シナリオ: Microsoft Syntexを使用してルーチン ドキュメントを自動的に生成する
Microsoft Syntexのコンテンツ アセンブリ機能を使用して、定期的に作成する必要があるファイルの最新のテンプレートを作成します。 その後、手動要求または自動化によって、これらのテンプレートに基づいてファイルを生成できます。
使用される機能:
- コンテンツ アセンブリ
- SharePoint リスト
- Power Automate
定期的なメンテナンス レポート
コンテンツ アセンブリを使用して、毎日の検査またはメンテナンス レポートの生成を自動化できます。 一般に、これらのレポートには、検査後にユーザーが入力する特定のフィールドまたは値を含む標準化されたテキストが多数あります。
現在、ユーザーは部品を物理的に検査し、リストまたはフォームまたは物理的な紙のレポートを入力します。 これにより、このデータをデジタル コンテンツに変換する作業が増え、さらに使用できるようになります。
Microsoft Syntex ソリューションを実装するには:
レポートを保存するドキュメント ライブラリを設定します。
現場担当者が入力する必要がある必要がある列を含む SharePoint リストを設定します。
ドキュメント ライブラリに移動し、既存のレポートを使用してモダン テンプレートを作成します。 現場担当者が入力する値のフィールドを作成します。 フィールドを、前に設定した SharePoint リストの列に関連付けます。
次に、[Microsoft Syntexを使用してドキュメントを生成する] アクションを使用して Power Automate フローを作成し、トリガー "リスト アイテムが作成されたとき" を使用します。 このアクションにより、現場担当者によって新しいエントリがリストに追加されるたびに、新しいレポートが生成されます。
Microsoft Formsを使用して、現場担当者がリストに値を入力したり、リスト自体を公開して値を追加したりするためのフォームを作成できます。
現場担当者がフォームに入力した値に基づいて作成されたすべての日次レポートを確認できるようになりました。
注:
この例ではデータ ソースとして SharePoint リストを使用しますが、必要な Power Automate コネクタにアクセスできる場合は、ドキュメントを生成するためのトリガーとして任意のデータ ソースを使用できます。