Onboard 仕入先

[アーティクル]
03/08/2023

注記

Azure Active Directory は Microsoft Entra ID になりました。詳細はこちら

新しい仕入先は、仕入先の代表者から収集される情報に基づき、Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management で仕入先として研修および登録されます。

システムでさまざまなロールがアクションを実行する中で、プロセスは次の手順で構成されます。

データ管理 OData – エンティティインポート - 最初の要求は、見込み仕入先の登録要求です。通常、この要求は、匿名アクセスを許可する顧客がホストしている Web サイトなどのソースから取得されます。仕入先は、仕入先名、妥当性、組織番号、および連絡担当者の名前および電子メールアドレスなどの基本的な情報を提供することで登録できます。データ管理インターフェイス経由で、要求がインポートされます。
見込み仕入先登録要求のリストページ - 見込み仕入先登録要求で提供される情報に基づいて、調達担当者は、仕入先が研修される必要があるかどうかを決定します。調達担当者は、見込み仕入先の登録要求リストページで、受信した要求を表示できます。
ユーザー繰入ワークフロー - 調達担当者は、受信した要求で情報を検証し、研修プロセスを実行すると決定した場合、Microsoft Dynamics 365 の認証されたユーザーとして連絡担当者を受け入れるため、ユーザー要求ワークフローは、新しいユーザーをプロビジョニングし、招待電子メールを送信します。
仕入先登録ウィザード - 仕入先の連絡担当者は、新しいユーザーアカウントを使用してサインインします。ユーザーは、住所、業務情報、調達カテゴリ、およびアンケートの回答などの情報を提供する仕入先登録ウィザードを完了します。
承認ワークフロー - 登録情報を含む仕入先要求が作成されます。この仕入先要求はワークフローに送信され、確認および承認のためにルーティングされます。
仕入先マスターおよびユーザーロール変更の作成 - 仕入先要求が承認されると、仕入先レコードが作成されます。仕入先の連絡担当者のユーザーアカウントは、仕入先コラボレーションへのアクセス許可を与えられているかまたは無効化されています。

次の表は、プロセスに関連する手順およびロールを示します。

ロールおよび「プロセス」	データ管理 OData – エンティティインポート	見込み仕入先登録要求のリストページ	ユーザープロビジョニングワークフロー	仕入先登録ウィザード	承認ワークフロー	仕入先マスターおよびユーザーロール変更の作成
System	新しい仕入先に対する要求がインポートされます。					仕入先要求が承諾された後、仕入先レコードが作成されます。
調達担当者		研修プロセスを開始します。			仕入先要求を承諾または拒否するかのいずれかを確認します。
管理者			Supply Chain Management および Microsoft Azure でユーザーを作成します。
仕入先の連絡担当者			連絡担当者に電子メールを送信します。	仕入先情報を登録します。

仕入先のオンボーディングプロセスの簡単なデモに関しては、この短い YouTube ビデオ財務と運用で新しい仕入先の搭載方法をご覧ください。

見込み仕入先の登録要求をインポートする

見込み仕入先の登録要求は、Supply Chain Management のエンティティです。このエンティティを通してデータをインポートするシステムを設定できます。

次の表では、このエンティティに含まれる、およびインポートされる情報を示します。

フィールド	説明
仕入先名	仕入先の名前。
業務の妥当性	理由または仕入先要求に関する理由。
組織番号	公式に知られている登録番号。
業種	仕入先が入っている業種。
連絡担当者の名	仕入先情報を登録するよう招待されるユーザーの名。
連絡担当者のミドルネーム	仕入先情報を登録するよう招待されるユーザーのミドルネーム。
連絡担当者の姓	仕入先情報を登録するよう招待されるユーザーの姓。
連絡担当者の電子メール	Supply Chain Management で新しいユーザーを作成するのに電子メールアドレスを使用し、テナントの Microsoft Entra アカウントに登録されます。
送信日	要求が外部システムで作成された日付。
個法	仕入先が仕入先になるよう要求している法人。この値は、Supply Chain Management に登録されている法人コードである必要があります。インポートプロセスを通して値を受け取っていない場合、調達パラメータからの値が適用されます。
仕入先タイプ	仕入先は、組織または個人のいずれかです。仕入先タイプは、仕入先が最終的に作成される方法を決定します。

見込み仕入先の登録要求がインポートされた後、見込み仕入先の登録要求 リストページに表示されます。このリストページから、調達担当者はユーザーを招待できます。ユーザーのプロビジョニングに対するユーザー要求が、ワークフローに送信されます。

見込み仕入先ユーザー要求の送信

見込み仕入先ユーザー要求の目的は、最初の要求を送信した個人をプロビジョニングすることで、見込み仕入先の登録要求で提供されている電子メールアカウントを使用して Supply Chain Management にサインインできるようにします。

