Creare e gestire team nativi in Viva Goals

Articolo
03/26/2024

I team nativi sono team creati all'interno di Viva Goals e non connessi a un gruppo di Microsoft 365. Possono essere gestiti solo in Viva Goals. I proprietari dell'organizzazione hanno accesso di proprietà a questi team.

Creare un team nativo in un'organizzazione

Per impostazione predefinita, qualsiasi membro di un'organizzazione può creare un team nell'organizzazione. Detto questo, i proprietari dell'organizzazione possono limitare le autorizzazioni di creazione del team ai proprietari e agli amministratori o a utenti e gruppi specifici.

Passare a All Teams>Create teamCreate Teams from scratch (Crea team > da zero) o Amministrazione>Teams> Add TeamCreate Teams from scratch (Aggiungi team> crea team da zero).
Compilare i dettagli seguenti nella finestra di dialogo:
- Nome team: immettere un nome del team.
- Proprietario del team: Search per e designare un proprietario del team dall'elenco a discesa Proprietario del team.
- Se il team è un sottoteam, una divisione o un reparto, selezionare il team padre. (Facoltativa)
- Aggiungere tutti i dettagli che si ritiene necessari. (Facoltativa)
Selezionare Crea team.

Informazioni sui team padre

Se si vuole assegnare al team un team padre, si applicano tutte le seguenti procedure:

Per impostazione predefinita, il team usa le impostazioni OKR del team padre, ad esempio la frequenza di archiviazione e le autorizzazioni di creazione.
Il team verrà visualizzato come sottoteam nel team padre. Se si desidera visualizzare gli altri sottoteam del team padre, passare alla pagina del team padre e selezionare la scheda Dei team secondari.
Non è possibile selezionare un team con restrizioni supportato dal gruppo di Microsoft 365 come team padre.

Creare team nativi in blocco

È possibile creare team nativi in blocco usando un modello di Excel.

Passare a Tutti i team>di creazione team o Amministrazione>Teams>Aggiungi team.
Selezionare l'elenco a discesa accanto a Crea team o Aggiungi team e scegliere Importa team.
Scaricare il modello di Excel dalla finestra risultante.
Aggiornare il modello di Excel con le informazioni seguenti sui team da importare.
- Nome del team: assegnare al team un nome che non esiste già in Viva Goals.
- Proprietario del team: immettere il messaggio di posta elettronica principale dell'utente che sarà il proprietario del team.
- Team padre: aggiungere il nome del team che si vuole essere il team padre per il team che si sta creando. (Facoltativa)
- ID gruppo: aggiungere fino a cinque gruppi Microsoft Entra come membri del team. Sono supportati gruppi di sicurezza abilitati alla posta elettronica, gruppi di distribuzione abilitati alla posta elettronica e gruppi annidati. Altri gruppi di sicurezza e gruppi di Microsoft 365 non sono supportati. (Facoltativa)
  
  Nota: È possibile trovare l'ID di un gruppo passando alla pagina del gruppo in portal.azure.com e controllando in Proprietà.
Indietro nella pagina Importa team in Viva Goals e caricare il documento di Excel completato. Nella pagina verrà visualizzato uno snapshot delle informazioni per i team da importare.
Selezionare Crea Teams per avviare il processo di importazione e visualizzare la pagina di rilevamento delle importazioni.
L'importazione può richiedere fino a 30 minuti a seconda del numero di team importati. Non esitare a chiudere la finestra durante questo processo; è sempre possibile controllare lo stato di avanzamento dell'importazione passando a Impostazioni> accountPreferenze>Importazioni personali>Importazioni del team.
Al termine dell'importazione, si riceverà una notifica tramite posta elettronica. È possibile tornare alla pagina di rilevamento dell'importazione per vedere quali team sono stati creati e quali non lo erano. Per sapere perché alcuni team non sono stati creati, scaricare il report di importazione.
È possibile visualizzare i team creati passando a Tutti i team o passando a Amministrazione>Teams.

Aggiungere membri a un team nativo

Sia per i team nativi che per i team connessi ai gruppi di Microsoft 365, i proprietari del team possono aggiungere membri dall'interno di Viva Goals.

Passare alla pagina OKR del team e selezionare i tre puntini (...) in alto a destra, quindi scegliere Membri del team.
Selezionare Aggiungi membri.
Usare la casella di ricerca per cercare e selezionare singoli utenti o gruppi da aggiungere. Sono supportati i gruppi di sicurezza abilitati alla posta elettronica, i gruppi di distribuzione abilitati per il mali e i gruppi di Microsoft 365.
Selezionare Aggiungi membri.
Ci sono tre possibilità per quello che accadrà dopo:
- Se un utente o un gruppo selezionato fa già parte dell'organizzazione, verrà aggiunto immediatamente al team.
- Se un utente o un gruppo selezionato non è ancora membro dell'organizzazione, ma si dispone delle autorizzazioni necessarie per aggiungere membri all'organizzazione, tale utente o gruppo verrà aggiunto all'organizzazione e al team.
- Se un utente o un gruppo selezionato non è ancora membro dell'organizzazione e non si dispone delle autorizzazioni necessarie per aggiungere membri all'organizzazione, tale utente o gruppo non verrà aggiunto al team. Contattare l'amministratore dell'organizzazione per ottenere le autorizzazioni necessarie e riprovare con i passaggi precedenti.

