Introduzione all'adozione degli argomenti

Prima di iniziare a usare l'adozione, è necessario comprendere i concetti relativi alla gestione delle conoscenze e agli argomenti. Il diagramma seguente illustra cosa accade durante l'individuazione e la cura degli argomenti:

• Individuazione: gli utenti possono individuare le conoscenze nelle app che usano ogni giorno tramite schede di argomento, oppure individuare gli argomenti in Microsoft Search.
• Cura: gli esperti in materia (SME) perfezionano gli argomenti tramite pagine di argomenti e l'AI apprende dai loro input. Il Centro argomenti contiene le pagine degli argomenti che gli utenti possono esplorare e che gli esperti possono gestire.
• Identificazione: con Microsoft Graph e Artificial Intelligence (AI), conoscenze e persone (argomenti, competenze e così via) vengono identificate e organizzate automaticamente in argomenti correlati. I contenuti di SharePoint sono indicizzati con contenuti di sicurezza.
• Estensione: con i connettori di contenuto di Microsoft Graph (presto disponibili), è possibile inserire informazioni da servizi esterni e repository di dati.

Per altre informazioni, è possibile esaminare la panoramica per un'introduzione.

Tenere presente che:

• L'individuazione degli argomenti migliora quando sono disponibili più contenuti.
• La sicurezza, la privacy e la posizione dei dati vengono mantenute anche se le informazioni vengono presentate in una nuova esperienza.
• Gli utenti hanno bisogno di una licenza per visualizzare gli argomenti.
• L'individuazione è inizialmente limitata a contenuti in lingua inglese.

Per prepararsi, rispondere a queste domande:

• Quali contenuti devono essere utilizzati per l'individuazione degli argomenti?
• Chi gestirà gli argomenti?
• Chi può vedere le schede degli argomenti e le evidenziazioni?
• Quali argomenti sono previsti?

Esaminare questo elenco di prerequisiti per ottenere il massimo dagli argomenti:

Prodotto o funzionalità	Descrizione
SharePoint Online con pagine di SharePoint moderne	Il data mining degli argomenti include solo contenuto nei siti di SharePoint e le schede argomento possono essere visualizzate solo nelle pagine moderne.
Microsoft Graph	È possibile controllare se gli argomenti sono inclusi o esclusi dalla ricerca o da Delve tramite le impostazioni di Microsoft Graph*.

Pianificare l'adozione

Per pianificare l'adozione di Argomenti, è necessario:

1. Pianificare gli scenari di approccio e destinazione:

   • Si pensi alla definizione e alla definizione delle priorità degli scenari.
   • Si pensi agli stakeholder e ai membri del team di progetto che è necessario coinvolgere.
   • Determinare i risultati aziendali desiderati e come si intende misurare il successo.

2. Gestire l'organizzazione:

   • Identificare i gruppi aziendali e i team aziendali che devono essere coinvolti e allinearli con gli scenari previsti.
   • Iniziare a pensare a come coinvolgere alcuni primi utilizzatori per ottenere un feedback cruciale e in anticipo al fine di iterare per raggiungere la soluzione migliore.
   • Iniziare a creare la community e pensare a come i diversi gruppi nell'organizzazione possono usare Gli argomenti.

3. Eseguire il training dell'organizzazione: la maggior parte delle persone comprenderà in modo intuitivo il concetto di argomenti e il modo in cui le schede degli argomenti compilano informazioni rilevanti e ne comprenderanno e vedranno il valore. È tuttavia possibile creare corsi di formazione personalizzati per la propria cultura e organizzazione, per mostrare come si vuole usare Topics. Alcune risorse di training:

   • Centro risorse Knowledge & Content Services. Include panoramiche e informazioni sulle funzionalità, video e presentazioni dell'ora di ufficio registrati e informazioni sui partner e sulle loro offerte.
   • Condividere il contenuto della formazione e della Guida utente con gli utenti.

4. Creare una rete di campioni:

   • Potrebbero essere già presenti community dedicate all'esercitazione o reti di promotori. Queste reti sono ottimi modi per socializzare e evangelizzare e coinvolgere i coetanei nell'aiutarsi a vicenda. E possono condividere storie di successo, che possono essere preziose. Possono offrire consigli e generare entusiasmo.

5. Visualizzare altre risorse nel sito di adozione.

Scenari di destinazione

Determinare come si vogliono usare gli argomenti nell'organizzazione in modo da usarli correttamente. Ecco alcuni scenari in cui la gestione delle conoscenze e gli argomenti possono aiutare l'organizzazione:

• Onboarding dei ruoli & formazione: comprendere la terminologia, i progetti chiave e la cultura di una nuova organizzazione sono passaggi importanti per l'onboarding. Facilitare la scoperta degli argomenti consente ai nuovi dipendenti di trovare rapidamente nuove attività, ruoli o progetti.
• Ricerca di competenze e condivisione di informazioni: quando gli argomenti vengono gestiti e condivisi, gli utenti delle organizzazioni possono trovare più facilmente informazioni ed esperti per aiutarli nel lavoro quotidiano.
• Processi decisionali più ampi e time to market ottimizzato: un facile accesso alle informazioni e alle competenze consente di prendere decisioni più facilmente e di evitare di svolgere progetti durante il periodo non lavorativo.

