発注書の概要
この記事では、発注書 (PO) の概要について説明し、発注書が実行するさまざまなステージに関連する他の記事へのリンクが提供されます。
発注書 (PO) は、仕入先と商品やサービスを購入する契約を表すドキュメントです。 このドキュメントは、注文に対して作成された製品の受領の追跡、また後には仕入先が注文に対して請求する仕入先請求書の会計にも役立ちます。
発注書 ページには利用可能な注文の概要が含まれていて、これらの注文を変更することができます。 発注書を開くときに ヘッダー ビューを選択できます。このビューには仕入先の詳細など、各発注書に対して 1 回だけ指定される情報が含まれます。 または 行 ビューを選択することができます。このビューでは、注文明細行を変更できます。 通常、PO を変更する場合、これらの 2 つのビューで切り替えます。 請求金額は 発注書 ページに直接一覧表示されていませんが、注文ヘッダーと明細行のメニューから入手します。
発注書、製品の受領書、および仕入先請求書に関する情報を表示することが可能な多くのレポートがあります。 これらのレポートは、調達 と 買掛金勘定 モジュールで確認できます。
発注書の準備と発注書入庫とフォローアップ ワークスペースでは、進捗状況に応じたさまざまな状態の発注書のリストが表示されます。 そこでは実行しなければならないアクションの概要も表示されます。 発注書の準備 ワークスペースは、発注書の作成およびレビュー、注文の承認処理、仕入先との確認に焦点を合わせています。 発注書入庫とフォローアップ ワークスペースは、PO に対する商品またはサービスの入庫処理に焦点を当てています。 期限が過ぎている入庫、またはまもなく仕入先が納品する予定の入庫の分析に役立つリストが含まれています。 これらのワークスペースは倉庫で行われる受入の活動に関連するタスクの実行には使用されません。 これらの活動は、在庫管理 にあるページと 倉庫管理 モジュールを使用して実行されます。 仕入先請求書の処理は 仕入先請求書入力 ワークスペースを使用し、また支払は 仕入先支払 ワークスペースを使用して処理する必要があります。
次の記事では、発注書が実行するさまざまなステージの概要について説明します。
発注書のタイプ
PO には次の 3 つのタイプがあります。 注文書を作成すると、タイプを指定する必要があります。 調達パラメーター ページで、新しい注文の既定の注文のタイプを設定できます。
| 発注書のタイプ | 説明 |
|---|---|
| 仕訳帳 | ドラフト注文を作成するには、このタイプを使用します。 このタイプは、在庫数量に影響せず、在庫トランザクションの生成も行われません。 発注書仕訳帳明細行は、マスター スケジューリングには含まれません。 |
| 発注書 | このタイプを使用して、注文が仕入先から確認済みとなり、注文が受領書を通して処理され、仕入先に支払が行われる前に請求書の処理を行う、発注書を作成します。 このタイプの発注書が最も一般的です。 |
| 返品済注文 | このタイプを仕入先に返品する場合に使用します。 このタイプの注文は、仕入先が提供する返品確認 (RMA) 番号を指定する必要があります。 RMA 番号を、発注書の 一般 タブで指定します。 注文明細行には、負の数量が必要です。 |
発注書の状態
発注書には、注文の進行状況を示すいくつかの状態フィールドが含まれます。 これらすべてのフィールドは、注文の ヘッダー ビューに表示され、それらのいくつかは、すべての注文のグリッドの概要にも表示されます。 購入注文ステータス フィールドは、注文の数量のステータスを表示します。 使用可能な値は次のとおりです。
- オープン注文 – 注文が作成されて、数量が注文済です。
- 受取済 – 注文数量のすべてを受取りましたが、まだ請求されていません。
- 請求済 – 注文の全数量が請求されました。 注文が 部分的に 受け取りまたは請求されている場合、受取済ステータスも請求済ステータスも適切な状態ではありません。 そのため、注文は オープン注文 の状態のままになります。
- キャンセル済 – 注文は確認済みでしたが、後でキャンセルされました。 そのため、この状態は注文のオープン数量が存在しないことを示します。
ドキュメントの状態 フィールドを使用して、処理されたドキュメントの注文の進行状況を確認できます。 注文の完了した最新のドキュメントのステータスが表示されます。 使用可能な値は次のとおりです。
- なし – 注文のドキュメントが処理されていません。
- 購買照会 – 購買照会が生成されましたが、注文は仕入先からのフィードバックを待っています。
- 発注書 – 注文の処理が完了しました。
- 製品受領書 – 注文に対する製品受領書が処理されました。
- 請求書 – 注文の請求書が転記されました。
承認ステータス フィールドは、発注書の確認プロセスやワークフローを実行するときに使用します。 使用可能な値は次のとおりです。
- 下書き、確認中、および 否認済 – これらのステータスは、発注書に対して使用される承認ワークフローに対してのみ使用されます。
- 承認済 – このステータスは、ワークフローの承認が完了した注文に割り当てられます。 承認ワークフローを使用せずに作成された注文は、すぐに 承認済 のステータスが表示されます。
- 外部レビュー中 – このステータスは、仕入先が発注書の条件を確認するために、購買の照会が仕入先に送信される、といったシナリオに使用されます。 このステータスは、確認要求 アクションにより開始されるプロセスにも使用されます。 このプロセスでは、システムに接続し、注文を確認または拒否するかどうかを登録することにより、仕入先が発注書の条件を確認することが求められます。
- 確認済 – 注文が確認された後に、このステータスが割り当てられます。 通常、このステータスは注文に割り当てられる最後の承認のステータスです。