Microsoft Teams 統合によるドキュメント管理

SharePoint によるドキュメント管理では、Word、Excel、PowerPoint、OneNote などの一般的なドキュメント タイプを管理できます。 また、SharePointに保存されているドキュメントを、Customer Engagementアプリ (Dynamics 365 Sales、Dynamics 365 Customer Service、Dynamics 365 Field Service、Dynamics 365 Marketing、Dynamics 365 Project Service Automation など)、で保存・管理するフォルダを作成することもできます。

Dynamics 365 との Microsoft Teams 連携により、Microsoft Teams でドキュメント管理を行うことができます。 これにより、ユーザーはドキュメントを共同作成し、SharePoint を使用してドキュメントを Customer Engagement アプリに自動的に同期できます。 各テナントには、SharePoint インスタンスがひとつずつ存在しています。 Dynamics 365 のドキュメントと Microsoft Teams のファイルはすべて同じ SharePoint サイト上にあります。 サブ サイトは異なる場合がありますが、ルート サイトは同じです。

SharePoint の許可と Customer Engagement アプリのアクセス許可が自動的な関連付けはされません。 Microsoft Teams と Customer Engagement 間でドキュメントにアクセスするには、Customer Engagement アプリと SharePoint のドキュメント管理を使用する明示的な許可が必要です。 詳細情報: ドキュメント管理タスクに必要なアクセス許可

Microsoft Teams の ファイル タブ、または Customer Engagement アプリの ドキュメント タブを使用して、SharePoint サーバー上のレコードのコンテキストでドキュメントを保存および管理します。 ドキュメントは SharePoint Server に保存されており、Microsoft Teams のユーザーが適切な権限を持っている限り、SharePoint Server 上のドキュメントにアクセスすることができます。

Microsoft Teams や Customer Engagement アプリのファイルへのユーザーのアクセスは、ファイルが保存されている SharePoint サイトへのアクセスに依存します。

Note

• Microsoft Teams のゲスト ユーザーが、ピン留めされた Customer Engagement アプリのレコードにアクセスしようとすると、エラーメッセージが表示されます。
• カスタマーエンゲージメント アプリにアクセス可能な Microsoft Teams チャンネルやチームに所属しているユーザーは、Microsoft Teams のレコードにアクセスできません。

FAQ

1. Microsoft Teams のゲストユーザーは、Dynamics 365 アプリ レコードにアクセスできますか?

いいえ、ピン留めされたレコードにアクセスしようとすると、エラーメッセージが表示されます。

2. Microsoft Teams チャットとチャネルの参加者は、Dynamics 365 ライセンスを持っていない場合、ピン留めされた Dynamics 365 アプリのレコードを表示できますか?

いいえ、ピン留めされたレコードにアクセスしようとすると、エラーメッセージが表示されます。

3. ドキュメントが Microsoft Teams チャネルにピン留めされていない場合、そのドキュメントをレコードに追加できますか?

Dynamics 365 テナントが SharePoint 統合のセットアップを持っているかどうかによって異なります。 SharePoint 統合が有効になっている場合は、ドキュメントを追加できます。

SharePoint 統合が有効になっていない場合は、レコードを Microsoft Teams チャネルにピン留めしておく必要があります。そうしないと、ドキュメントをレコードに追加できません。

4. ドキュメントを Dynamics 365 アプリ レコードに接続されている Microsoft Teams チャネルに追加して、そのチャネルをメンバーから削除しますか?

これは、ユーザーが Dynamics 365 アプリ レコードにアクセスするためのアクセス許可を持っているかどうかによって異なります。

アプリ レコードにアクセスする権限がある場合、ユーザーは Dynamics 365 でレコードを編集できますが、Dynamics 365、SharePoint、または Microsoft Teams からファイルにアクセスすることはできません。

Dynamics 365 アプリ レコードにアクセスする権限がない場合、ユーザーにはエラーが表示され、Dynamics 365、SharePoint、または Microsoft Teams からのファイルへのアクセス権がありません

5. ファイル タブに追加されたレコードとドキュメントをピン留めした Microsoft Teams チャネルにユーザーを追加すると、ユーザーはどのような権限を取得しますか?

