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Procedure di chiusura di fine anno per la gestione dei crediti in Microsoft Dynamics GP

  • Articolo

Questo articolo contiene elenchi di controllo per il processo di chiusura annuale in Gestione crediti in Microsoft Dynamics GP. Questo articolo contiene anche informazioni dettagliate per ogni passaggio del processo di chiusura annuale e come aggiungere le informazioni relative all'addebito finanziario da inizio anno alle dichiarazioni dei clienti per dicembre e per gennaio.

Si applica a: Microsoft Dynamics GP
Numero KB originale: 857444

Riepilogo

Note

Prima di seguire le istruzioni riportate in questo articolo, assicurarsi di disporre di una copia di backup completa del database che è possibile ripristinare in caso di problemi.

Questo articolo descrive le procedure di chiusura consigliate per la gestione dei crediti in Microsoft Dynamics GP. Leggere questo articolo prima di eseguire una o più procedure.

Elenco di controllo per la chiusura di fine anno

È possibile usare questo elenco di controllo per la fine dell'anno fiscale e per la fine dell'anno di calendario.

Note

Sebbene la gestione dei crediti sia sensibile alla data, gli elementi seguenti vengono aggiornati in base alla chiusura di Gestione crediti:

  • Oggetti SmartList
  • Report di riepilogo sulla gestione dei crediti
  • Visualizzazione Importi dall'ultima chiusura nella finestra Riepilogo clienti

È quindi consigliabile seguire questi passaggi in modo che gli oggetti SmartList, i report di riepilogo gestione crediti e la visualizzazione Importi dall'ultima chiusura contengano le informazioni corrette:

  1. Registra tutte le transazioni di vendita e crediti per l'anno.
  2. Eseguire un backup di chiusura preliminare dell'anno.
  3. Chiudi l'anno.
  4. Chiudere i periodi fiscali. Questo passaggio è facoltativo.
  5. Chiudere l'anno fiscale.
  6. Eseguire un backup di chiusura post-anno.

Passaggio 1: Registrare tutte le transazioni di vendita e crediti per l'anno

Registrare tutte le transazioni di vendita e crediti per l'anno prima di chiudere l'anno. Se si desidera immettere eventuali transazioni di vendita e crediti per un periodo futuro prima di chiudere l'anno, creare un batch contenente le transazioni. Salvare quindi il batch. Quindi, pubblicare il batch dopo aver chiuso l'anno.

È necessario chiudere l'anno perché alcune aree di Microsoft Dynamics GP non sono sensibili alla data. Se non si chiude l'anno dopo aver immesso tutte le transazioni dell'anno corrente e prima di immettere le transazioni per l'anno successivo, queste aree conterranno informazioni non corrette. Tuttavia, se è necessario modificare le informazioni, è possibile modificare le informazioni nella visualizzazione Importi dall'ultima chiusura nella finestra Riepilogo clienti e nella finestra Customer Finance Charge Summary . Le aree seguenti sono le aree di Microsoft Dynamics GP che non sono sensibili alla data.

  • Visualizzazione Importi dall'ultima chiusura nella finestra Riepilogo clienti

    Per aprire la visualizzazione Importi dall'ultima chiusura nella finestra Riepilogo clienti, seguire questa procedura:

    1. Scegliere Vendite dal menu Schede e quindi Riepilogo.
    2. Nella finestra Riepilogo clienti digitare un ID cliente nella casella ID cliente.
    3. Nell'elenco Visualizzazione riepilogo selezionare Importi dall'ultima chiusura.

  • Finestra Riepilogo addebito contabilità clienti

    Per aprire la finestra Customer Finance Charge Summary ,seguire questa procedura:

    1. Scegliere Vendite dal menu Schede e quindi Riepilogo.
    2. Nella finestra Riepilogo clienti digitare un ID cliente nel campo ID cliente.
    3. Selezionare Addebiti finanziari.

  • Oggetti SmartList

    Per visualizzare le colonne SmartList interessate, seguire questa procedura:

    1. In Microsoft Dynamics GP selezionare Colonne dal menu Microsoft Dynamics GP , selezionare SmartList, espandere Vendite, espandere Clienti e quindi selezionare Aggiungi.

    2. Selezionare gli elementi seguenti nell'elenco Colonne disponibili.

      Note

      Gli elementi contrassegnati con un asterisco sono interessati dalla chiusura dell'anno di calendario. Tutti gli altri elementi sono interessati dalla chiusura dell'anno fiscale.

