Configurare promemoria, notifiche e modelli di archiviazione
Gli archivi regolari sono una parte fondamentale di un'implementazione OKR efficace. Gli OKR sono strettamente allineati e pertanto rifletteranno le inesattezze se non vengono aggiornati regolarmente. Per evitare tali inesattezze, è utile inviare promemoria gentili al team per il check-in dei propri OKR. L'impostazione di una cadenza per ricordare ai team e agli utenti di effettuare i check-in viene definita ritmo di check-in.
Le notifiche ricordano al team di effettuare regolarmente il check-in. Per impostazione predefinita, Viva Goals invia una notifica a tutti i membri del team ogni lunedì alle 9:00 del fuso orario dell'utente, ma le notifiche possono essere personalizzate in base alle esigenze aziendali.
Nella scheda Notifiche del dashboard Amministrazione è possibile impostare:
Frequenza (ogni una, due o tre settimane o mensile la prima settimana, la seconda settimana, la terza settimana, la quarta settimana o la settimana scorsa)
Giorni in cui vengono inviate le notifiche
Ora in cui vengono inviate le notifiche
Disabilitare le notifiche per gli OKR che hanno avuto archivi negli ultimi X giorni (selezionare il numero di giorni)
I proprietari del team possono controllare se i subteam che segnalano al team possono impostare il proprio ritmo di check-in o seguire la cadenza del team padre. Possono decidere se la cadenza che stanno impostando deve essere a catena fino ai team di report o è limitata solo al loro team.
Ad esempio, il Chief of Staff imposta una cadenza per notificare agli utenti appartenenti al loro team ogni lunedì alle 9:00 PST. Possono scegliere di impostare lo stesso ritmo tra i reparti, ad esempio Marketing, Prodotto, Vendite, Ingegneria e Customer Success nell'organizzazione. Una volta impostato, tutti gli utenti appartenenti a questi team ricevono una notifica per i check-in ogni lunedì alle 9.00 PST.
L'organizzazione Amministrazione può controllare se i team che segnalano loro possono impostare il proprio ritmo di check-in o seguire la cadenza del team padre. La situazione di cui sopra è un classico esempio dei subteam che aderiscono alla cadenza del team padre.
Le due opzioni che determinano la cadenza e la cascata della cadenza sono:
Consentire ai team di cambiare ritmo in qualsiasi momento
Quando si salva, applicare questa pianificazione ai team
Nota
Queste opzioni sono caselle di controllo che devono essere spuntate, come si ritiene opportuno.
Si considerino gli scenari seguenti per comprendere meglio l'utilizzo di queste configurazioni per impostare un ritmo di check-in.
Il capo del dipartimento, ad esempio chief of staff, sta impostando una cadenza per il reparto Persone Operations per ricevere notifiche ogni mese il primo venerdì alle 9 PST. Il Capo di Stato Maggiore vuole che i subteam che fanno rapporto su di loro continuino ad avere una cadenza propria (preferibilmente, una cadenza settimanale). Di conseguenza, non faranno scorrere questa cadenza verso il basso verso i team di report e lasceranno che ogni team imposti il proprio ritmo di check-in.
Il responsabile marketing sta impostando una cadenza bisettimanale per il team di marketing per ricevere notifiche ogni lunedì una volta ogni due settimane alle 9:00 PST. Il responsabile del marketing vuole che i suoi team di reporting (ad esempio Product Marketing, Demand Generation e Customer Marketing) abbiano una propria cadenza, ma consiglia vivamente di avviarli con la stessa cadenza del team di marketing. In questo caso, la cadenza cadrà verso il basso le squadre; tuttavia, i team possono modificare questa pianificazione in qualsiasi momento.
Il VP of Sales vuole che il team abbia una cadenza di check-in settimanale e sta impostando un ritmo per ricevere notifiche ogni mercoledì alle 9:00 PST. Per garantire che tutti si trovano nella stessa pagina, vogliono che tutti i subteam che segnalano in essi seguano la stessa cadenza, anziché ogni subteam abbia una cadenza propria. Pertanto, impostano una cadenza, la propagano a cascata a tutti i team di reporting e non consentono loro di cambiare questo ritmo.
I proprietari del team possono creare una cadenza personalizzata per i promemoria per i reparti e i team in Amministrazione > Impostazioni team. Queste cadenza possono differire dalla cadenza a livello di organizzazione.