これは、ユーザーが Dynamics 365 アプリ レコードにアクセスするためのアクセス許可を持っているかどうかによって異なります。

Dynamics 365 アプリ レコードにアクセスする権限がある場合、ユーザーは Dynamics 365 と Microsoft Teams でレコードを編集できます。 また、読み取り、書き込みもあります。 Dynamics 365、SharePoint、および Microsoft Teams からファイルを削除します。

ユーザーがあなたの Dynamics 365 アプリ レコードにアクセスする権限がない場合、ユーザーにはエラーが表示され、Dynamics 365、SharePoint、または Microsoft Teams からのファイルへのアクセス権がありません。

6. Microsoft Teams ファイル タブと、関連する Dynamics 365 レコードのドキュメント タブの SharePoint 場所の関係は?

以下の情報は、SharePoint 統合 が Dynamics 365 のエンティティに対して有効になっていない場合に適用されます。

Microsoft Teams チャネルにリンクされている Dynamics 365 アプリレコードからファイルを追加する場合、ドキュメントは ファイルパス [チーム名]> ドキュメント > [チャネル名] > [ファイル名] の SharePoint フォルダーに保存されます。 このファイルは Microsoft Teams チャネルのファイル タブと Dynamics 365 アプリ レコードのドキュメントに関連付けられたグリッドに表示されます。

SharePoint 統合が有効になっていないため、Teams チャネルにリンクされていない Dynamics 365 アプリ レコードからファイルを追加することはできません。

Dynamics 365 アプリ レコードにリンクされている Microsoft Teams チャネルからファイルを追加する場合、ドキュメントは、ファイルパス [チーム名]> ドキュメント > [チャネル名] > [ファイル名] の SharePoint フォルダーに保存されます。 このファイルは Microsoft Teams チャネルの [ファイル] タブと Dynamics レコードのドキュメント関連グリッドの両方に表示されます。

Dynamics 365 アプリ レコードにリンクされていない Teams チャネルからファイルを追加する場合、ドキュメントは、ファイルパス [チーム名]> ドキュメント > [チャネル名] > [ファイル名] の SharePoint フォルダーに保存されます。 このファイルは Microsoft Teams チャネルのファイル タブに表示されます。

Dynamics 365 アプリ レコードにリンクされている Microsoft Teams チャネルからファイルを追加する場合、ドキュメントは、ファイルパス [チーム名]> ドキュメント > [チャネル名] > [ファイル名] の SharePoint フォルダーに保存されます。 ファイルはファイル タブの Microsoft Teams チャネルとチャネルに関連付けられているすべての Dynamics 365 アプリレコードのドキュメントに関連付けられたグリッドに表示されます。

Dynamics 365 アプリ レコードが Microsoft Teams チャネルにリンクされている場合、ファイルはその Dynamics 365 アプリレコードのドキュメントに関連付けられたグリッドに表示される Microsoft Teams チャネルにすでに追加されています。

Dynamics 365 アプリ レコードが以前 Microsoft Teams チャネルに関連付けられている場合、およびユーザーがそれを新しい Microsoft Teams チャネルに関連付けている場合、他のドキュメントの場所がそのレコードに関連付けられている新しい Microsoft Teams チャネルの Dynamics 365 に追加されました。 ユーザーは、ドキュメントの場所を切り替えることができます。

