パブリック フォルダーを Microsoft 365 グループに移行する
この記事では、パブリック フォルダーとMicrosoft 365 グループの比較と、一方または一方がorganizationに最適なソリューションである可能性がある方法について説明します。 パブリック フォルダーは、Exchange と同じほどの歴史がありますが、グループは最近導入されたものです。 この記事では、一部またはすべてのパブリック フォルダーをグループに移行する場合の各手順の働きと、その手順を順番に解説している記事へのリンクを紹介します。
パブリック フォルダーとは?
Public folders には種々のデータが含まれており、階層構造で編成されています。
パブリック フォルダーは、次の状況では推奨されません。
データのアーカイブ: メールボックスの制限があるユーザーは、メールボックスの代わりにパブリック フォルダーを使用してデータをアーカイブする場合があります。 こうした方法は、パブリック フォルダーの格納域に影響し、メールボックス制限の目的が損なわれるため、お勧めしません。
ドキュメントの共有とコラボレーション: パブリック フォルダーには、バージョン管理、制御されたチェックとチェックアウト機能、コンテンツ変更の自動通知などのドキュメント管理機能は用意されていません。
Microsoft 365 グループとは
Microsoft 365 グループを使用すると、共同作業を行うユーザーのセットを選択し、共有するリソースのコレクションを簡単に設定できます。 グループにメンバーを追加すると、そのメンバーに、グループが提供するツールおよびリソースにアクセスするためのアクセス許可が自動的に付与されるため、それらのリソースに対してアクセス許可を手動で割り当てる必要はありません。 グループは、以前は配布リストや共有メールボックスによって処理されていたタスクに対しても、新しい、改良された使用感をもたらします。
グループの完全なストーリーについては、「Microsoft 365 グループについて学習する」を参照してください。
パブリック フォルダーをMicrosoft 365 グループに移行する必要がありますか?
Microsoft 365 グループは、Microsoft の最新のコラボレーション オファリングです。つまり、パブリック フォルダーよりも望ましいソリューションになる理由は多数あります。これは、はるかに古いテクノロジです。 たとえば、Outlook では、メールが有効なパブリック フォルダーをグループに完全に置き換えることができます。 パブリック フォルダーよりもMicrosoft 365 グループが適切に機能するすべてのシナリオの一覧をコンパイルすることは不可能ですが、次のハイライトを示します。
メール経由のコラボレーション: Outlook のグループには、すべてのメールを格納し、ユーザーが共同作業を行える専用 の会話 スペースがあります。 グループは、グループ外のユーザーやorganizationからメッセージを受信するように設定することもできます。 たとえば、現在メールが有効なパブリック フォルダーを使用してプロジェクト関連のディスカッションまたはチームの複数のメンバーに表示する必要がある発注書を格納している場合、グループの使用によって利便性が向上する可能性があります。 グループは、一群のユーザーに情報をブロードキャストする場合にも、より高い効果を発揮します。
ドキュメント間のコラボレーション: Outlook では、グループには、グループの SharePoint チーム サイトのすべてのファイルとメール添付ファイルからのすべてのファイルを表示 する専用の [ファイル] タブがあります。 すべてのファイルが 1 つのビューに表示されるため、パブリック フォルダーのように検索する必要はありません。 共同編集も容易になります。 複数の人が使用する前提でファイルの格納にパブリック フォルダーを使用している場合は、グループへの移行を検討してください。
共有予定表: 作成時に、すべてのグループが共有予定表を取得します ( 「Microsoft 365 での予定表の共有」を参照してください)。 グループのメンバーは誰でもその予定表にイベントを作成できます。 お気に入りのグループがある場合、そのグループの予定表を個人の予定表と並べて表示できます。 グループのイベントの配信を受け取ることも可能で、その場合はグループ内に作成されたイベントが個人の予定表に表示されます。 スケジュールまたはタイムテーブルなど、チームの予定表をホストするためにパブリック フォルダーを使用している場合、グループを使用することで利便性が向上する可能性があります。
簡略化されたアクセス許可: ユーザーをグループに割り当てると、必要なアクセス許可がすぐに取得されますが、パブリック フォルダーでは適切なアクセス許可を手動で割り当てる必要があります。 メンバーは、"所有者" または "メンバー" として追加できます。所有者は、グループ管理タスクを実行する機能を含め、グループ内の完全な権限を持ちます。 メンバーは、コンテンツを作成したり、所有者などのファイルを編集したりすることもできますが、作成していないコンテンツを削除することはできません。 パブリック フォルダーのアクセス許可モデルがあまりにも圧倒的で、シンプルで迅速なものが必要な場合は、Microsoft 365 グループ方法です。
モバイルと Web のプレゼンス: パブリック フォルダーにはモバイル デバイスを介してアクセスできないため、Web 上の機能のセットが制限されています。 一方、Microsoft 365 グループは Outlook モバイル アプリを介してアクセスでき、Web 上の機能のセットが豊富です。 外出が多いチームでモバイル アクセスが求められる場合、Microsoft 365 グループを使用する必要があります。
さまざまな Microsoft 365 アプリまたはOffice 365 アプリへのアクセス: グループを作成すると、Microsoft 365 または Office 365 スイートから幅広いアプリケーションへのアクセスをロック解除できます。 SharePoint チーム サイトにファイルを格納したり、Planner 上のプランでタスクを追跡したりすることができます。 Microsoft 365 グループは、Microsoft 365 または Office 365 スイート全体の要素を組み合わせたメンバーシップ サービスです。
