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Procedure di chiusura di fine anno per Gestione crediti in Microsoft Dynamics GP

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Questo articolo contiene elenchi di controllo per il processo di chiusura di fine anno in Gestione crediti in Microsoft Dynamics GP. Questo articolo contiene anche informazioni dettagliate per ogni passaggio del processo di chiusura di fine anno e su come aggiungere le informazioni sugli addebiti finanziari da inizio anno ai rendiconti dei clienti per dicembre e gennaio.

Si applica a: Microsoft Dynamics GP
Numero KB originale: 857444

Riepilogo

Nota

Prima di seguire le istruzioni in questo articolo, assicurarsi di disporre di una copia di backup completa del database che è possibile ripristinare in caso di problemi.

Questo articolo descrive le procedure di chiusura di fine anno consigliate per Receivables Management in Microsoft Dynamics GP. Leggere questo articolo prima di eseguire una o più procedure.

Elenco di controllo di chiusura di fine anno

È possibile usare questo elenco di controllo per la fine dell'anno fiscale e per la fine dell'anno civile.

Nota

Anche se La gestione crediti è sensibile alla data, gli elementi seguenti vengono aggiornati in base alla chiusura di Gestione crediti:

  • Oggetti SmartList
  • Report di riepilogo di Gestione crediti
  • Visualizzazione Importi dall'ultima chiusura nella finestra Riepilogo clienti

È quindi consigliabile seguire questa procedura in modo che gli oggetti SmartList, i report di riepilogo di Gestione crediti e la visualizzazione Importi dall'ultima chiusura contengano le informazioni corrette:

  1. Registrare tutte le transazioni di vendite e crediti per l'anno.
  2. Eseguire un backup di chiusura pre-anno.
  3. Chiudi l'anno.
  4. Chiudere i periodi fiscali. Passaggio facoltativo.
  5. Chiudere l'anno fiscale.
  6. Eseguire un backup di chiusura post-anno.

Passaggio 1: Registrare tutte le transazioni di vendite e crediti per l'anno

Registrare tutte le transazioni di vendite e crediti per l'anno prima della chiusura dell'anno. Se si desidera immettere transazioni di vendite e crediti per un periodo futuro prima della chiusura dell'anno, creare un batch contenente le transazioni. Salvare quindi il batch. Quindi, registrare il batch dopo la chiusura dell'anno.

È necessario chiudere l'anno perché alcune aree di Microsoft Dynamics GP non sono sensibili alla data. Se non si chiude l'anno dopo aver immesso tutte le transazioni dell'anno corrente e prima di immettere le transazioni per l'anno successivo, queste aree conterrà informazioni errate. Tuttavia, se è necessario modificare le informazioni, è possibile modificare le informazioni nella visualizzazione Importi dall'ultima chiusura nella finestra Riepilogo clienti e nella finestra Riepilogo addebiti contabilità clienti. Le aree seguenti sono le aree di Microsoft Dynamics GP che non sono sensibili alla data.

  • Visualizzazione Importi dall'ultima chiusura nella finestra Riepilogo clienti

    Per aprire la visualizzazione Importi dall'ultima chiusura nella finestra Riepilogo clienti, seguire questa procedura:

    1. Scegliere Vendite dal menu Schede e quindi fare clic su Riepilogo.
    2. Nella finestra Riepilogo clienti digitare un ID cliente nella casella ID cliente .
    3. Nell'elenco Visualizzazione riepilogo selezionare Importi dall'ultima chiusura.

  • Finestra Riepilogo addebiti contabilità clienti

    Per aprire la finestra Riepilogo addebiti contabilità clienti, seguire questa procedura:

    1. Scegliere Vendite dal menu Schede e quindi fare clic su Riepilogo.
    2. Nella finestra Riepilogo clienti digitare un ID cliente nel campo ID cliente .
    3. Selezionare Addebiti finanziari.

  • Oggetti SmartList

    Per visualizzare le colonne SmartList interessate, seguire questa procedura:

    1. In Microsoft Dynamics GP selezionare Colonne nel menu Microsoft Dynamics GP , selezionare SmartList, espandere Vendite, Espandere Clienti e quindi selezionare Aggiungi.

    2. Selezionare gli elementi seguenti nell'elenco Colonne disponibili .

      Nota

      Gli elementi contrassegnati con un asterisco sono interessati dalla chiusura dell'anno di calendario. Tutti gli altri elementi sono interessati dalla chiusura dell'anno fiscale.

