguire questa procedura:

  1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Manutenzione dal menu Microsoft Dynamics GP e quindi selezionare Backup.
  2. Nell'elenco Nome società selezionare il nome della società.
  3. Modificare il percorso del file di backup, se necessario, quindi selezionare OK.

    Nota

    È consigliabile assegnare a questo backup il nome "Post Year-End" per distinguerlo dagli altri backup.

Domande frequenti

D1: I record dei fornitori inattivi vengono cancellati durante la chiusura di fine anno? In caso contrario, come è possibile rimuovere i record dei fornitori inattivi?

A1: No, i record dei fornitori inattivi non vengono rimossi automaticamente. Per rimuovere un record fornitore inattivo, è necessario che siano soddisfatte le condizioni seguenti:

  • Non esistono importi dell'anno corrente 1099 per il fornitore
  • Il fornitore non dispone di documenti nel lavoro o nella cronologia.

Per eliminare tutti i record fornitore inattivi che soddisfano questi criteri, seguire questa procedura:

  1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Microsoft Dynamics GP, utilità, acquisto e quindi eliminazione fornitore di massa.
  2. Nell'elenco Intervallo selezionare in base a Stato fornitore.
  3. Nell'elenco Da selezionare Inattivo.
  4. Nell'elenco A selezionare Inattivo.
  5. Selezionare Processo.

D2: Cosa devo fare se devo effettuare un controllo il 1° gennaio per l'anno successivo, ma non sono ancora pronto per chiudere l'anno corrente?

A2: stampare i controlli, ma non pubblicarli fino a quando non si elabora la chiusura di fine anno. Se è necessario registrare immediatamente i controlli, modificare i campi Importo pagato nella visualizzazione Importi dall'ultima chiusura della finestra Riepilogo annuale fornitore.