      • Giorni medi da pagare - Anno
      • Spese finanziarie CYTD
      • Calendario LYR per gli addebiti finanziari
      • High Balance LYR
      • High Balance YTD
      • Numero di documenti ADTP - LYR
      • Numero di documenti ADTP - Anno
      • Numero di controlli NSF YTD
      • Totale # FC LYR
      • Totale FC YTD
      • Total # Invoices LYR
      • Totale fatture YTD
      • Total Amount of NSF Check YTD
      • Total Bad Debt LYR
      • Total Bad Debt YTD
      • Totale contanti ricevuti LYR
      • Totale contanti ricevuti YTD
      • Sconti totali disponibili YTD
      • Sconti totali presi LYR
      • Sconti totali presi YTD
      • Total Finance Charges LYR
      • Totale addebiti finanziari YTD
      • Total Returns LYR
      • Total Returns YTD
      • Total Sales LYR
      • Total Sales YTD
      • Totale rinunciato FC LYR
      • Totale rinunciato FC YTD
      • Total Writeoffs LYR
      • Total Writeoffs YTD
      • Addebiti finanziari non pagati YTD
      • Write Offs LYR
      • Write Offs YTD

    3. Seleziona OK.

    4. Seleziona OK.

Passaggio 2: Eseguire un backup di chiusura preliminare dell'anno

Creare un backup prima di chiudere l'anno. Inserire il backup in una risorsa di archiviazione sicura e permanente. Questo backup assicura di avere un record permanente della posizione finanziaria dell'azienda alla fine dell'anno. È possibile ripristinare le informazioni da questo backup, se necessario. Ad esempio, questo backup consente di ripristinare rapidamente se si verifica una fluttuazione dell'alimentazione o un altro problema durante la procedura di chiusura di fine anno.

Per creare un backup in Microsoft Dynamics GP, seguire questa procedura:

  1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Manutenzione dal menu Di Microsoft Dynamics GP e quindi selezionare Backup.
  2. Nella finestra Backup società selezionare il nome della società nell'elenco Nome società.
  3. Modificare il percorso del file di backup, se necessario, e quindi selezionare OK.

Note

È consigliabile denominare questo backup PreYearEndClosingBackup20XX. (Immettere l'anno per il Segnaposto XX .

Passaggio 3: Chiudere l'anno

  1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Di Microsoft Dynamics GP, fare clic su Routine, scegliere Vendite e quindi chiudere l'anno.

  2. Se si stanno chiudendo sia l'anno fiscale che l'anno di calendario contemporaneamente, selezionare Tutto. Se si sta chiudendo solo l'anno di calendario, selezionare Calendario. Se si sta chiudendo solo l'anno fiscale, selezionare Fiscal (Fiscale).

  3. Selezionare la casella di controllo Stampa report e quindi selezionare Chiudi anno.

    Note

    È consigliabile conservare una copia cartacea del report di fine anno insieme ai record di controllo di fine anno permanenti.

Dettagli anno di calendario

Il processo di fine anno di calendario in Microsoft Dynamics GP cancella i campi seguenti nella finestra Riepilogo clienti:

  • Spese finanziarie CYTD
  • Totale FC YTD
  • Totale addebiti finanziari YTD
  • Totale rinunciato FC YTD
  • Addebiti finanziari non pagati YTD

Il processo di fine anno di calendario aggiorna gli importi nei campi seguenti:

  • Calendario LYR per gli addebiti finanziari
  • Totale # FC LYR

Dettagli anno fiscale

Il processo di fine anno fiscale in Microsoft Dynamics GP cancella i campi seguenti nella finestra Riepilogo clienti:

  • Giorni medi da pagare - Anno
  • High Balance YTD
  • Numero di documenti ADTP - Anno
  • Numero di controlli NSF YTD
  • Totale fatture YTD
  • Total Amount of NSF Check YTD
  • Total Bad Debt YTD
  • Totale contanti ricevuti YTD
  • Sconti totali disponibili YTD
  • Sconti totali presi YTD
  • Total Returns YTD
  • Total Sales YTD
  • Total Writeoffs YTD
  • Write Offs YTD

Il processo di fine anno fiscale aggiorna gli importi nei campi seguenti:

  • High Balance LYR
  • Numero di documenti ADTP - LYR
  • Total # Invoices LYR
  • Total Bad Debt LYR
  • Totale contanti ricevuti LYR
  • Sconti totali presi LYR
  • Total Returns LYR
  • Total Sales LYR
  • Total Writeoffs LYR
  • Write Offs LYR

Passaggio 4: Chiudere i periodi fiscali (questo passaggio è facoltativo)

Per impedire agli utenti di registrare accidentalmente transazioni nel periodo sbagliato o nell'anno sbagliato, utilizzare la finestra Imposta periodi fiscali per chiudere tutti i periodi fiscali ancora aperti per l'anno. Prima di chiudere i periodi fiscali, verificare di aver registrato tutte le transazioni per il periodo e per l'anno per tutti i moduli. Se in seguito è necessario registrare le transazioni in un periodo fiscale già chiuso, è possibile tornare alla finestra Imposta periodi fiscali per riaprire il periodo in modo da poter registrare le transazioni.

