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Viva Engage supporta diversi tipi di utenti. Ogni tipo di utente richiede un metodo di gestione diverso.
- Utenti con un Microsoft Entra ID (il caso d'uso più comune)
- Utenti senza un Microsoft Entra ID
- Utenti guest
In qualità di amministratore utenti di Microsoft 365, è possibile controllare il ciclo di vita per gli utenti Viva Engage tramite il interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 e tramite Viva Engage.
È possibile gestire tutte le community e i gruppi da reti Viva Engage tramite queste interfacce di amministrazione. Le funzionalità di gestione di Microsoft 365 per community, membri del gruppo e utenti includono:
- Aggiungere o rimuovere membri della community o del gruppo
- Gestire la proprietà della community o del gruppo
- Eliminare una community o un gruppo
- Ripristinare una community o un gruppo eliminato
- Rinominare la community o il gruppo
- Aggiornare la descrizione della community o del gruppo
- Modificare l'impostazione di privacy della community o del gruppo
Quando si creano utenti in Microsoft 365, possono accedere a Viva Engage con le credenziali di Microsoft 365. Quando un utente viene eliminato da Microsoft 365, viene automaticamente disattivato o sospeso in Viva Engage. Quando un utente viene ripristinato in Microsoft 365, viene riattivato in Viva Engage.
Le proprietà del profilo di un utente (ad esempio nome e reparto) di Microsoft Entra ID vengono visualizzate nel profilo Viva Engage dell'utente.
Se gli utenti hanno un account Microsoft 365, non possono aggiornare le informazioni direttamente in Viva Engage. Se gli utenti vogliono modificare le proprie informazioni, ad esempio foto, numeri di telefono e altri dati, devono aggiornarle tramite il profilo di Microsoft 365 come farebbe con altre app di Microsoft 365. Tutte le app mostrano un'identità del profilo coerente.
Se l'organizzazione lo consente, gli utenti possono eseguire l'aggiornamento tramite Microsoft Delve. Un utente potrebbe dover chiedere assistenza all'amministratore IT.
Importante
Se un utente aveva un profilo personalizzato prima di aprile 2020, verrà sovrascritto con l'identità Microsoft Entra per creare un'unica fonte di verità.
Quando viene attivato l'account Viva Engage di un utente, Viva Engage accetta l'impostazione della lingua in Microsoft 365. Se l'utente o l'amministratore modifica l'impostazione della lingua in Microsoft 365 o Microsoft Entra ID, Viva Engage non raccoglie questa modifica. L'utente può modificare le impostazioni della lingua Viva Engage tramite l'esperienza delle impostazioni utente (a cui si accede tramite l'ingranaggio delle impostazioni).
Gestione delle foto utente
Se i nuovi utenti nella rete hanno già la foto utente corretta da Microsoft Entra ID, continua a funzionare dopo questa modifica.
Se l'organizzazione in genere carica foto da Viva Engage, è possibile seguire questa procedura:
- Esportare l'elenco di utenti.
- Usa l'elenco di utenti per esportare le loro foto tramite uno script.
- Caricali con Microsoft Graph per aggiungere la foto al resto di Microsoft 365.
Creare un utente
Il processo di creazione dell'utente varia a seconda del momento in cui è stata creata la rete Viva Engage.
Reti create prima di marzo 2019
A partire da marzo 2019, è stato modificato il modo in cui vengono creati gli utenti Viva Engage. Il processo è diverso per gli utenti di Microsoft 365 esistenti rispetto ai nuovi utenti di Microsoft 365.
Prima di marzo 2019: gli utenti Viva Engage vengono creati quando usano Viva Engage per la prima volta.
Il processo di creazione di un utente richiede questi passaggi:
L'amministratore utente di Microsoft 365 crea un utente in Microsoft 365.
L'utente accede a Microsoft 365 usando il provider di identità configurato per il tenant.
L'utente seleziona il riquadro Viva Engage in Microsoft 365 Copilot per passare a Viva Engage.
Viene creato un nuovo utente Viva Engage per l'utente di Microsoft 365. Le proprietà del profilo e l'impostazione della lingua dell'utente da Microsoft Entra ID vengono popolate automaticamente nel profilo Viva Engage dell'utente.
Nuove reti e reti di identità di Microsoft 365 applicate
Quando si seleziona Imponi identità Office 365 in Viva Engage, poiché gli utenti idonei Viva Engage vengono aggiunti a Microsoft 365, vengono aggiunti automaticamente come utenti in sospeso in Viva Engage. Il loro stato passa da In sospeso a Attivo la prima volta che usano Viva Engage.
Il processo segue questi passaggi:
L'amministratore utente di Microsoft 365 crea un utente in Microsoft 365.
Un utente in sospeso viene creato in Microsoft 365. La prima volta che l'utente usa Viva Engage, l'utente in sospeso diventa un utente attivo.
Durante la transizione: vengono eseguite azioni diverse per diverse categorie di utenti:
- Nuovi utenti aggiunti al tenant di Microsoft 365: se è selezionata l'opzione Applica identità Office 365, gli utenti vengono aggiunti automaticamente come utenti in sospeso in Viva Engage.
- Utenti esistenti nel tenant di Microsoft 365: se si seleziona Imponi identità Office 365, gli utenti di Microsoft 365 devono usare Viva Engage da aggiungere come utente Viva Engage.
Eliminare un utente
Per eliminare un utente da Viva Engage, seguire le istruzioni per rimuovere un utente in Gestire le richieste degli interessati del GDPR per gli utenti Viva Engage.
