署名限度の設定について
適用: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
経費管理は、組織の財務上のリスク管理の主要部分です。経費管理には、内部統制の強化と、作業者がその統制に従っていることの確認が含まれます。署名限度は、経費管理の統制とコンプライアンスの重要な要素です。
署名限度は作業者が雇用主に代わって行う最大の財務責任を定義します。作業者の支出活動や、その支出活動に対する作業者のマネージャーの承認の直接の結果として、組織は、サード パーティとの契約関係を確立することがあります。たとえば、購買要求が仕入先に発行される場合があります。
署名限度は承認制限と支出制限の 2 種類あります。支出制限は、作業者が業務関連の購買で支出することを許可される最大金額です。承認制限は、作業者が特定のビジネス ドキュメントに対して承認することを許可される最大金額です。署名限度は、トランザクション タイプによって異なる場合があります。したがって、購買要求、経費精算書、発注書、および請求書には、異なる署名限度を設定できます。
組織には、既定の署名限度が割り当てられます。作業者は、組織の署名限度のコンフィギュレーションによって、次のいずれかの方法で既定の署名限度を取得できます。
作業者は、作業者のジョブまたは報酬レベルによって、既定の署名限度が自動的に割り当てられます。
作業者は、Microsoft Dynamics AX のエンタープライズ ポータルの従業員サービス ポータルで、署名限度要求を提出する必要があります。
署名限度の契約は、限られた期間でのみ有効です。契約の有効期限が切れる前に、作業者は契約を更新する必要があります。作業者は、更新時に、契約条項への準拠に同意することを再確認します。署名限度契約が期限切れになると、契約が更新されるまで、作業者は購買を行うことができません。
プロセスの概要: 承認制限と支出制限
署名限度をコンフィギュレーションおよび有効化するプロセスは、次のステップがあります:
管理者は、署名限度基準を選択します。
必要に応じて、管理者は、Microsoft Dynamics Ax に従業員レコードがあるユーザーに限定して、署名限度を与えます。
必要に応じて、管理者は、作業者のジョブまたは報酬レベルに対する既定の署名限度を作業者が要求するように、署名限度をコンフィギュレーションします。要求は エンタープライズ ポータル の従業員サービス ポータルに提出されます。
管理者は、各ジョブまたは報酬レベルについて、既定の支出制限および承認制限をトランザクション タイプ別に定義します。
注意
ジョブまたは報酬レベルに対する既定の署名限度は、組織の法人ごとに異なって定義できます。法人では、さまざまな領域 (部門、コスト センターなど) に対して、異なる既定署名限度を定義することもできます。1 つの組織内の複数の法人に職位がある従業員は、それぞれの法人内で異なる既定の署名限度を持つことができます。
作業者は、雇用時に Microsoft Dynamics Ax の特定のジョブまたは報酬レベルが割り当てられます。
ジョブまたは報酬レベルに基づいて、作業者に自動的に署名限度を付与するようにコンフィギュレーションされている場合、その基準に基づいて、署名限度が作業者に自動的に付与されます。
自分のジョブまたは報酬レベルに対して作業者が署名限度を要求するように署名限度がコンフィギュレーションされている場合、作業者は、従業員サービス ポータルで要求を提出する必要があります。
作業者のマネージャーは、署名限度の要求を確認して、承認または否認します。また、マネージャーは、署名限度をいつでも取り消すことができます。
作業者に対して支出制限が設定されると、作業者はその金額までの購買を行うことができます。支出制限は、購入時に開始されます。承認制限は、作業者のマネージャーが、ドキュメントの承認サイクルの一環として購買を承認するときに効力を持ちます。
例: 支出制限
Prakash は、プロジェクト マネージャーです。Prakash には、プロジェクトを予定どおりに完了する責任があるため、ビジネス ソフトウェアとハードウェアのカタログ購買を実行できることが必要です。彼のジョブに対して定義されている既定の支出制限は 500 USD ですが、プロジェクトの期日を守るために購入を行う場合、支出制限額を大きくする必要があります。したがって、Prakash は、2,500 USD までの品目とサービスを購入できるように、支出制限を 2,500 USD に増やすための要求を提出します。
Prakash の支出制限要求は、プロジェクトのリソース マネージャーである Reina に送られ、Reina はその要求を承認します。これで、Prakash は USD 2,500 までのカタログ購買を実行できます。この金額は、彼のジョブに対して定義されている既定の署名限度より USD 2,000 多い金額です。
Prakash が USD 2,500 を超える特定の購買をする必要がある場合は、支払制限を一時的に増額するための要求を提出できます。
例: 承認制限
Reina は、Fabrikam, Inc のプロジェクト リソース マネージャーです。Reina レベルのマネージャーには、既定で USD 2,000 の承認制限が購買要求に対して定義されてます。Fabrikam は、作業者が署名限度要求を送信するように署名限度をコンフィギュレーションしました。署名限度は、作業者に自動的には付与されません。
Reina は、既定の承認制限の USD 2,000 を要求します。したがって、彼女の要求は自動的にかなえられ、承認ワークフローで処理する必要はありません。ただし、Reina の作業者は、購買要求に USD 2,000 を超える支出制限が必要です。したがって、レイナは USD 2,500 の承認制限要求を送信します。June は、製品部門の管理者で、その要求を承認します。これで、レイナは、彼女の作業者が行う USD 2,500 までの購買を承認できます。
例: 署名限度契約の更新
署名限度の契約は、限られた期間でのみ有効です。作業者は、定期的に契約を更新し、契約条項への準拠に同意することを再確認する必要があります。たとえば、Prakash に購買要求の支出制限があります。Prakash はこの限度署名を要求する際に、「購買期限」契約を読み、2011 年 6 月 1 日にその期限に同意しました。契約の期間は 12 か月として定義されています。したがって、Prakash の確認は 2012 年 6 月 1 日に期限が切れます。Prakash は、この日付より前に、「購買期限」契約への準拠に合意することを再確認する必要があります。
署名限度契約の更新期間の長さは、[オープン契約 (月)] フィールドを使用して定義されます。Prakash の支出制限の場合、更新期間は 2 か月です。したがって、Prakash は、2012 年 4 月 1 日から [署名限度契約の確認] ページを使用できます。Prakash は、2012 年 4 月 1 日から 2012 年 5 月 31 日の間に、このページを開いて、署名限度契約を更新できます。Prakash がこの期間内に署名限度契約を更新しない場合、彼の署名限度は期限切れになり、契約が更新されるまで購買を実行できません。
参照
作業者とマネージャーの署名限度タスクについては、Microsoft Dynamics AX のエンタープライズ ポータル のヘルプで、「署名限度要求の作成と管理」と「作業者の限度署名要求の管理」を検索してください。
署名限度パラメーターの設定については、署名限度パラメーターを設定しますを参照してください。