Scenario di esempio per l'onboarding dei ruoli

Un responsabile delle risorse umane deve fornire informazioni ai nuovi dipendenti per introdurli rapidamente nell'azienda e nei team. Vogliono puntare alle risorse, ai documenti e ai membri del team corretti di cui dovranno eseguire l'onboarding in modo rapido ed efficiente. Sono alla ricerca di una soluzione che consenta al nuovo dipendente di trovare rapidamente le informazioni necessarie senza dover cercare in più repository o lasciare le applicazioni già in uso.

Ad esempio:

• Un dipendente (Jordan) sta assumendo un nuovo ruolo, o è stato appena assunto e sta appena iniziando con un ruolo. Jordan vuole essere coinvolto e produttivo il più rapidamente possibile. Ma Jordan ha anche bisogno di aiuto per trovare un punto di partenza.
• Un collega (Kim) che era nel ruolo prima di Jordan ha creato pagine di argomento che possono aiutare i nuovi dipendenti e chiunque altro cerchi tali informazioni.
• Kim era una PMI e aveva le autorizzazioni per esaminare le pagine degli argomenti non confermate. Le pagine di argomenti non confermate sono ottimi punti di partenza, in quanto contengono argomenti scoperti e creati dall'IA. Kim è riuscita a modificarle per aggiungere risorse per esperti, definizioni e altre risorse.
• Mentre Jordan legge un nuovo post su SharePoint, visualizza un argomento evidenziato e passa il puntatore del mouse su di esso per ottenere rapidamente una definizione del termine e chi contattare con altre domande. In precedenza, Jordan avrebbe dovuto cercare questa informazione e contattare i colleghi per capire a chi chiedere.
• L'esposizione di queste informazioni tramite gli argomenti può essere efficace. Anche se queste informazioni potrebbero essere state disponibili in precedenza, potrebbero essere state siloed e difficili da trovare. Inserirlo nelle applicazioni che Jordan sta usando e aiutarli a trovare questi esperti può anche guidare un senso di coinvolgimento e community. Può inoltre aiutarli a sentirsi più autonomi nella gestione del nuovo ruolo.

Quando si automatizza questo scenario, è possibile assicurarsi che:

• I nuovi dipendenti possano connettersi rapidamente con le persone giuste nei progetti giusti.
• I nuovi dipendenti hanno accesso immediato alle informazioni più recenti sul progetto nel loro flusso di lavoro.
• I tempi di ricerca si riducono notevolmente.
• I tempi di onboarding si riducono notevolmente.

Scenario di esempio per il call center dei clienti

È possibile consentire al servizio clienti di trovare rapidamente file ed esperti per risolvere domande fiscali insolite e documentare rapidamente la risposta per consentire ad altri utenti di accedere facilmente con Topics.

Ad esempio, un rappresentante del supporto deve trovare rapidamente knowledge base articoli, documenti e criteri in modo che possa supportare i clienti. Vogliono trovare le informazioni corrette al momento giusto, senza dover esaminare manualmente diverse basi dati, repository o applicazioni o inviare una chiamata. E stanno cercando una soluzione che consenta loro di rimanere all'interno dei criteri di richiesta delle chiamate principali e dei criteri di accesso, delle normative e delle linee guida nel flusso delle conversazioni, in modo che possano rispondere rapidamente alle domande e aggiornare il caso.

Quando si automatizza questo scenario con Topics, è possibile assicurarsi che:

• I tempi di chiamata del supporto sono ridotti.
• Il passaggio a supporti di secondo e terzo livello vengono ridotti.
• Il numero di call-back di un dato caso viene ridotto.
• La soddisfazione del cliente aumenta.

Assegnare priorità agli scenari

Dopo aver identificato gli scenari, è possibile assegnare priorità agli scenari:

Un modo per classificarli in ordine di priorità è tracciare gli scenari in una griglia che mostri impatto e facilità di implementazione. Cercare gli scenari che hanno un impatto elevato e sono facili da implementare e rendere tali scenari la priorità assoluta. Gli scenari a basso impatto e difficili da implementare avranno la priorità più bassa. In uno scenario ad alto impatto e facile da implementare, gli utenti possono entusiasmarsi e vedere le possibilità offerte dall'uso degli argomenti.

Selezionare un paio di scenari principali su cui concentrarsi inizialmente, collaborare con i primi utenti per ottenere un feedback e quindi procedere per gradi. In questo modo è possibile eseguire l'iterazione, apportare miglioramenti e ottenere feedback in modo da poter aumentare l'adozione nel tempo.