見込み仕入先ユーザー要求は、ユーザー要求ワークフローによって処理されます。このワークフローは、Microsoft Entra B2B コラボレーションを通じて通信します。 Supply Chain Management で、適切なセキュリティ設定を持つユーザーを作成します。

設定された新しいユーザーは、次のセキュリティロールを持ちます。

システム外部のユーザー
仕入先見込み (外部)

新しいユーザーは、ユーザー要求ワークフローによって生成される電子メールを受信します。この電子メールで、システムにサインインようユーザーを招待します。

一般的な電子メールおよびワークフローのコンフィギュレーションについては、仕入先コラボレーションの設定と管理でユーザー要求ワークフローの説明を参照してください。

仕入先登録

Supply Chain Management にサインインする見込み仕入先ユーザーは、ユーザーが仕入先情報を入力できる、仕入先登録ウィザードの最初のページに表示されます。

ウィザードは、仕入先要求のコンフィギュレーションを反映します。仕入先が業務を行う国または地域は、ウィザードでどのような情報が要求され、どのような情報が必須であるかを決定します。

仕入先要求コンフィギュレーションの詳細については、「仕入先コラボレーションの設定と管理」を参照してください。次の表では、ウィザードのページおよび各ページの目的の概要を示します。

ページ	説明
国/地域	国や地域は、残りのウィザードページで適用される仕入先要求コンフィギュレーションを決定します。また、税の状態ルックアップで値も決定します。
使用条件	このページは、仕入先要求コンフィギュレーションによって、使用できる可能性があります。使用可能な場合は、続行するため、ユーザーは使用条件に同意する必要があります。
仕入先情報	このページには、元の見込み仕入先の登録要求から自動的に入力される仕入先名が含まれています。さらに組織番号、仕入先の電話番号、ファックス番号、および電子メールアドレス、さらにさまざまな目的に対する仕入先の住所も含まれます。
連絡担当者の情報	このページには、元の見込顧客仕入先の登録要求から自動的に入力される連絡担当者名が含まれています。連絡担当者の電話番号および電子メールアドレス、さらにさまざまな目的に対する連絡担当者の住所も含まれます。
取引情報	このページには、税務登録番号 (さまざまな国または地域用) および従業員数が含まれています。また、ビジネスがマイノリティオーナー企業であるかどうかも示します。
調達カテゴリ	このページには、仕入先が承認を要求している調達カテゴリが含まれています。ユーザーは調達カテゴリ階層でカテゴリを選択できます。調達 > 設定の調達パラメーター > 仕入先コラボレーションで、階層に表示されるレベルの数をコンフィギュレーションすることができます。
アンケート	ウィザードは、仕入先の一連のアンケートを含む可能性があります。ウィザードに表示されるアンケートは、仕入先要求または調達カテゴリごとのいずれかでコンフィギュレーションされます。アンケートは調達カテゴリごとにコンフィギュレーションされ、仕入先が承認を要求している調達カテゴリは、ウィザードに表示されるアンケートを決定します。調達カテゴリページで、関連カテゴリの下でアンケートを追加し、活動のタイプを仕入先のオンボーディングに設定します。

見込み仕入先のユーザーが仕入先登録ウィザードを完了すると、仕入先要求が作成されます。

手動または自動的に仕入先要求を送信します

仕入先要求は、ドラフトとして作成され、手動でワークフローに送信されます。または、仕入先登録ウィザードの完了時に、仕入先要求が自動的にワークフローに送信されます。要求は手動で送信することができます。たとえば、調達担当者が、ワークフローに送信される前に、要求が承認プロセスを通じたルーティングをするかどうかを評価したい場合です。

調達パラメーター > コラボレーションを選択し、次に仕入先要求をコンフィギュレーションするため見込み仕入先登録をワークフローに自動送信を選択し、仕入先登録ウィザードの完了時にそれが自動的にワークフローに送信されるようにします。

仕入先要求

仕入先要求は 仕入先コラボレーションのユーザー要求 ページで利用可能です。

仕入先要求には、見込み仕入先ユーザーが仕入先登録ウィザードに入力した情報が含まれています。

要求により、仕入先情報を確認し、仕入先が Supply Chain Management の登録済仕入先になるべきかどうかを決定することができます。

仕入先要求をワークフローに送信する必要があり、さらに関連するレビュー担当者および承認者にルーティングする必要があります。ワークフローの設定方法に関する基本情報については、「調達ワークフロー」を参照してください。