È possibile usare i passaggi precedenti per aggiungere utenti che non fanno ancora parte di Viva Goals. È sufficiente assicurarsi che la casella di controllo Invia notifica tramite posta elettronica ai membri aggiunti sia selezionata durante l'aggiunta di membri. Questo invierà loro un invito a partecipare al team in Viva Goals.

Nota

Quando si configura un team, è utile aggiungere un secondo proprietario del team per assicurarsi che la gestione del team non dipendi da un singolo utente. È anche possibile aggiungere più proprietari del team in base alle esigenze.

Rendere un membro del team un proprietario o un membro di base

Passare alla pagina OKR del team e selezionare i tre puntini (...) in alto a destra, quindi scegliere Membri del team.
Ogni membro del team elencato include un elenco a discesa nella colonna Ruolo . Selezionare questo elenco a discesa, quindi scegliere Proprietario o Membro a seconda del ruolo che si vuole assegnare al membro del team.

Rimuovere un membro da un team nativo

È possibile rimuovere i membri del team dai team. I singoli utenti rimossi da un team perdono l'accesso all'appartenenza a tale team, ma rimangono parte dell'organizzazione.

Passare alla pagina OKR del team e selezionare i tre puntini (...) in alto a destra, quindi scegliere Membri del team.
Ogni membro del team elencato include un elenco a discesa nella colonna Ruolo . Selezionare la X accanto all'elenco a discesa del membro del team.
Selezionare Rimuovi nella finestra di dialogo risultante.

Eliminare, archiviare o ripristinare un team nativo

I proprietari dell'organizzazione e i proprietari del team hanno l'autorità di gestire i team, che include la decisione su cosa fare quando tali team vengono sciolti o ritirati a causa di modifiche organizzative. In questo caso, sono disponibili due opzioni: l'eliminazione del team o l'archiviazione del team. Un team può essere eliminato dall'interno di Viva Goals solo se non dispone di OKR o iniziative assegnate. In caso contrario, il team può essere archiviato.

Eliminare un team nativo

Per eliminare un team nativo dall'interno di Viva Goals, seguire questa procedura:

Se si è un proprietario o un amministratore dell'organizzazione:

Passare a Amministrazione>Teams.
Per il team da eliminare, selezionare Azioni (...) >Elimina.

Se si è proprietari del team:

Passare alla pagina OKR del team.
Selezionare i tre puntini (...) in alto a destra, quindi scegliere Elimina il team.

Nota

Se si vuole eliminare un team ma non è possibile perché contiene contenuto OKR, è possibile rimuovere gli OKR o assegnarli prima ad altri team.

Archiviare un team nativo

È consigliabile archiviare i team che non sono più in servizio in modo che la raccolta di team rimanga pertinente per l'uso. Una volta archiviato un team, non è più possibile creare OKR e iniziative all'interno di tale team e nessun utente fa parte del team. Inoltre, tutti i subteam diventano team indipendenti in Viva Goals. Sarà comunque possibile eseguire azioni (ad esempio archiviazioni) in OKR assegnati in precedenza al team archiviato.

Anche se ora non sarà possibile visualizzare il team archiviato in Tutti i team, sarà possibile visualizzare gli OKR assegnati espandendo gli OKR padre a cui sono allineati. È anche possibile visualizzare gli OKR e le iniziative in Esplora risorse applicando il filtro del tipo e selezionando il nome del team archiviato.

Una volta archiviato, un team viene contrassegnato come Archiviato nella scheda Teams nel dashboard di amministrazione. Non sarà visibile da nessun'altra parte. Gli obiettivi di proprietà di questo team rimarranno invariati, ma non sarà possibile assegnare nuovi obiettivi al team.

Le attività correlate al team archiviato verranno interrotte, tra cui l'assegnazione dei membri del team e le eventuali notifiche a livello di team. Per riprendere queste attività, è necessario ripristinare il team.

Per archiviare un team come proprietario dell'organizzazione, amministratore dell'organizzazione o proprietario del team:

Passare alla pagina OKR del team.
Selezionare i tre puntini (...) in alto a destra, quindi scegliere Archivia il team.

Se si è un proprietario o un amministratore dell'organizzazione, è invece possibile eseguire le operazioni seguenti:

Passare a Amministrazione>Teams.
Per il team da archiviare, selezionare Azioni (...) >Archivio.

Ripristinare un team nativo

L'archiviazione di un team non è permanente. Per ripristinare un team archiviato:

Passare a Amministrazione>Teams.
Per il team da ripristinare, selezionare Azioni (...) >Ripristino.

Alternativamente:

Passare alla pagina OKR del team.
Selezionare i tre puntini (...) in alto a destra, quindi scegliere Ripristina il team.