Dynamics 365 Salesのアクティビティは、すべての対話の完全な記録を作成することで、より強力な顧客関係を構築するのに役立ちます。 メール、電話、会議、タスクをログに記録すると、チームは顧客関係の完全なコンテキストを確認し、作業の重複を回避し、より効果的にフォローアップすることができます。
たとえば、料金に関する見込み客との通話を記録すると、その情報は自動的にレコードに添付されます。 その後、同僚が同じ見込み客のアカウントを開くと、その会話を見ることができ、同じことを繰り返す無駄な時間を費やさずに済みます。 各アクティビティには自動的にタイムスタンプが付き、作成したユーザーが表示されるため、チームは常に最新の状態を把握できます。
すべてのメール、電話、タスク、予定など、すべての顧客の対話を追跡することで、チーム全体が参照できる完全な履歴を作成できます。 これにより、顧客との信頼を築き、機会を逃さないようにします。
あなたの活動を見つける
サイト マップの [ マイ ワーク>アクティビティ ] でアクティビティを見つけます。
かんばん、カレンダー、フォーカスビュー、または読み取り専用グリッドビューでアクティビティを表示する
注意
- 名前を付けて保存 オプションは、管理者 がシステムのカスタマイズを通じて アクティビティ グリッドに 1 つ以上のビュー タイプを追加した場合にのみ使用できます。
- カンバン ビューを 活動 グリッドに追加するには、Kanban コントロールを Opportunity または Activity エンティティに追加する をご覧ください。 この記事の手順に従うと、カレンダー や パイプライン ビュー などの他のビューを追加できます。
サイトマップにて アクテビティを選択します。
コマンド バーで 、[表示形式] を選択し、表示するビューの種類 (フォーカス、カレンダー、かんばん、または読み取り専用グリッド) を選択します。
活動 グリッドのビュー タイプがサポートされています :
- 読み取り専用グリッド。 すべての活動の一覧を表示します。
- カレンダー。 その日に予定されている活動と関連する取引のリストを含むカレンダーを表示します。
- 集中する。 最も関連性の高いアクティビティのフィルター処理された一覧を表示します。
- かんばん。 営業活動のさまざまな状態を視覚的に表示します。 このビューでは、パイプライン内のすべてのアクティビティの状態を表示し、それらをドラッグして別の状態 (たとえば、開く、完了、キャンセル済み、スケジュール済み) に移動できます。 詳細: カンバン ビュー で活動に関する作業を行う
活動の表示の変更
さまざまなビューを切り替えて、最も重要なアクティビティに焦点を当てます。 独自のアクティビティ、チームのアクティビティを表示したり、他の条件でフィルター処理したりできます。
サイト マップの [ マイ ワーク] で、[アクティビティ] を選択 します。
[ビュー] ドロップダウンから、切り替えるビューを選択します。
活動の一覧のフィルター
アクティビティの一覧をフィルター処理して、関心のあるアクティビティのみを表示します。 たとえば、活動の種類フィルタを使用して、ビューに表示される活動をさらに制限できます。 活動の種類フィルタを使用すると、メール、タスク、電話などの種類に基づいて活動をフィルターできます。
期限 フィルターを使用して、今日またはそれ以前に期限が来る活動や、次の 7 日またはそれ以前に期限が来る活動など、指定した時間に期限が来る活動を表示することもできます。
新しい活動の作成または編集
顧客または営業レコードに関連付けられていない独立した活動を作成できます。 これを行うには、サイトマップで活動を選択し、作成するアクティビティに応じて、メール、電話、またはタスクを選択します。
既存のアクティビティ レコードを編集するには、そのタイトルを選択してアクティビティを開きます。
顧客の新しい活動を追加する
ほとんどの場合、連絡先、営業案件、アカウント、またはその他の種類のレコードに関連付けられているアクティビティを追加して、顧客とのコミュニケーション履歴をすべて追跡するのに役立ちます。 自分用のアクティビティを追加することもできます。
組織が顧客との関係を育む中で、顧客の対応において、自分やチームの他のメンバーがアクティビティ フィードを参照し、やり取りの履歴を確認することがあります。 また、アクティビティをレポートに含め、進行中の進行状況を追跡することもできます。
顧客に活動を追加するには次の手順に従います。
- 顧客のアカウントレコードを開いてください。 ナビゲーション バーでクイック検索を使用すると、レコードをすばやく検索できます。
