Exchange Onlineのメール ヒント
メール ヒントは、メッセージの作成中にユーザーに表示される情報メッセージです。 新しいメッセージが開いて構成されている間、Exchange はメッセージ (受信者を含む) を分析します。 潜在的な問題が検出された場合、ユーザーはメッセージを送信する前にメール ヒントで通知されます。 ユーザーは、メール ヒントの情報を使用して、望ましくない状況や配信不能レポート (NDR またはバウンス メッセージとも呼ばれます) を回避するようにメッセージを調整できます。
メール ヒントが動作するしくみ
メール ヒントは、Exchange で Web サービスとして実装されます。 送信者がメッセージを作成しているときに、クライアント ソフトウェアは、メール ヒント一覧を取得するために、Exchange Web サービスに、クライアント アクセス サーバーを呼び出させます。 サーバーは応答しそのメッセージに適用するメール ヒント一覧を返し、クライアント ソフトウェアはそのメール ヒントを送信者に表示します。
あらゆるメッセージング環境で、次のような一般によくある非生産的メッセージ シナリオがあります。
organization全体のメッセージ制限に違反するメッセージに起因する NDR (メッセージ サイズの制限やメッセージあたりの受信者の最大数など)。
存在しない受信者、制限された受信者、または完全なメールボックスを持つユーザーに送信されたメッセージに起因する NDR。
自動応答が構成されているユーザーにメッセージを送信しようとしている。
これらのすべてのシナリオで、ユーザーはメッセージを送信し、メッセージが配信されることを期待するものの、メッセージが配信されないことを通知する応答を受け取ることになります。 自動応答など、最もうまくいったシナリオでもこれらのイベントによって生産性が失われます。 NDR の場合、このシナリオでは、ヘルプ デスクへのコストのかかる呼び出しが発生する可能性があります。
メッセージの送信によってエラーが発生することはなくても、望ましくない、やっかいな事態に陥る可能性がある次のようなシナリオもあります。
メッセージが非常に大きな配布グループに送信された。
メッセージが不適切な配布グループに送信された。
メッセージが組織外部の受信者に誤って送信された。
BCC 受信者として受け取ったメッセージに対して [全員へ返信] を選択する。
メッセージの作成中に、メッセージを送信した場合に起こりうる事態をユーザーに通知することで、問題を含むこれらすべてのシナリオに陥ることを防止することができます。 たとえば、送信者にメッセージのサイズが許可される最大値を超えると通知された場合、メッセージの送信は試行されません。 同様に、送信者にメッセージがorganization外のユーザーに配信されることが通知された場合、コンテンツとメッセージのトーンが適切であることを確認する可能性が高くなります。
次のメッセージ クライアントがメール ヒントをサポートしています。
Outlook on the web (旧称: Outlook Web App)
Microsoft Windows のMicrosoft Outlook 2010以降
Exchange Onlineで使用できるメール ヒント
次の表に、Exchange Onlineで使用できるメール ヒントの一覧を示します。
| メール ヒント | Availability | シナリオ |
|---|---|---|
| 無効な内部受信者 | Outlook | 送信者は、存在しない内部受信者を追加します。 以下に例を示します。
このメール ヒントは無効な受信者を示し、送信者がその受信者をメッセージから削除できるようにします。 |
| メールボックスがいっぱい | Outlook Web 上の Outlook |
送信者は、メールボックスの最大サイズ (メールボックスまたはorganizationの ProhibitSendReceive クォータ) を超える内部受信者を追加します。
このメール ヒントはメールボックスがいっぱいになっている受信者を示し、送信者がその受信者をメッセージから削除できるようにします。 メール ヒントは、表示された時点での正確な情報です。 メッセージを直ちに送信しない場合は、メール ヒントは 2 時間ごとに更新されます。 これは、[下書き] フォルダー内に保存され、2 時間後に再度開かれたメッセージにも適用されます。 |
| 自動応答 | Outlook Web 上の Outlook |
送信者は、自動応答を有効にした内部受信者* を追加します。
メール ヒントは、受信者が自動応答を有効にしたことを示し、自動応答テキストの最初の 175 文字も表示します。 メール ヒントは、表示された時点での正確な情報です。 メッセージを直ちに送信しない場合は、メール ヒントは 2 時間ごとに更新されます。 これは、[下書き] フォルダー内に保存され、2 時間後に再度開かれたメッセージにも適用されます。 *受信者が外部であっても、受信者のドメインがリモート ドメインとして構成されている場合、AllowedOOFType と IsInternal の設定によって、送信者が内部自動応答、外部自動応答、または自動応答をまったく受け取らないかどうかが決まります。 |
| Custom | Outlook Web 上の Outlook |
送信者は、カスタム メール ヒントが構成されている内部受信者を追加します。
カスタム メール ヒントは、受信者に関する特定の情報を提供するのに便利です。 たとえば、配布グループ用のカスタム メール ヒントを作成して、誤用を防ぐためにそのカスタム メール ヒントの目的を説明できます。 詳細については、「受信者向けのカスタム メール ヒントを構成する」を参照してください。 送信者が受信者にメッセージを送信できない場合、カスタム メール ヒントは表示されません (代わりに[制限付き受信者メール ヒント]が表示されます)。 |
| 制限を構成した受信者 | Outlook Web 上の Outlook |
送信者は、メッセージの送信が許可されていない受信者を追加します (配信制限は送信者と受信者の間で構成されます)。
メール ヒントは、禁止されている受信者を示し、送信者にメッセージから受信者を削除するオプションを提供します。 また、制限された受信者にメッセージを配信できないことを送信者に明確に通知します。 制限付き受信者が、入れ子になったグループを含む配布グループである場合、メール ヒントは表示されません。 また、制限付きグループ (AcceptMessagesOnlyFromDLMembers) にグループが含まれている場合、メール ヒントは表示されません。 制限付き受信者が外部の場合、または外部受信者を含む配布グループである場合は、差出人にメール ヒントが表示されます。 ただし、次のメール ヒントは表示されません (該当する場合)。
|
| 外部受信者 | Outlook Web 上の Outlook Outlook モバイル |
送信者は、外部受信者または外部受信者* を含む配布グループを追加します。
メール ヒントは、メッセージがorganizationから離れることを送信者に通知します。これは、メッセージが単語、トーン、およびコンテンツに関する正しい決定を行うのに役立ちます。 既定では、このメール ヒントは無効になっています。 このメール ヒントは、 Set-OrganizationConfig コマンドレットを使用して有効にできます。 詳細については、「 組織の関係にまたがるメール ヒント」を参照してください。 *受信者が外部であっても、受信者のドメインがリモート ドメインとして構成されている場合、送信者がこのメール ヒントを受信するかどうかが IsInternal 設定によって決まります (外部受信者のメール ヒントは内部受信者には適用されません)。 注: 外部受信者メール ヒントは、配布グループがリモート ドメインにある外部配布グループの受信者に対しては評価されません。 注 2: Outlook Mobile では、Microsoft 365 または Office 365用の外部受信者メール ヒントと、ハイブリッド 先進認証 (HMA) を使用するオンプレミスの Exchange メールボックスのみがサポートされます。 Office 365用のフィッシング シミュレーショントレーニングメールを作成するときは、次の PowerShell コマンドを使用して外部受信者のメール ヒントを有効にする必要があります。 |
| 多数の対象ユーザー | Outlook Web 上の Outlook |
送信者は、構成された大規模な対象ユーザー サイズよりも多くのメンバーを持つ配布グループを追加します (既定のサイズは 25 を超えるメンバーです)。 詳細については、「組織の大きなオーディエンス サイズの構成」を参照してください。
配布グループ メンバーの数は、毎回計算されません。 代わりに、配布グループ情報はグループ メトリック データから読み取られます。 |
| モデレート受信者 | Outlook Web 上の Outlook |
送信者は、モデレートされた受信者 (メッセージの承認を必要とする受信者) を追加します。 メール ヒントは、モデレートされた受信者を識別し、モデレートによって配信が遅延する可能性があることを送信者に通知します。 次の場合、メール ヒントは表示されません。
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| BCC の全員に返信 | Outlook on the web | Bcc 受信者が [ すべてのメッセージに返信] を選択します。 メール ヒントが応答メッセージに表示されます。 Bcc 受信者が他の受信者に自分を明らかにすることは、一般的に悪く、メール ヒントで説明されています。 |
| 最大サイズを超えるメッセージ | Outlook | メッセージが許可される最大メッセージ サイズを超えています。
メール ヒントは、メッセージ サイズが次のいずれかのメッセージ サイズ制限に違反している場合に表示されます。
注: コネクタのメッセージ サイズ制限は、このメール ヒントでは評価されません。 |
メール ヒントの制限
メール ヒントは次の制限に従います。
メール ヒントは、Outlook でオフライン モードで動作している場合はサポートされません。
メッセージが配布グループにアドレス指定されている場合、その配布グループのメンバーである個々の受信者のメール ヒントは評価されません。 ただし、いずれかのメンバーが外部受信者の場合は、[外部受信者] メール ヒントが表示され、配布グループ内の外部受信者の数が送信者に表示されます。
メッセージを 200 人を超える受信者にアドレス指定すると、パフォーマンス上の理由から、各メールボックスのメール ヒントは評価されません。
カスタム メール ヒントは 175 文字に制限されます。
以前のバージョンのExchange Serverでは、メール ヒント全体が設定されますが、Exchange Onlineは最大 1,000 文字しか表示されません。
送信者がメッセージの作成を開始して、そのメッセージを長時間開いたままにすると、"自動応答" と "メールボックスがいっぱい" メール ヒントが 2 時間おきに評価されます。