ワークフロー システムの電子メールの設定を構成する

適用: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Microsoft Dynamics Ax を構成し、ワークフローに関連するイベントが発生するときに電子メール メッセージを送信できます。たとえば、ドキュメントが承認のためにユーザーに割り当てられたとき、電子メール メッセージをユーザーに送信できます。このトピックの手順を完了し、ワークフロー システムのために電子メール設定を構成します。

このタスクはより大きなプロセスの一部です

このトピックでは、ワークフロー システムのための電子メール設定をコンフィギュレーションする方法について説明します。これは、次の図の ステップ 4 です。Microsoft Dynamics Ax の電子メール機能をコンフィギュレーションすることは、完了する必要があるより大きなプロセスです。このプロセスの詳細については、「Microsoft Dynamics AX の電子メール機能をコンフィギュレーションする」を参照してください。

ワークフロー関連の電子メール メッセージを受信するためのユーザーを有効にする

プロセスの最初のステップは、ワークフロー関連の電子メール メッセージを受信するユーザーを有効にすることです。以下の手順はそのための方法を説明します。この手順は各 Microsoft Dynamics Ax ユーザーに対して完了する必要があります。

注意

ユーザーが自分自身の電子メール設定構成するようにしたい場合は、ユーザーに次のように指示します。

1. Microsoft Dynamics Ax クライアントを開きます。

2. [ファイル] > [ツール] > [オプション] の順にクリックします。

3. 以下の手順のステップ 5 から 8 を完了します。

1. Microsoft Dynamics Ax クライアントを開きます。

2. システム管理 >共通 >ユーザー >ユーザー をクリックします。

3. ユーザーを選択します。

4. 明細行プロパティの詳細については、「オプション」を参照してください。

5. 電子メール フィールドで、選択したユーザーの電子メール アドレスを確認します。

6. 明細行プロパティの詳細については、「通知」を参照してください。

7. ワークフロー通知 セクションで、ワークフロー関連イベントについてユーザーに通知する方法を指定します。そのためには、次の手順に従います。

   1. 明細行品目の通知タイプ の一覧で、行項目のワークフロー通知をユーザーが受け取る方法を指定します。

      • グループ化 – 複数の行項目の通知が、1 つの電子メール メッセージにまとめられます。

      • 個別計算 – 電子メール メッセージが各行項目のために送信されます。

   2. ユーザーが Microsoft Dynamics Ax クライアントで通知を受け取るようにする場合は、Microsoft Dynamics AX クライアントで通知を表示 チェック ボックスを選択します。

      Microsoft Dynamics AX クライアントで通知を表示 チェック ボックスをオンにする場合、ユーザーが通知をポップアップ メッセージとして受信するかどうかも指定できます。ユーザーがポップアップ メッセージを受け取るようにする場合は、通知のポップアップを表示 チェック ボックスを選択します。

   3. ユーザーが通知を電子メールとして受け取るようにする場合、通知を電子メールで送信 チェック ボックスを選択します。

8. [閉じる] をクリックします。

9. ユーザー ページが再表示されます。別のユーザーを選択し、手順 4-8 を繰り返します。

ワークフロー システムを作成するために必要な、電子メール テンプレートの使用回数を決定する

ワークフロー システムを作成するために必要な、電子メール テンプレートの使用回数を決定します。複数の電子メール テンプレートまたは、単に 2 つの電子メール テンプレートを作成できます (以下で説明)。業務上の必要によって、電子メール テンプレートをいくつ作成する必要があるか決定します。たとえば、以下を実行する場合があります。

• すべてのワークフローのために電子メール テンプレートを作成する。

• すべてのワークフロー タイプのために電子メール テンプレートを作成する。

  このシナリオでは、特定のタイプのすべてのワークフローは同じ電子メール テンプレートを使用します。作成できるワークフローのすべてのタイプの一覧については ワークフロー タイプ を参照してください。

• 2 つの電子メール テンプレートを作成する。

  このシナリオでは、1 つの電子メール テンプレートが、組織全体で使用されているすべてのワークフローによって使用されます。他の電子メール テンプレートは、法人固有のすべてのワークフローで使用されます。ワークフローの各タイプの使用方法に関する詳細は、ワークフロー タイプを参照してください。

電子メール テンプレートの作成

作成する電子メール テンプレートの数を決定後、テンプレートを作成できます。これを行う方法の説明については、Microsoft Dynamics AX の電子メール機能をコンフィギュレーションするを参照してください。

プレースホルダーの使用

電子メール テンプレートを作成するとき、プレースホルダーの使用をお勧めします。電子メール メッセージが生成されるとき、これらのプレースホルダーはワークフローからの特定のテキストで置き換えられます。

たとえば、電子メール テンプレートにプレースホルダー %subject% を入力するとします。この例では、電子メールが生成されてユーザーに送信されるとき、プレースホルダーは自動的に [作業品目の件名] フィールドで置き換えられます。同様に、電子メール テンプレートに [%message%] と入力する場合、プレースホルダーは [作業品目の指示] フィールドで置き換えられます。

電子メール テンプレートにプレースホルダーを挿入する方法に関する詳細については、Microsoft Dynamics AX の電子メール機能をコンフィギュレーションするを参照してください。

各テンプレートがいつ使用されるか指定する

ワークフローのプロパティを構成するとき、ワークフローの電子メール メッセージの生成に使用する電子メール テンプレートを選択できます。ステップ バイ ステップの手順については、ワークフローのプロパティをコンフィギュレーションを参照してください。

ワークフローを構成する際に電子メール テンプレートを選択しない場合は、既定のテンプレートが使用されます。どの電子メール テンプレートを既定のテンプレートにするか指定するには、次の手順に従います。

組織全体のワークフローの既定の電子メール テンプレートを指定する

一部のワークフローは組織全体に関連付けられているドキュメントを処理するために使用されます。組織全体のワークフローの通知を生成するために使用される既定の電子メール テンプレートを指定するには、次の手順を実行します。

組織全体のワークフローの一覧を表示するには、「ワークフロー タイプ」を参照してください。

1. システム管理 >設定 >ワークフロー >ワークフロー パラメーター をクリックします。

2. リストから電子メール テンプレートを選択します。

   電子メール テンプレート フォームで システム電子メールの表示 チェック ボックスがオンにされたときに作成された電子メール テンプレートが、リストに表示されます。

3. [閉じる] をクリックして変更を保存します。

組織固有のワークフローの既定の電子メール テンプレートを指定する

一部のワークフローは、法人などの特定の組織に関連付けられているドキュメントを処理するために使用されます。組織固有のワークフローの通知を生成するために使用される既定の電子メール テンプレートを指定するには、次の手順を実行します。

組織特定のワークフローの一覧を表示するには、「ワークフロー タイプ」を参照してください。

1. 組織管理 >設定 >ワークフロー >ワークフロー パラメーター をクリックします。

2. リストから電子メール テンプレートを選択します。

   電子メール テンプレート フォームで システム電子メールの表示 チェック ボックスがオフにされたときに作成された電子メール テンプレートが、リストに表示されます。

3. [閉じる] をクリックして変更を保存します。