Per chiudere un periodo fiscale, seguire questa procedura:

  1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Di Microsoft Dynamics GP, impostarlo, scegliere Company (Società) e quindi Fiscal Periods (Periodi fiscali).
  2. Selezionare la casella di controllo Vendite per il periodo da chiudere.

Passaggio 5: Chiudere l'anno fiscale

Note

Seguire questi passaggi solo dopo aver completato le procedure di chiusura di fine anno per tutti i moduli di vendita e acquisto.

Per chiudere l'anno fiscale, seguire questa procedura:

  1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Di Microsoft Dynamics GP, fare clic su Routine, scegliere Società e quindi fare clic su Fine anno fiscale.

  2. Selezionare la casella di controllo Chiudi anno e quindi selezionare la casella di controllo Stampa report .

  3. Selezione Elabora.

    Note

    È consigliabile conservare una copia cartacea del report di fine anno insieme ai record di controllo di fine anno permanenti.

Passaggio 6: Eseguire un backup di chiusura post-anno

Creare un backup dopo la chiusura dell'anno. Inserire il backup in una risorsa di archiviazione sicura e permanente. Questo backup assicura di avere un record permanente della posizione finanziaria dell'azienda alla fine dell'anno. È possibile ripristinare le informazioni da questo backup, se necessario. Ad esempio, questo backup consente di ripristinare rapidamente se si verifica una fluttuazione dell'alimentazione o un altro problema durante la procedura di chiusura di fine anno.

Per creare un backup in Microsoft Dynamics GP, seguire questa procedura:

  1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Manutenzione dal menu Di Microsoft Dynamics GP e quindi selezionare Backup.
  2. Nella finestra Backup società selezionare il nome della società nell'elenco Nome società.
  3. Modificare il percorso del file di backup, se necessario, e quindi selezionare OK.

Note

È consigliabile assegnare al backup il nome PostYearEndClosingBackup20XX. (Immettere l'anno per il Segnaposto XX .

Spese finanziarie da inizio anno alle dichiarazioni dei clienti per dicembre e per gennaio

Gli addebiti finanziari da inizio anno non vengono stampati automaticamente nelle dichiarazioni dei clienti per dicembre e per gennaio.

Istruzioni di dicembre

Per aggiungere gli addebiti finanziari annuali alle dichiarazioni di dicembre, seguire questa procedura:

  1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Criteri di gruppo di Microsoft Dynamics, personalizzare e quindi selezionare Writer di report.

  2. Nell'elenco Prodotto selezionare Microsoft Dynamics GP e quindi selezionare OK.

  3. Selezionare Report.

  4. Usare il metodo appropriato:

    • Se il modulo dell'istruzione non è stato modificato in precedenza, selezionare il modulo di istruzione stampato nell'elenco Report originali, selezionare Inserisci e quindi selezionare il modulo di istruzione nell'elenco Report modificati.
    • Se il modulo di istruzione è stato modificato in precedenza, selezionare il modulo di istruzione nell'elenco Report modificati.

  5. Selezionare Apri.

  6. Nella finestra Definizione report selezionare Tabelle.

  7. Nella finestra Relazioni tabella report selezionare RM Customer MSTR e quindi selezionare Nuovo.

  8. Nella finestra Tabelle correlate selezionare Customer Master Summary (Riepilogo master cliente) e quindi selezionare OK.

  9. Selezionare Chiudi.

  10. Selezionare Layout.

  11. Nell'elenco delle risorse nella casella degli strumenti selezionare Customer Master Summary .In the resource list in the Toolbox box , select Customer Master Summary.

  12. Nell'elenco dei campi trascinare Finance Charges CYTD nel layout del report. È possibile posizionare questo campo in qualsiasi sezione del report.

  13. Scegliere Microsoft Dynamics GP dal menu File. Quando viene richiesto di salvare le modifiche, selezionare Salva.

  14. Se questo report non è stato modificato in precedenza, è necessario concedere la sicurezza al report. A tale scopo, seguire questa procedura:

    1. Nel menu Di Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti, configurazione, sistemi e quindi moduli e report alternativi/modificati.
    2. Nella casella ID immettere l'ID utente.
    3. Nell'elenco Prodotto selezionare Microsoft Dynamics GP.
    4. Nell'elenco Tipo selezionare Report.
    5. Espandere Venditee quindi espandere il nodo del modulo modificato.
    6. Selezionare Microsoft Dynamics GP (modificato).

Istruzioni di gennaio

Per aggiungere gli addebiti finanziari annuali alle dichiarazioni di gennaio, seguire questa procedura:

  1. Seguire i passaggi da 1 a 11 nella sezione Istruzioni di dicembre.
  2. Nell'elenco dei campi trascinare Finance Charges LYR Calendar (Calendario LYR Finance Charges) nel layout del report. È possibile posizionare questo campo in qualsiasi sezione del report.
  3. Seguire i passaggi 13 e 14 nella sezione Istruzioni di dicembre.