      • Giorni medi di pagamento - Anno
      • Addebiti finanziari CYTD
      • Calendario LYR Addebiti finanziari
      • LYR con saldo elevato
      • Bilanciamento elevato YTD
      • Numero di documenti ADTP - LYR
      • Numero di documenti ADTP - Anno
      • Numero di controlli NSF YTD
      • Total # FC LYR
      • Total # FC YTD
      • Totale # Fatture LYR
      • Totale # Fatture YTD
      • Importo totale del controllo NSF YTD
      • Totale crediti non validi LYR
      • Totale debito inebito YTD
      • Total Cash Received LYR
      • Total Cash Received YTD
      • Sconti totali disponibili YTD
      • Sconti totali presi LYR
      • Sconti totali acquisiti YTD
      • Total Finance Charges LYR
      • Total Finance Charges YTD
      • Total Returns LYR
      • Total Returns YTD
      • Total Sales LYR
      • Total Sales YTD
      • Total Waived FC LYR
      • Total Waived FC YTD
      • Totale writeoff LYR
      • Totale writeoff YTD
      • Addebiti finanziari non pagati YTD
      • Write Offs LYR
      • Disattiva YTD

    3. Selezionare OK.

    4. Selezionare OK.

Passaggio 2: Eseguire un backup di chiusura pre-anno

Creare un backup prima di chiudere l'anno. Inserire il backup in un archivio sicuro e permanente. Questo backup garantisce un record permanente della posizione finanziaria della società alla fine dell'anno. Se necessario, è possibile ripristinare le informazioni da questo backup. Ad esempio, questo backup consente di eseguire rapidamente il ripristino se si è verificata una fluttuazione dell'alimentazione o un altro problema durante la procedura di chiusura di fine anno.

Per creare un backup in Microsoft Dynamics GP, seguire questa procedura:

  1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Manutenzione dal menu Microsoft Dynamics GP e quindi selezionare Backup.
  2. Nella finestra Backup società selezionare il nome della società nell'elenco Nome società .
  3. Modificare il percorso del file di backup, se necessario, quindi selezionare OK.

Nota

È consigliabile assegnare a questo backup il nome PreYearEndClosingBackup20XX. Immettere l'anno per il segnaposto XX .

Passaggio 3: Chiudere l'anno

  1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Microsoft Dynamics GP, routine,vendite e quindi fine anno.

  2. Se si chiude sia l'anno fiscale che l'anno di calendario contemporaneamente, selezionare Tutto. Se si chiude solo l'anno di calendario, selezionare Calendario. Se si chiude solo l'anno fiscale, selezionare Fiscale.

  3. Selezionare la casella di controllo Stampa report e quindi selezionare Chiudi anno.

    Nota

    È consigliabile conservare una copia cartacea del report di fine anno insieme ai record di controllo di fine anno permanenti.

Dettagli dell'anno del calendario

Il processo di fine anno del calendario in Microsoft Dynamics GP cancella i campi seguenti nella finestra Riepilogo clienti:

  • Addebiti finanziari CYTD
  • Total # FC YTD
  • Total Finance Charges YTD
  • Total Waived FC YTD
  • Addebiti finanziari non pagati YTD

Il processo di fine anno del calendario aggiorna gli importi nei campi seguenti:

  • Calendario LYR Addebiti finanziari
  • Total # FC LYR

Dettagli dell'anno fiscale

Il processo di fine anno fiscale in Microsoft Dynamics GP cancella i campi seguenti nella finestra Riepilogo clienti:

  • Giorni medi di pagamento - Anno
  • Bilanciamento elevato YTD
  • Numero di documenti ADTP - Anno
  • Numero di controlli NSF YTD
  • Totale # Fatture YTD
  • Importo totale del controllo NSF YTD
  • Totale debito inebito YTD
  • Total Cash Received YTD
  • Sconti totali disponibili YTD
  • Sconti totali acquisiti YTD
  • Total Returns YTD
  • Total Sales YTD
  • Totale writeoff YTD
  • Disattiva YTD

Il processo di fine anno fiscale aggiorna gli importi nei campi seguenti:

  • LYR con saldo elevato
  • Numero di documenti ADTP - LYR
  • Totale # Fatture LYR
  • Totale crediti non validi LYR
  • Total Cash Received LYR
  • Sconti totali presi LYR
  • Total Returns LYR
  • Total Sales LYR
  • Totale writeoff LYR
  • Write Offs LYR

Passaggio 4: Chiudere i periodi fiscali (questo passaggio è facoltativo)

Per impedire agli utenti di registrare accidentalmente le transazioni nel periodo errato o nell'anno sbagliato, utilizzare la finestra Imposta periodi fiscali per chiudere tutti i periodi fiscali ancora aperti per l'anno. Prima di chiudere i periodi fiscali, verificare di aver registrato tutte le transazioni per il periodo e per l'anno per tutti i moduli. Se in un secondo momento è necessario registrare le transazioni in un periodo fiscale già chiuso, è possibile tornare alla finestra Imposta periodi fiscali per riaprire il periodo in modo da poter registrare le transazioni.