Microsoft 365 グループは多くの利点を提供しますが、パブリック フォルダーエクスペリエンスを終了した後に気付く大きな違いに注意する必要があります。 この違いは主に次のとおりです。
- 詳細なアクセス許可ロール: パブリック フォルダーにはさまざまなアクセス許可ロールが含まれますが、Microsoft 365 グループは所有者とメンバーの 2 つのみを提供します。
グループに移行する前に、グループの作成と管理に伴うさまざまな制限を確認することもお勧めします。 詳細については、「Microsoft 365 グループの詳細」の「グループ操作方法管理する」を参照してください。
パブリック フォルダーをMicrosoft 365 グループに移行する
Microsoft 365 グループに切り替える場合は、バッチ移行と呼ばれるプロセスを使用して、メールと予定表のコンテンツを既存のパブリック フォルダーからグループに移動できます。 バッチ移行を実行する具体的な手順は、現在パブリック フォルダー階層をホストしている Exchange のバージョンによって異なります。 この記事の最後には、バッチ移行プロセスについて説明する手順へのリンクが記載されています。
Exchange から Microsoft 365 グループにパブリック フォルダーを移行するための前提条件として、Microsoft Entra Connect ツールの [Exchange メール パブリック フォルダー] オプションがチェックされていないことを確認する必要があります。 このオプションが -万が一チェックされている場合は、パブリック フォルダーの移行を開始する前にオフにします。 既定では、このオプションはオフになっています。
注:
メールが有効なパブリック フォルダーを Microsoft 365 またはOffice 365の特定のグループに移行すると、パブリック フォルダーに宛てられたすべてのメールがその時点でグループによって受信されます。
バッチ移行の主な利点は次のとおりです。
メールボックス レプリケーション サービス (MRS) ベースの移行: 移行プロセスでは、移行バッチ コマンドレットを使用します。 複数のグループへの移行は、1 つの移行バッチでまとめて実行できます。 移行プロセスで役立つスクリプトもあります。
メールと予定表のパブリック フォルダーをサポート: コピーしたメールと投稿はグループの会話として [グループ] に表示され、コピーした予定表アイテムはグループ予定表に表示されます。 タスクや連絡先など、他のパブリック フォルダーの種類は、この移行に関して現在サポートされていません。
オンプレミスのパブリック フォルダーは、Microsoft 365 グループに直接移行できます。この移行では、最初にパブリック フォルダーを Microsoft 365 または Office 365に移動してからグループに移動する必要はありません。 MRS データ コピー コマンドレットは、オンプレミス環境からパブリック フォルダー データを直接読み取り、そのデータを Microsoft 365 グループ にコピーします。 Exchange パブリック フォルダーには、MRS プロキシ ベースのエンドポイントが必要です。
"すべてまたは何もしない" 移行: 特定のパブリック フォルダーを選択してグループに移行し、選択したパブリック フォルダーのみが移行されます。
1 回限りのデータ コピー: バッチ移行は、増分同期と最終処理の複雑さなしに、ソース パブリック フォルダーからターゲット グループへの 1 回限りのデータ コピーとして設計されています。
パブリック フォルダー データをグループ内の既存のデータとマージします。データ コピーにより、パブリック フォルダーの内容が既存のグループのコンテンツ (存在する場合) とマージされます。 増分データ コピーが必要な場合は、増分データをグループにコピーする必要がある回数だけデータ コピーを実行できます。
バッチ移行の概要
次の手順では、パブリック フォルダーコンテンツをバッチ移行でMicrosoft 365 グループに移行する全体的なプロセスについて説明します。
ソースの選択:移行するパブリック フォルダーを選択します。 電子メールまたは予定表のコンテンツを含む任意のフォルダーを選択できます。
ターゲットの作成:メンバー、プライバシー設定、データ分類など、必要な構成でフォルダーに対応するグループを作成します。
データのコピー:移行バッチのコマンドレットを使用して、パブリック フォルダーからグループにデータをコピーします。
ロック ソース: グループ内のデータを確認したら、パブリック フォルダーをロックします。
カットオーバー: 手順 3 から 4 の間で作成された新しいデータをコピーします。
[ ソースの選択 ] および [ データのコピー ] 手順では、パブリック フォルダーとそれに対応するグループがオンラインのままになります。 [データのコピー] 手順の後、移行の残りの部分を続行するかどうかを、グループ エクスペリエンスに基づいて評価し、ユーザーとorganizationに適しているかどうかを評価できます。 移行をロールバックした時点で、パブリック フォルダーの使用を再開することができます。 移行を続行する場合は、 カットオーバー ステップが完了した後、元のパブリック フォルダーを削除できます。 移行後でも、移行プロセスからバックアップ ファイルを保存し、元のパブリック フォルダーを削除していない場合は、パブリック フォルダーにロールバックできます。
バッチ移行の前提条件とステップごとの手順
バッチ移行を実行する前に、Exchange 環境で次の前提条件が必要です。 具体的な前提条件は、現在実行している Exchange のバージョンによって異なります。
パブリック フォルダーがオンプレミスの場合、サーバーは次のいずれかのバージョンを実行している必要があります。
Exchange 2010 SP3 RU8 以降
Exchange 2013 CU15 以降
Exchange 2016 CU4 以降
Exchange 2019
パブリック フォルダーがオンプレミスの場合、Exchange ハイブリッド環境がセットアップ済みである必要があります。 詳細については、「ハイブリッドデプロイのExchange Server」を参照してください。
移行手順
バッチ移行を実行する手順については、次のいずれかのリンクをクリックしてください。