7. Microsoft Teams ファイル タブと、関連する Dynamics 365 アプリレコードのドキュメント タブの SharePoint 場所の関係は?

以下の情報は、SharePoint 統合 が Dynamics 365 のエンティティに対して有効になっていない場合に適用されます。

Microsoft Teams チャネルのドキュメントの場所から Microsoft Teams チャネルにリンクされている Dynamics 365 アプリ レコードへファイルを追加する場合、ファイルパス [チーム名]> ドキュメント > [チャネル名] > [ファイル名] の SharePoint フォルダーに保存されます。 このファイルは Microsoft Teams チャネルのファイル タブと Microsoft Teams チャネルに関連付けられているすべての Dynamics 365 アプリレコードのドキュメントに関連付けられたグリッドに表示されます。

規定サイトのドキュメントの場所を介して Microsoft Teams チャネルにリンクされている Dynamics 365 アプリ レコードにファイルを追加する場合、ドキュメントは　Dynamics 365 環境でセットアップされた既定の SharePoint サイトに保存されます。 ドキュメントがレコードに関連付けられているチャネルの Microsoft Teams ファイル タブに表示されません。

Dynamics 365 環境でセットアップされた既定の SharePoint サイトにドキュメントが保存された Microsoft Teams チャネルにリンクされていない Dynamics 365 アプリ レコードからファイルを追加する場合。

Dynamics 365 アプリ レコードにリンクされている Microsoft Teams チャネルからファイルを追加する場合、ドキュメントは、ファイルパス [チーム名]> ドキュメント > [チャネル名] > [ファイル名] の SharePoint フォルダーに保存されます。 このファイルは Microsoft Teams チャネルのファイル タブと Microsoft Teams チャネルに関連付けられているすべての Dynamics 365 アプリレコードのドキュメントに関連付けられたグリッドに表示されます。

Microsoft Teams チャネルがそれに関連する複数の Dynamics レコードを持っている場合、ドキュメントは、ファイルパス [チーム名] > ドキュメント > [チャネル名] > [ファイル名] を持つ SharePoint フォルダーに保存されています。 このファイルは Microsoft Teams チャネルのファイル タブと、そのチャネルに関連付けられたすべての Dynamics 365 アプリ レコードの Microsoft Teams チャネルのドキュメントの場所に表示されます。

Dynamics レコードが Microsoft Teams チャネルにリンクされている場合、その Microsoft Teams チャネルに既に追加されたファイルは、Microsoft Teams チャネルのドキュメントの場所にある Dynamics 365 アプリ レコードのグリッドに関連したドキュメントに表示されます。

Dynamics レコードが Microsoft Teams チャネルにリンクされている場合、ファイルは既に (Dynamics 365 環境でセットアップされた既定の SharePoint サイト上の) その Dynamics 365 アプリ レコード追加されており、そのファイルは Microsoft Teams チャネルのファイル タブに表示されず、それらはDynamics 365 環境でセットアップされた既定の SharePoint サイト上に残ります。

Dynamics 365 アプリ レコードが以前 Microsoft Teams チャネルに関連付けらた場合、およびユーザーがそれを新しい Microsoft Teams チャネルに関連付けている場合、他のドキュメントの場所がそのレコードに関連付けられている新しい Microsoft Teams チャネルの Dynamics 365 アプリに追加されました。 ユーザーは、ドキュメントの場所を切り替えることができます。

8. 誰がどの場所を見ることができますか?

場所を表示する権限は、SharePoint のフォルダに対するユーザーの権限によって異なります。 SharePoint フォルダーが Microsoft Teams チャネルで作成された場合、ユーザーには読み取りと書き込みのアクセス許可があります。

9. ユーザーを Microsoft Teams チャネルから削除しましたが、Dynamics 365 から関連付けられたレコードに引き続きアクセスできます。 Dynamics 365 からドキュメントを開いたり、編集したり、削除したりする機能を制限するにはどうすればよいですか?

ファイルへのアクセスは、SharePoint のユーザー権限によって異なります。 ユーザーによるこれらのファイルへのアクセスを制限するには、ユーザーを SharePoint サイトから削除します。

10. Microsoft Teams アカウントを削除するとどうなりますか?

ファイルは Dynamics 365 と SharePoint から削除されました。