- 関連>アクティビティ を選択します。
- 活動 ページで 新しい活動>活動タイプ を選択します。
- 簡易作成 ペインで必要な情報を入力し、保存して閉じる を選択します。
自分用の活動を追加する
通院予約の予定やスポーツ イベントへの参加など、個人的なスケジュールに対する覚書きをしたい場合に、自分用のタスクやメモを追加します。
それ以外の場合は、顧客との対話の履歴を保持するには、顧客のレコードに関連付けられている新しいアクティビティを追加して、それらのアクティビティがチームの他のユーザーが表示できる履歴の一部になるようにします。
自分用の活動を追加するには次の手順に従います。
- サイト マップの [ マイ ワーク] で、[アクティビティ] を選択 します。
- コマンド バーで、追加する活動の種類 (タスク または メールなど) を選択します。
- フィールドに入力し、保存して閉じる を選択します。
ドキュメントを添付する
ドキュメント、スプレッドシート、画像など、あらゆる種類のファイルをメールやメモに添付できます。
メールにドキュメントを添付する方法:
- メール フォームを開きます。
- コマンド バーで、ファイルの添付 を選択します。
- 添付するファイルを参照し、選択します。
選択したファイルが添付ペインに表示されます。
メモに文書を添付する方法:
- タイムラインペインで、 + を選択し、メモを選択します。
- メモを追加し、メモを追加するボタンの前にある添付アイコンを選択します。
- 添付するファイルを参照し、選択します。
選択したファイルがメモを追加するボタンの上に表示されます。
活動を完了済みとしてマーク
誰かに電話をかける、タスクを完了する、メールを送信する、または予定に行く後、そのアクションを完了としてマークします。
この活動を開きます。
コマンドバーの 完了としてマークするを選択します。
同時に複数の活動を完了するようマークします
- 活動の一覧で、完了としてマークするすべての活動を選択します。
- コマンドバーの 完了としてマークするを選択します。
活動のベスト プラクティス
ここでは、組織の最大の利益のために活動を活用する方法を提案します。
すべての顧客とのやり取りに対して活動を追加します。 顧客の履歴には、行ったすべての顧客とのやり取りのレコードが含まれていることを確認します。
操作に対して適切な種類の活動を使用します。 「価格を確認するためにメールを送信しました」または「サービス ケースについて話し合うために顧客に電話しました」などの新しいメモを入力したくなるかもしれません。ただし、メールまたは電話アクティビティを追加して、これらのタイプのアクションを追跡し、より一般的なテキストにはメモを使用する必要があります。
自分用の活動も追加します。 自分自身の割り当て、イベント、メモなどの活動を顧客に関連付けることなく追跡できます。
ナビゲーション バーで 作成 コマンドを使用します。 関連 列でソートすることで、一覧からこれらの活動を見つけます。顧客レコードと関連付けられていない活動は、この列が空欄になっていることで判別できます。
活動が関連レコードに集約されることを留意してください。 たとえば、Wingtip Toys という取引先に関連付けられているコンタクトの一人、Cecil Langer へのフォローアップを自分にリマインドするとします。 Cecil の取引先担当者レコードに、(Wingtip Toys という取引先企業のレコードではなく) タスク活動を追加する必要があります。
そうすることで、タスクは自動的にアカウントの下に "ロールアップ" され、チームの他のユーザーが連絡先を見ているときや Wingtip Toys のアカウントを見ているときにタスクが表示されます。 (彼らは、あなたがそれをうまく処理していることを知っています。)
アプリの機能が見つかりませんか?
次のいくつかの可能性があります:
- この機能を使用するために必要なライセンスがありません。 比較表 および ライセンス ガイド で、ライセンスで利用できる機能を確認してください。
- この機能を使用するために必要なセキュリティ ロールがありません。
- 機能を構成または設定するには、管理およびカスタマイズのロールが必要です
- 営業関連の機能を使用するには、プライマリ営業ロールが必要です
- 一部のタスクには、特定の 機能的な役割が必要です。
- 管理者がこの機能を有効にしていない場合。
- 組織がカスタム アプリを使用している場合。 正確な手順について管理者に確認してください。 この記事で説明する手順は、すぐに使用できる営業ハブ アプリと Sales Professional アプリのみに該当します。