委任者のメールボックスに送信されたアイテムをExchange Onlineに自動的に保存する
Microsoft 365 または Office 365内のメールボックスは、他のユーザー (エグゼクティブ アシスタントなど) が別のユーザー (マネージャーなど) のメールボックスにアクセスしてメールを送信できるように設定できます。 これらのユーザーは、それぞれデリゲートと委任者と呼ばれることがよくあります。 わかりやすくするために、"アシスタント" と "マネージャー" と呼びます。 アシスタントにマネージャーのメールボックスへのアクセス権が付与されると、委任されたアクセスと呼ばれます。
People多くの場合、委任されたアクセス許可と送信アクセス許可を設定して、アシスタントが会議出席依頼を送信して応答する必要があるマネージャーの予定表を管理できるようにします。 既定では、アシスタントがマネージャーとしてまたは代理でメールを送信すると、送信されたメッセージはアシスタントの [送信済みアイテム] フォルダーに格納されます。 この記事を使用して、送信されたメッセージがアシスタントとマネージャーの送信済みアイテム フォルダーの両方に格納されるように、この動作を変更できます。
これが実際にどのように機能するかの簡単な例を見てみましょう。
Mary はグローバル セールス担当副社長です。 彼女は非常に忙しいスケジュールを持っており、彼女のカレンダーを管理するのに役立つエグゼクティブアシスタントであるRobを持っています。
Mary を支援するために、Rob は Mary のメールボックスへの委任されたアクセス権を付与され、代わりにメッセージを送信できます。 これにより、カレンダーの内容を確認できます。会議出席依頼をスケジュール、承諾、辞退する。メッセージに応答します。
Mary に代わって Rob が送信するメッセージは、送信済みアイテム フォルダーに格納されます。 Mary はコピーを必要とするため、Rob は自分に代わって送信したメッセージを自分の [送信済みアイテム] フォルダーから [送信済みアイテム] フォルダーに手動でコピーします。
Rob は、送信済みアイテムを処理するより良い方法があるかどうか疑問に思い、IT ヘルプ デスクに問い合わせてください。 彼は、Mary のメールボックスを設定して、送信済みアイテムと送信済みアイテムの両方に代わって送信したメッセージを自動的に格納できることを学習します。 これはまさに彼が望んでいるものですので、彼はヘルプデスクにそれを設定するように頼みます。
[Send As..]\(送信\)...代理送信...彼らは何を意味し、私は選択する必要がありますか?
マネージャーのメールボックスに代理人として誰かを設定する場合は、マネージャーを "として送信" するか、マネージャーの "代理で送信" するかを選択できます。 違いは微妙ですが、一部の組織では重要な場合があります。
[Send As]\(送信\ 他のユーザーがメールボックスに対して "として送信" アクセス許可を持っている場合、そのメールボックスから送信されたメッセージには、メッセージの [From:] フィールドにメールボックス所有者の名前のみが表示されます。 上の例では、Rob に Mary のメールボックスに対する "Send as" アクセス許可がある場合、メールボックスから送信するメッセージに From: Mary to recipients が表示されます。
代理送信 メールボックスに対する "代理送信" アクセス許可を持つユーザーは、所有者のメールボックスから送信したメッセージに、メールボックス所有者の代わりにメッセージが送信されたことを示します。 上の例では、Rob が Mary のメールボックスに対する "代理送信" アクセス許可を持っている場合、メールボックスから送信するメッセージには、 受信者に対する Mary の代理の From: Rob が表示されます。
他のユーザーのメールボックスに対する送信アクセス許可は、送信済みアイテムの処理方法を検討する際に重要です。 これは、アクセス許可のレベルごとに、アシスタントの [送信済みアイテム] フォルダーのみにメッセージを格納するか、アシスタントとマネージャーの [送信済みアイテム] フォルダーの両方に格納するかを決定できるためです。 Microsoft 365 と Office 365既定では、アシスタントの [送信済みアイテムのみ] で "Send as" および "Send on behalf" アクセス許可で送信されたメッセージの送信済みアイテムが格納されます。 この既定の動作は、次の手順を使用して変更できます。
ヒント
マネージャーは、さまざまなレベルのアクセス許可を持つ複数のアシスタントを持つ場合があります。 上記の例では、Rob は Mary に代わってメッセージを送信できる場合がある一方で、Mary として送信できる別のアシスタントを持つことができます。 この場合、Mary の IT 部門は、"Send as" と "Send on behalf" の両方のアクセス許可の手順を実行できます。
操作方法、マネージャーがアシスタントによって送信されたときに"送信済み" というメッセージを保存するようにメールボックスを設定しますか?
これらの手順を実行すると、メールボックスを構成しているマネージャー として送信されたすべての メッセージが、マネージャーの [送信済みアイテム] フォルダーに保存されます。 これを設定するには、次の手順に従います。 Windows PowerShellを使用して手順を完了する必要があります。まだ使用していない場合は、「接続して PowerShell に接続する」Exchange Online参照して接続する方法を確認してください。 素晴らしいビデオもあります!
マネージャーのメール アドレスを取得します。
PowerShell ウィンドウでは、次の構文Exchange Online使用します。
Set-Mailbox <manager's email address> -MessageCopyForSentAsEnabled $true
たとえば、Mary のメール アドレスが の場合、IT 部門は mary@contoso.com次のコマンドを実行します。
Set-Mailbox mary@contoso.com -MessageCopyForSentAsEnabled $true
手順は以上です。 これで、アシスタントから送信されたすべてのメッセージのコピーが、マネージャーの [送信済みアイテム] フォルダーに自動的に取得されます。
ヒント
これをオフにするには、上記の手順を実行し、[メールボックスの設定] コマンドで$trueを$falseに置き換えます。 たとえば、Mary 用にオフにするには、 コマンドを実行します。 Set-Mailbox -Identity mary@contoso.com -MessageCopyForSentAsEnabled $false
操作方法マネージャーがアシスタントによって送信されたときにメッセージが "代理で送信されました" というメッセージを保存するようにメールボックスを設定しますか?
これらの手順を実行すると、メールボックスを構成しているマネージャー に代わって送信されたすべての メッセージが、マネージャーの [送信済みアイテム] フォルダーに保存されます。 これを設定するには、次の手順に従います。 Windows PowerShellを使用して手順を完了する必要があります。まだ使用していない場合は、「接続して PowerShell に接続する」Exchange Online参照して接続する方法を確認してください。 素晴らしいビデオもあります!
マネージャーのメール アドレスを取得します。
Exchange Online PowerShell では、次の構文を使用します。
Set-Mailbox <manager's email address> -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true
たとえば、Mary のメール アドレスが の場合、IT 部門は mary@contoso.com次のコマンドを実行します。
Set-Mailbox mary@contoso.com -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true
手順は以上です。 これで、アシスタントから送信されたすべてのメッセージのコピーが、マネージャーの [送信済みアイテム] フォルダーに自動的に取得されます。
ヒント
これをオフにするには、上記の手順を実行し、[メールボックスの設定] コマンドで$trueを$falseに置き換えます。 たとえば、Mary 用にオフにするには、 コマンド を実行します Set-Mailbox mary@contoso.com -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $false。