Ripristinare un utente
Quando un amministratore ripristina un utente idoneo per Viva Engage in Microsoft 365, l'utente viene riattivato in Viva Engage. Il diagramma seguente illustra come funziona:
Il processo segue questi passaggi:
L'amministratore di Microsoft 365 può ripristinare un utente eliminato in Microsoft 365, come illustrato nello screenshot seguente:
Questa azione passa anche in Viva Engage e l'utente disattivato in precedenza in Viva Engage viene riattivato.
Informazioni sul profilo utente
L'esperienza del profilo utente varia a seconda che l'account sia connesso o meno a Microsoft Entra ID.
Per Microsoft Entra account connessi
Microsoft 365 usa il servizio basato sul cloud Microsoft Entra ID per gestire gli utenti. In un ambiente locale è possibile gestire gli utenti nel cloud oppure creare e sincronizzare utenti, community o gruppi in Microsoft 365 e Microsoft Entra ID.
Quando gli utenti di Microsoft 365 che non hanno ancora Viva Engage accesso Engage con le proprie credenziali di Microsoft Entra, viene creato un nuovo utente Viva Engage. Il profilo utente Engage viene popolato con le proprietà Microsoft Entra dell'utente. Quando si modificano le proprietà del profilo dell'utente in Microsoft Entra ID, vengono aggiornate nel profilo Engage dell'utente. Ad esempio, se il reparto dell'utente cambia in Microsoft Entra ID, cambia anche in Viva Engage.
I profili utente visualizzati in Viva Engage sono il profilo Microsoft 365, se l'organizzazione usa Microsoft Entra ID per gestire le credenziali utente.
Per visualizzare il proprio profilo in Microsoft 365, gli utenti possono selezionare l'immagine del profilo e scegliere Account personale.
Il mio account visualizza le informazioni sull'account di un utente per Microsoft 365. Se l'organizzazione consente di modificare le informazioni personali, gli utenti possono selezionare Informazioni personali e aggiungere le informazioni desiderate. Se l'organizzazione non consente la modifica, le impostazioni non sono modificabili e gli utenti visualizzano un collegamento Perché non è possibile modificare che possono selezionare per altre informazioni.
Le foto dell'utente vengono sincronizzate da Microsoft. Per prepararsi a questa modifica, assicurarsi che le foto dell'organizzazione siano disponibili in una delle posizioni seguenti:
- Passare all'elenco Tutti gli utenti nel Interfaccia di amministrazione di Microsoft Entra e quindi selezionare l'utente desiderato per l'immagine.
- Verificare che la foto sia disponibile nella pagina Account personale nel portale Microsoft.
- Ottenere l'API Foto usando l'anteprima di Microsoft Graph.
- Se applicabile, usare il cmdlet Get-UserPhoto Exchange Online.
Per visualizzare il profilo in Viva Engage, gli utenti possono scegliere Modifica profilo impostazioni>.
Per gli account AD non Azure
Se gli utenti Viva Engage non sono in Microsoft Entra ID, possono aggiornare i profili di Engage selezionando Modifica profilo impostazioni>.
L'amministratore utente di Microsoft 365 può modificare le proprietà utente dal interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.
Modificare le proprietà utente in Microsoft 365
Nella interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 passare alla sezione Utenti e selezionare o cercare un utente, come illustrato nello screenshot seguente.
Selezionare l'utente e scegliere Modifica per modificare le proprietà, ad esempio nome utente o informazioni di contatto.
Microsoft Entra ID aggiorna le proprietà di Viva Engage seguenti:
- Email indirizzo → Email
- Nome visualizzato → nome visualizzato
- Titolo processo → titolo del processo
- Dipartimento →
- Office → Location
- Telefono dell'ufficio → telefono aziendale
- Telefono cellulare → Telefono cellulare
- Descrizione → informazioni su di me
In Microsoft 365 è possibile visualizzare le proprietà utente aggiornate per Viva Engage nelle finestre di dialogo seguenti:
Finestra di dialogo Modifica indirizzi di posta elettronica
Finestra di dialogo Modifica informazioni contatto
Domande frequenti
Le immagini del profilo utente vengono aggiornate da Microsoft 365 a Viva Engage?
Sì. Il profilo viene aggiornato con l'immagine del profilo Microsoft 365 dell'utente. L'aggiornamento viene avviato quando l'utente seleziona il riquadro Viva Engage da Microsoft 365 o accede a Viva Engage. Le modifiche vengono visualizzate nel profilo Viva Engage entro poche ore. Se l'utente aggiorna l'immagine del profilo in un secondo momento, il profilo viene aggiornato dopo che l'utente usa di nuovo Viva Engage.
Quando un indirizzo di posta elettronica viene modificato in Microsoft 365, attiva una modifica dell'indirizzo di posta elettronica in Viva Engage?
Sì.
Cosa accade quando un utente lascia l'azienda?
Quando un utente lascia l'azienda e Microsoft Entra ID viene aggiornato, il contenuto del profilo Viva Engage viene sostituito con le date di inizio e fine e il titolo viene modificato in Ex membro. Tutti i messaggi e i file che hanno pubblicato rimangono in Viva Engage.
La società ha una configurazione in cui non tutti gli utenti Viva Engage si trovano ancora in Microsoft 365. Come funziona la gestione del ciclo di vita in questo caso?
Gli utenti che accedono Viva Engage con le credenziali di Microsoft 365 possono essere gestiti in Microsoft 365. È possibile continuare a gestire gli utenti che non usano le proprie credenziali di Microsoft 365 nello stesso modo in cui le si gestisce oggi. Dopo aver spostato tutti gli utenti in Microsoft 365, è disponibile un'unica posizione in cui gestire tutti gli utenti.