Identificare le parti interessate

Identificare le parti interessate per il progetto. I ruoli principali sono lo sponsor esecutivo, il proprietario del successo e i campioni.

Ruolo	Responsabilità	Reparto
Sponsor esecutivi	Comunicare la visione e i valori di alto livello all'azienda	Leadership esecutiva
Lead o lead del progetto	Supervisionare l'intero processo di esecuzione e implementazione del lancio	Gestione dei progetti
Amministratori delle conoscenze	Configurare e configurare gli argomenti	Reparto IT
Responsabili delle conoscenze	Gestire gli argomenti e supervisionare la tassonomia	Tutti i reparti
Responsabili della tassonomia	Supervisionare la tassonomia	Tutti i reparti
Esperti in materia e collaboratori di argomenti	Generare o rivedere argomenti e descrizioni	Tutti i reparti
Promotori	Aiutare a migliorare e a gestire le obiezioni	Tutti i reparti (personale)
Amministratore tenant	Configurare le impostazioni di livello tenant	Reparto IT
Amministratore di Power Platform	Configurare l'ambiente Dataverse	Reparto IT
Amministratore o responsabile della ricerca	Configurare le impostazioni di ricerca	Reparto IT

In un'organizzazione più grande, potrebbero anche essere presenti più persone in questi ruoli e sarà necessario promuovere il coordinamento tra loro. In un'azienda di piccole dimensioni, una sola persona potrebbe svolgere molti di questi ruoli. Ruoli diversi potrebbero essere maggiormente coinvolti in fasi diverse del progetto. Ad esempio, gli amministratori sono più coinvolti nella configurazione delle funzionalità, mentre gli esperti e i promotori dell'argomento non vengono coinvolti fino a quando non si inizia a definire gli argomenti.

Anche se è consigliabile che ognuno di questi ruoli venga soddisfatto durante l'implementazione, è possibile che non siano tutti necessari per iniziare a usare la soluzione identificata.

Creare un piano di successo

Usare questi indicatori per misurare il successo degli argomenti nell'organizzazione. Guardare:

1. Utilizzo degli argomenti:
   • Impression degli argomenti
   • Quantità di argomenti, sia confermati che non confermati nell'elenco degli argomenti trattati.
   • Numero di pagine degli argomenti pubblicate.
2. Feedback per l'utente finale dalle schede degli argomenti.
3. Eseguire sondaggi sulla soddisfazione dei dipendenti. Gli argomenti dovrebbero migliorare la capacità dei dipendenti di trovare informazioni, in modo da trovare modi per raccogliere il loro input e feedback su tale esperienza.
4. Impatto positivo per l'analisi della ricerca. Poiché gli argomenti vengono visualizzati nell'esperienza di ricerca, nel corso del tempo è possibile che i tassi di ricerca abbandonati vengano ridotti perché gli utenti sono più facilmente in grado di trovare gli argomenti nella ricerca.

Creare una rete di campioni

Creare una rete di campioni nell'organizzazione. I campioni sono importanti perché possono:

• Creare un cerchio di influenza all'interno dei team
• Gestire gli argomenti & la manutenzione

È possibile reclutare campioni da ruoli diversi: Knowledge Manager ed esperti in materia.

Molte reti campione usano Viva Engage come piattaforma. In Viva Engage, le persone possono pubblicare domande e ottenere risposte e condividere storie di successo. È possibile fare affidamento sulla rete di persone in tutta l'azienda per offrire consigli ai propri colleghi e mostrare come il team usa Topics in modo che altri team possano pensare ai propri scenari.

Alcune organizzazioni usano hackathon (formali o informali, virtuali o di persona) per raccogliere gruppi di persone per lavorare a un progetto specifico. Ad esempio, è possibile raccogliere gli esperti in materia e fare in modo che lavorino insieme per curare un set di pagine di argomenti.

Pensa a come puoi riconoscere i tuoi campioni. Premiare le loro attività, dare loro riconoscimento e generare una community coinvolgente può far sentire i dipendenti come se stessiro contribuendo a qualcosa di importante mentre ottengono qualcosa dai loro investimenti.

Ora che si è pronti per l'implementazione, si vuole assicurarsi di incoraggiare l'impegno continuo.

• Mantieni gruppi di Viva Engage attivi per i tuoi campioni.
• Condividere storie di successo.
• Ospitare periodicamente eventi di engagement per condividere storie o introdurre nuove funzionalità.
• Impostare le sfide per le persone ed eseguire competizioni.

Passaggi successivi

Quando si è pronti per l'implementazione di Topics, è necessario coinvolgere le persone.

• Iniziare a presentare il set di funzionalità e far riflettere sugli scenari possibili.
• Riunire gli stakeholder e creare scenari.
• Guidare la community e riflettere su come coinvolgerla.
• Completare quindi i passaggi di preparazione. Alcuni possono essere preparazione tecnica e preparazione aziendale.
• Infine, socializzare e promuovere.
• Partecipa alla discussione e vedi gli eventi più recenti nella community degli argomenti.