Microsoft Purview eDiscovery (Premium) でクラウド添付ファイルを収集する

クラウド添付ファイルは、通常 SharePoint サイトと OneDrive に格納されるドキュメントへのリンクです。 そのため、メール メッセージや Teams チャット会話にドキュメントの実際のコピーを添付する代わりに、ファイルへのリンクを共有することもできます。 クラウド添付ファイルは、ドキュメントを共有し、organization内の他のユーザーと共同作業を行う効果的な方法です。 ただし、クラウド添付ファイルは、電子情報開示ワークフロー中に課題を提示します。これは、共有ドキュメント内の実際のコンテンツではなく、クラウド添付ファイルリンクのみが電子情報開示検索で返されるためです。 この課題に対処するために、電子情報開示 (Premium) には、クラウドの添付ファイルを収集するための 2 つのソリューションが用意されています。

• クラウド添付ファイルにリンクされているドキュメントのライブ バージョンを収集する。
• クラウド添付ファイルで共有された時点でのドキュメントのバージョンの収集。

ヒント

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クラウド添付ファイルの収集

コレクションの見積もりを作成し、検索結果にクラウド添付ファイルを含む項目が含まれている場合は、コレクション見積もりをレビュー セットにコミットするときに、クラウド添付ファイルのターゲットを収集するオプションが必要です。 このオプションを選択すると、電子情報開示 (Premium) によって、クラウド添付ファイルにリンクされているドキュメントがレビュー セットに追加されます。 このオプションを使用すると、対象のドキュメントを確認し、ドキュメントがケースまたは調査に関連しているかどうかを判断できます。

次のスクリーンショットは、コレクションをレビュー セットにコミットするときに、クラウド添付ファイルのターゲットを含めるオプションを示しています。

注:

クラウド添付ファイルのすべてのバージョン (共有されたバージョンに加えて) をレビュー セットに含めるオプションがあります。

コレクションとクラウドの添付ファイルを操作する場合は、次のことが適用されます。

• クラウドの添付ファイルは、コレクションの見積もりに表されたり含めたりすることはありません。 コレクションには直接ヒットのみが含まれます。
• クラウドの添付ファイルが移動された場合、または共有元の場所で使用できなくなった場合、その添付ファイルはコレクションに含まれません。
• クラウドの添付ファイルが訴訟ホールド ポリシーの保持下にある場合、ユーザーが削除した場合でも、クラウドの添付ファイルはコレクションに含まれます。
• 名前が変更されたか、別のコンテナーに移動されたクラウド添付ファイルの場合、共有方法に応じてコレクションに含まれる場合と含まれない場合があります。 リンク経由でクラウドの添付ファイルが共有されていて、リンクがまだアクティブな場合は、そのリンクが取得され、コレクションに含まれます。 クラウド添付ファイルの場所への共有リンクを使用できない場合、クラウドの添付ファイルはコレクションに取得または含まれません。
• 親アイテムが保留にされたクラウド添付ファイルの場合、保留は特定の状況でクラウド添付ファイルに適用されます。 これは、クラウド添付ファイルのソースの場所と、その場所に適用される保留ポリシーによって異なります。 クラウド添付ファイルの受信者に適用されるポリシーは、必ずしも共有クラウド添付ファイルの場所に適用されるとは限りません。

コレクションをレビュー セットにコミットする手順については、「コレクション の見積もりをレビュー セットにコミットする」を参照してください。

クラウド添付ファイルで共有されているバージョンの収集 (プレビュー)

クラウド添付ファイルを収集するための電子情報開示 (Premium) ワークフローには、最新バージョンのクラウド添付ファイルをレビュー セットに追加することのみが含まれます。 つまり、収集されてレビュー セットに追加されたバージョンは、クラウド添付ファイルで最初に共有されていたバージョンとは異なる場合があります。 そのため、共有時にクラウド添付ファイルに存在していたコンテンツが削除され、レビュー セットに追加されている現在のバージョンに存在しない可能性があります。

組織は、Microsoft Purview の保持ラベルを使用して、クラウド添付ファイルとして共有された時点でドキュメントのバージョンを保持できます。 これを行うには、organizationで保持ラベルを作成し、クラウド添付ファイルにラベルを適用するオプションを選択し、SharePoint と OneDrive に格納されているドキュメントにラベルを自動的に適用します。 この構成を設定すると、ファイルの共有時にドキュメントのコピーが作成されます。 また、ドキュメントが変更され、クラウド添付ファイルとして再び共有された場合、変更されたバージョンも保持されます。 ファイルが変更され、再び共有された場合、新しいバージョンとしてファイルの新しいコピーが保持されます。

共有バージョンのクラウド添付ファイルを保持すると、organizationは、現在のライブ バージョンではなく、共有されたドキュメントの特定のバージョンに関連する可能性のあるコンテンツの保存と収集をスコープ化するのに役立ちます。 この保持ソリューションを実装すると、クラウド添付ファイルの現在のライブ バージョンと、クラウド添付ファイルで共有されたバージョンの両方が収集され、レビュー セットに追加されます。

保持ラベルを設定し、クラウド添付ファイルに自動的に適用する手順については、「クラウド添付ファイル にラベルを自動適用する」を参照してください。

次のスクリーンショットは、レビュー セットに追加された XYZ Research.docxという名前のクラウド添付ファイル ドキュメントを示しています。 ドキュメントは、Teams チャットの会話でクラウド添付ファイルとして共有されました。 レビュー セットには、もともとクラウド添付ファイルで共有されていたバージョンも含まれています。 このバージョンのクラウド添付ファイルの名前はシステムによって生成され、作成者は SharePoint として識別されます。

さらに、現在のライブ バージョンと共有されたバージョンは、 同じ FamilyId プロパティ値を持ちます。これは、親オブジェクト (メール メッセージや Teams チャット会話など) の FamilyId と同じです。 これにより、クラウドの添付ファイルを、共有されたアイテムとグループ化できます。

保持ラベルを実装し、SharePoint ドキュメントにラベルを自動適用した後でも、コレクションの見積もりをレビュー セットにコミットするときにクラウド添付ファイルを収集するオプションを選択します。 クラウドの添付ファイルが収集されると、現在のライブ バージョンと最初に共有されたバージョンの両方がレビュー セットに追加されます。