次の表に、仕入先要求が持つことができるステータスを示します。

ステータス	説明
ドラフト	仕入先要求はまだ送信されていません。
要求は送信されました	仕入先要求が送信され、ワークフローで最初のステップが処理されています。
検討保留	ワークフロータスクに複数のレビュー担当者がいる場合は、レビュー担当者は仕入先要求を確認するタスクを受け入れる、さらにレビューを完了できます。レビュー担当者が 1 人だけの場合は、その参加者がワークフローアクションで完了を選択することによって確認を完了できます。ユーザーは、最初に作業項目を受け入れる必要はありません。
要求保留の承認	仕入先要求が承認のために参加者にルーティングされており、追加の情報を要求するオプションがあります。追加情報の要求により、作業項目が送信者にルーティングされるようになります。仕入先要求は、この状態である間に、承認されまたは否認されることもあります。
アプリケーションの変更要求	承認者から追加の情報が要求され、仕入先要求が仕入先要求を送信した個人にルーティングされています。送信者は、必要な情報を追加してから、仕入先要求を再送信できます。仕入先要求を再送信すると、ステータスが要求保留の承認の状態に変更されます。
要求が承認されました	このステータスは、最終的な状態です。
要求は拒否されました	このステータスは、最終的な状態です。

仕入先要求を承認する

仕入先要求が承認されると、仕入先勘定が作成され、さらにステータス 承認済 が最初の見込み仕入先登録要求および仕入先要求の両方で表示されます。

仕入先要求を承認する前に、一般クイックタブの 新しい仕入先 ページで、仕入先グループを選択するため 仕入先グループ を選択します。

見込み仕入先ユーザーが、仕入先を代表する仕入先コラボレーションユーザーとして Supply Chain Management へアクセスする必要がある場合、仕入先コラボレーションへのアクセス許可をはいに設定します。登録するために使用していた見込み仕入先のユーザーアカウントを無効にするには、このアクセス許可を いいえ に設定します。

仕入先コラボレーションのアクセス許可をはいに設定すると、仕入先要求が承認される場合、ユーザーロールを変更するよう要求が送信されます。それにより、ユーザーが、外部ロール で 仕入先 タイプに対して定義されているロールを持つようになります。このアクセス許可が いいえ に設定されると、仕入先要求が承認される場合、ユーザーを無効にするため要求が送信されます。この場合、ユーザーの要求を無効にするワークフローを設定する必要があります。

仕入先要求の承認時に作成される仕入先勘定については、仕入先要求から仕入先を作成するための番号順序を自動に設定する必要があります。

仕入先コラボレーションユーザーのアクセス許可の概要については、仕入先コラボレーションの設定と管理を参照してください。

仕入先要求を否認する

仕入先要求が拒否された場合、仕入先要求で拒否の理由を選択する必要があります。

仕入先要求が拒否されると、ユーザーを無効にするための要求が送信されます。この場合、ユーザーの要求を無効にするワークフローを設定する必要があります。詳細については、「仕入先コラボレーションの設定と管理」を参照してください。

仕入先要求が否認されると、ステータス 否認済 が最初の見込み仕入先登録要求および仕入先要求の両方で表示されます。

さまざまなステータスで見込み仕入先の登録要求を削除する

見込み仕入先の登録要求のさまざまなステータスは、要求の進捗状況の概要を説明します。

見込み仕入先の登録要求で削除アクションを使用して、作成された一連のレコードをクリーンアップおよび削除でき、ユーザーアカウントを無効にできます。次の表に示すように、見込み仕入先の登録要求のステータスに応じて、削除アクションの結果は異なります。

ステータス	ステータスの説明	削除アクションの結果
新規	要求でアクションが実行されていません。	見込み仕入先の登録要求が削除されます。
ユーザーが要求されました	招待ユーザーを選択すると、ステータスがユーザーが要求されましたに変更され、見込みユーザー要求が作成されユーザー要求ワークフローに送信されます。	ユーザー要求ワークフローが終了していないために、このステータスを持つ見込み仕入先の登録要求を削除することはできません。
ユーザーが招待されました	ユーザー要求ワークフローが承認されると、ユーザーが作成されます。	ユーザーを無効にする要求が作成され、見込み仕入先の登録要求が削除されます。
登録中	新しいユーザーはサインインし、仕入先登録ウィザードが開始しました。	ユーザーを無効にする要求が作成され、見込み仕入先の登録要求および仕入先登録ウィザードに入力されたデータが削除されます。
仕入先要求が作成されました	仕入先登録ウィザードが完了しました。	ユーザーを無効にする要求が作成され、見込み仕入先の登録要求、仕入先登録ウィザードに入力されたデータ、および仕入先要求が削除されます。注記: 仕入先要求がワークフロー内の確認プロセスにある場合、削除アクションを使用することはできません。
承認済	仕入先要求が承認されます。	見込み仕入先の登録要求、仕入先登録ウィザードに入力されたデータ、および仕入先要求が削除されます。
拒否済	仕入先要求が否認されます。	見込み仕入先の登録要求、仕入先登録ウィザードに入力されたデータ、および仕入先要求が削除されます。

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