Per chiudere un periodo fiscale, seguire questa procedura:

  1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Microsoft Dynamics GP, scegliere Imposta, Società e quindi periodi fiscali.
  2. Selezionare la casella di controllo Vendite per il periodo da chiudere.

Passaggio 5: Chiudere l'anno fiscale

Nota

Seguire questi passaggi solo dopo aver completato le procedure di chiusura di fine anno per tutti i moduli di vendita e acquisto.

Per chiudere l'anno fiscale, seguire questa procedura:

  1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Microsoft Dynamics GP, scegliere Routine, Società e quindi Imposta Year-End Chiudi.

  2. Selezionare la casella di controllo Chiudi anno e quindi selezionare la casella di controllo Stampa report .

  3. Selezionare Processo.

    Nota

    È consigliabile conservare una copia cartacea del report di fine anno insieme ai record di controllo di fine anno permanenti.

Passaggio 6: Eseguire un backup di chiusura post-anno

Creare un backup dopo la chiusura dell'anno. Inserire il backup in un archivio sicuro e permanente. Questo backup garantisce un record permanente della posizione finanziaria della società alla fine dell'anno. Se necessario, è possibile ripristinare le informazioni da questo backup. Ad esempio, questo backup consente di eseguire rapidamente il ripristino se si è verificata una fluttuazione dell'alimentazione o un altro problema durante la procedura di chiusura di fine anno.

Per creare un backup in Microsoft Dynamics GP, seguire questa procedura:

  1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Manutenzione dal menu Microsoft Dynamics GP e quindi selezionare Backup.
  2. Nella finestra Backup società selezionare il nome della società nell'elenco Nome società .
  3. Modificare il percorso del file di backup, se necessario, quindi selezionare OK.

Nota

È consigliabile assegnare a questo backup il nome PostYearEndClosingBackup20XX. Immettere l'anno per il segnaposto XX .

Addebiti finanziari da inizio anno sui rendiconti dei clienti per dicembre e gennaio

Gli addebiti finanziari da inizio anno non vengono stampati automaticamente nei rendiconti dei clienti per dicembre e gennaio.

Dichiarazioni di dicembre

Per aggiungere gli addebiti finanziari da inizio anno ai rendiconti di dicembre, seguire questa procedura:

  1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Microsoft Dynamics GP, scegliere Personalizza e quindi Selezionare Writer report.

  2. Nell'elenco Prodotto selezionare Microsoft Dynamics GP e quindi selezionare OK.

  3. Selezionare Report.

  4. Usare il metodo appropriato:

    • Se il modulo dell'istruzione non è stato modificato in precedenza, selezionare il modulo di istruzione stampato nell'elenco Report originali , selezionare Inserisci e quindi selezionare il modulo dell'istruzione nell'elenco Report modificati .
    • Se il modulo dell'istruzione è stato modificato in precedenza, selezionare il modulo dell'istruzione nell'elenco Report modificati .

  5. Seleziona Apri.

  6. Nella finestra Definizione report selezionare Tabelle.

  7. Nella finestra Relazioni tabella report selezionare RM Customer MSTR e quindi selezionare Nuovo.

  8. Nella finestra Tabelle correlate selezionare Riepilogo master cliente e quindi selezionare OK.

  9. Selezionare Chiudi.

  10. Selezionare Layout.

  11. Nell'elenco delle risorse nella casella degli strumenti selezionare Riepilogo master cliente.

  12. Nell'elenco dei campi trascinare Finance Charges CYTD nel layout del report. È possibile posizionare questo campo in qualsiasi sezione del report.

  13. Nel menu File selezionare Microsoft Dynamics GP. Quando viene richiesto di salvare le modifiche, selezionare Salva.

  14. Se questo report non è stato modificato in precedenza, è necessario concedere la sicurezza al report. A tale scopo, seguire questa procedura:

    1. Nel menu Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti, Installazione, Sistemi e quindi moduli e report alternativi/modificati.
    2. Nella casella ID immettere l'ID utente.
    3. Nell'elenco Prodotto selezionare Microsoft Dynamics GP.
    4. Nell'elenco Tipo selezionare Report.
    5. Espandere Sales e quindi espandere il nodo del modulo modificato.
    6. Selezionare Microsoft Dynamics GP (Modificato).

Istruzioni di gennaio

Per aggiungere gli addebiti finanziari da inizio anno ai rendiconti di gennaio, seguire questa procedura:

  1. Seguire i passaggi da 1 a 11 nella sezione Istruzioni di dicembre .
  2. Nell'elenco dei campi trascinare Finance Charges LYR Calendar nel layout del report. È possibile posizionare questo campo in qualsiasi sezione del report.
  3. Seguire i passaggi 13 e 14 nella sezione Istruzioni di dicembre .