Se i team devono seguire il ritmo di check-in del team padre, i proprietari del team non saranno in grado di modificare la pianificazione.
Per gli OKR con proprietari singoli o multipli, è possibile decidere quale utente dell'organizzazione è responsabile dell'archiviazione usando la funzionalità "responsabilità di archiviazione". Il proprietario dell'archiviazione è in grado di archiviare l'OKR (archiviazioni manuali) e configurare un collegamento dati nell'OKR (per le archiviazioni automatiche). L'utente riceve i promemoria di archiviazione. Nel caso di più proprietari, ciò impedisce a tutti i proprietari di ricevere promemoria. Solo l'utente impostato come "proprietario responsabile dell'archiviazione" riceverà i promemoria.
Accedere a Viva Goals e selezionare il pulsante '+' nel pannello superiore per creare un nuovo OKR.
Dopo aver immesso l'obiettivo o il risultato della chiave e aver voluto condividerlo con un altro utente, scegliere i proprietari dall'opzione "Proprietario". Qui è possibile assegnare più proprietari per OKR.
Dopo aver assegnato un proprietario, selezionare l'utente responsabile delle archiviazioni da "Chi è responsabile delle archiviazioni?". lista.
Dopo aver eseguito la selezione, l'utente inizia a ricevere i promemoria di archiviazione.
Nota
Per impostazione predefinita, il proprietario (il primo proprietario nel caso di più proprietari) è impostato come responsabile dell'archiviazione e gli utenti non devono scegliere in modo esplicito se non necessario.
Ogni check-in include una nota di check-in, ovvero una descrizione qualitativa dello stato di avanzamento dell'obiettivo. Queste note aiutano i leader a comprendere il contesto alla base dello stato di avanzamento di un obiettivo e il motivo del suo stato corrente, ad esempio il motivo per cui è On Track, Behind o At Risk.
Un problema comune con le note di archiviazione è che hanno tutti formati diversi. Ciò rende difficile per i manager comprendere rapidamente i progressi fatti dal team. La creazione di un modello di nota di archiviazione risolve questo problema prescrivendo un formato per tutti gli archivi nel team.
I proprietari del team possono impostare un modello di archiviazione seguendo questa procedura:
Vai al tuo team e seleziona ...>Impostazioni del team.
Nella scheda Archivia abilitare il dispositivo di scorrimento Modello di nota archiviazione .
Viva Goals fornisce un modello predefinito, ma è possibile modificarlo in base alle proprie preferenze. Seleziona Salva.
Ora, ogni volta che viene archiviato un obiettivo, gli utenti visualizzeranno il modello consigliato.
Se un obiettivo appartiene a più team, un utente visualizzerà un elenco a discesa con tutti i modelli che potrebbero essere applicati all'obiettivo e potrà scegliere tra i modelli.
Come impostare chi riceve il valore Nudge per gli OKR di proprietà multipla?
Nel caso di un OKR con più proprietari, la notifica Nudge viene inviata solo al proprietario del check-in.
- Ad esempio, Marketing VP e Product VP sono comproprietario di questo OKR mentre Product VP è impostato come proprietario del check-in.
- Facendo clic su Nudge verrà aperta la modalità modale in cui il proprietario del prodotto riceverà una notifica in quanto è il proprietario del check-in per questo OKR.
Notifiche per i commenti
- Viva Goals consente di aggiungere commenti su OKR e archivi per interagire con gli stakeholder. È anche possibile usare per contrassegnare @mention determinati utenti. Gli utenti ricevono notifiche per i commenti nei casi seguenti:
- Quando un commento viene aggiunto a un OKR di cui sono proprietari
- Quando l'utente viene menzionato in un commento
- Viva Goals consente di aggiungere commenti su OKR e archivi per interagire con gli stakeholder. È anche possibile usare per contrassegnare @mention determinati utenti. Gli utenti ricevono notifiche per i commenti nei casi seguenti:
Sono stati abilitati i promemoria per l'archiviazione, ma non vengono inviati. Come è possibile risolvere il caso?
- I promemoria di archiviazione non verranno inviati nelle condizioni seguenti:
- Se il flusso di lavoro di approvazione OKR è abilitato e lo stato dell'OKR è in fase di pianificazione. Non vengono attivati promemoria per gli OKR bozza. Solo quando gli OKR passano dalla pianificazione ad altre fasi
- I promemoria di archiviazione non verranno inviati nelle condizioni seguenti: