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プロジェクトのライフ サイクルを計画する (Project Web App)

  • [アーティクル]

概要: 新しいプロジェクトのプロジェクト、リソース、ユーザー設定フィールドを計画する方法、および完了したプロジェクトを Project Web App にアーカイブする方法について説明します。
適用対象: Project Server 2016、Project Server 2013

プロジェクトのライフサイクルの効果的な管理に利用できる方法論やシステムは数多くあります。 この記事はいずれか 1 つを推奨するものではありません。 この記事は、Project Server 管理者を対象としたものであり、プロジェクトの作成、保守、およびアーカイブの活動の一覧が示されています。 これらの作業は一般的なものであり、組織が使用している手法に関係なく、同じか、少なくとも似ています。 これらの活動の計画は、プロジェクトが組織の目的に従って管理されることを保証し、エンド ユーザーが満足するエクスペリエンスの実現を促進します。 この記事は、Project Server の展開と構成を計画する責任者を対象としたものであり、これらの機能に関連して、いくつかの選択が必要になることを示しています。

プロジェクトでは、概念から実行に移行するまでに多くの方法が存在します。 ときには、プロセスは正式なものではなく、短時間のうちにブレーンストーミングによってホワイトボードに書き出されたものであることもあります。 一方、何年にもわたる研究や慎重な分析の後にプロジェクトが作成される場合もあります。 計画と管理を行わないと、この作成プロセスは雑然としたものになるおそれがあります。 この結果、効率の低下、リソースの誤った割り当て、優先順位の間違い、重複した作業、手法の競合、ビジネス チャンスの喪失など、組織にとって多くの形で代償が生じます。 以下では、Project 2016を使って組織のプロジェクトを作成する際に考慮する必要がある、いくつかの主要なポイントについて説明します。

Project Web App へのタスク リスト プロジェクトの移行を計画する

Project Server 2016では、SharePoint リストを使用して作成されたプロジェクトを Project Web App のインスタンスにインポートできます。 この機能を使用すると、プロジェクトを短時間で開始し、プロジェクトが小さい間は簡単に管理できます。 範囲の拡大に合わせて、プロジェクトを段階的に移行し、完全な Project Server プロジェクトにすることができます。

Project Server は、サイト コレクションごとに Project Web App のインスタンスを 1 つだけサポートします。 SharePoint タスク リスト プロジェクトを計画するときは、プロジェクトを作成するサイト コレクションを検討し、相互に関連するプロジェクトを Project Web App の同じインスタンスにインポートできるようにします。

また、Project Web App にインポートする前に SharePoint リストでプロジェクトを管理する期間に関して組織でガイドラインを作成しておくこともお勧めします。

Project Web App でリソースを計画する

エンタープライズ リソースは、エンタープライズ プロジェクトのタスクを完了するために使用される人、設備、および材料です。 エンタープライズ リソースは、組織のリソース プールの一部であり、Project Web Appの各インスタンスに一元的に格納されます。 エンタープライズ リソース プールにリソースを追加するか、リソースをインポートすることで、プロジェクトマネージャーがプロジェクト内のタスクにリソースを割り当てるときに使用するエンタープライズ リソース プールを作成できます。 エンタープライズ リソース プールにリソースを追加する前に、エンタープライズ グローバル テンプレートの内容を定義する必要があります。

組織のエンタープライズ リソース共有元を正しく作成して管理できるようにする前に、エンタープライズ リソース ユーザー設定フィールドを慎重に定義して文書化し、作成する必要があります。 さらに、大規模な組織では、エンタープライズ リソース共有元を最初に入力することは、エンタープライズ リソース共有元を正確かつ最新の状態に保つプロセスと同様に重要です。 エンタープライズ リソース共有元に保存され、管理されるリソース情報への重要な変更の追跡は、フルタイムの活動となることがあります。

Project Web App のエンタープライズ リソース共有元を作成する前に、開始ポイントを決定する必要があります。 エンタープライズ リソース共有元へのリソースの追加プロセスは、以下のようにそれぞれ異なります。

  • 新規プロジェクトで開始する このシナリオでは、準備は最小になります。 1 つのドキュメントに必要なリソース情報をすべてまとめることができると、このプロセスは簡略化されます。 用紙に一覧を作成することができます。 次に、確認したリソースを Active Directory からインポートするか、フォーム認証を使用している場合はメンバーシップ ストアからインポートします。 または、Excel を使用してこの情報を収集することもできます。 次に、作成されたスプレッドシートを Project Professional 2016 にインポートし、Project Web App に保存します。

  • エンタープライズ リソース共有元を作成する このシナリオでは、Project Professional 2016 でエンタープライズ リソース共有元を作成します。 Project Professional 2016を使用して Project Web App に接続し、エンタープライズ リソース共有元をチェックアウトします。 リソースを入力し、エンタープライズ リソース共有元を保存します。

Project Web App でカスタム フィールドを計画する

Project Web App には、カスタマイズできる参照テーブルとフィールドがあります。 ユーザー設定フィールドには、タスク、リソース、または割り当てに関する情報を含めることができます。 Project Web App では、カスタマイズされたデータを含むことができるフィールドには、テキスト、フラグ、数値、日付、コスト、開始日と終了日、および期間があります。 数式、特定の値の計算、または画像マークを使用してこれらのフィールドをカスタマイズし、必要な情報を得ることができます。

他のフィールドへの参照を含む独自の数式を記述して、ユーザー設定フィールドで計算できます。 ユーザー設定フィールドの値の一覧を作成して、高速で正確なデータ入力を保証できます。 実際のデータではなく、ユーザー設定フィールドにグラフィカル インジケーターを表示できます。 これにより、データが指定した範囲を超えた場合やリソースが過剰に割り当てられている場合など、そのフィールドのデータが特定の条件を満たすタイミングをすばやく確認できます。 プロジェクトで情報を得るためのカスタム フィールドの階層構造を作成することもできます。 たとえば、会社のコスト コードをプロジェクト データに関連付けることができます。 この構造を作成し、これらのユーザー設定フィールドをデータに適用すると、それらを簡単に使用してプロジェクト データのフィルター処理、並べ替え、グループ化を行うことができます。

Project Web App では、ローカルおよびエンタープライズの 2 種類のユーザー設定フィールドがあります。 ローカル ユーザー設定フィールドは、特定のプロジェクトの範囲内でプロジェクト管理者によって使用されます。 エンタープライズ ユーザー設定フィールドは、PMO (Project Management Office) によって使用され、組織全体にわたる重ね合わせレポートのデータが収集されます。 エンタープライズ タスクおよびプロジェクトのユーザー設定フィールドについては、Project Web App では特定のプログラムへのスコープ (プロジェクトのコレクション) という概念がサポートされます。 この方法を使用すると、プロジェクトのサブセットに適用されるエンタープライズ ユーザー設定フィールドを定義できます。

(Project Server および Project Online のカスタム フィールドに関する詳細。)

Project Web App からプロジェクトを中止する

プロジェクトを中止するときには、考慮する必要がある活動がいくつかあります。 プロジェクトの中止時に基本的なクリーンアップを実行すると、Project Server のパフォーマンスの向上に役立ちます。 また、プロジェクトをセキュリティで保護し、履歴を確認するなどの目的で情報を必要としているユーザーのみが、プロジェクトを表示するようにできます。 リソース、割り当てなど、使用されていない他のエンタープライズ オブジェクトを削除すると、サーバーのパフォーマンスの低下を防ぐ上で役立ちます。

Project Web App でアーカイブを計画する

Project Web App では、数多くのエンタープライズ オブジェクトをバックアップできます。

  • プロジェクト

  • エンタープライズ リソース共有元とカレンダー

  • エンタープライズ ユーザー設定フィールド

  • エンタープライズ グローバル

  • ビューの定義

  • システム設定

  • カテゴリおよびグループ設定

これらのオブジェクトをバックアップすると、特定のアイテムを選択して復元し、それらのアイテムの複数のバージョンを維持できます。

バックアップは、Project Web App の [Project Server の設定] ページで行います。 次の 2 つの方法を使用できます。

  • スケジュールによるバックアップ

  • 管理用バックアップ

管理用バックアップを使用すると、いつでもエンタープライズ オブジェクトをバックアップできます。 スケジュールによるバックアップでは、その名前が示すとおり、スケジュールした時刻に毎日エンタープライズ オブジェクトをバックアップできます。 エンタープライズ オブジェクトは定期的にバックアップし、スケジュールする場合はサーバーの使用率が低い時刻の選択をお勧めします。

オブジェクトをバックアップすると、Project Web App が存在する SharePoint コンテンツ データベース内のアーカイブ領域に保存されます。

プロジェクトが完了すると、そのプロジェクトを中止するためのいくつかのオプションを利用できます。

  • エンタープライズ オブジェクトを Project Web App から削除しますが、アーカイブされているコピーは保持します。

  • エンタープライズ オブジェクトを完全に削除し、アーカイブにはデータベース バックアップを利用します。

  • 少数のユーザーを除くすべてのユーザーのアクセスを拒否する特別な Project Web App カテゴリにプロジェクトを格納します。

特別な Project Server カテゴリへのプロジェクトの配置

中止されたプロジェクトを特定のユーザーのみが表示できるようにするには、そのための特別な Project Web App カテゴリを作成します。 プロジェクトと、プロジェクトにアクセスさせたくないすべてのユーザーを追加し、すべてのアクセス許可を [拒否] に設定します。 ユーザー、グループ、およびカテゴリの詳細については、「Project Server でグループ、カテゴリ、RBS を計画する」を参照してください。

注:

カテゴリを作成するには、Project Web App が Project Server アクセス許可モードである必要があります。

Project Web App でクリーンアップを計画する

プロジェクトの完了時に使用されていないエンタープライズ オブジェクトを削除すると、サーバーのパフォーマンスの低下を防ぐ上で役立ちます。 特に、割り当てを削除すると長期的なサーバーのパフォーマンスにとって有益です。 また、エンタープライズで使用されなくなったリソースは削除することをお勧めします。 プロジェクトの完了時に使用されていないエンタープライズ オブジェクトを削除すると、データベース サーバーのディスク容量も節約されます。