Viva Engageのリテンション期間について学習する

  • [アーティクル]

セキュリティとコンプライアンスのための Microsoft 365 ライセンス ガイダンス。

この記事の情報は、Viva Engageに固有の情報を持っているため、リテンション期間について説明します。

その他のワークロードについては、以下を参照してください。

ヒント

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保持と削除の対象となる機能

Viva Engageユーザー メッセージとコミュニティ メッセージは、Viva Engageのアイテム保持ポリシーを使用して削除できます。また、これらのメッセージのテキストに加えて、コンプライアンス上の理由から、Hypertext リンクと他のViva Engage メッセージへのリンクを保持できます。

注:

次のセクションで説明するように、ユーザー メッセージには、個々のユーザーのプライベート メッセージと、そのユーザーに関連付けられているコミュニティ メッセージが含まれます。

ユーザー メッセージには、アイテム保持ポリシーでサポートされる ストーリーの投稿も含まれます。

ユーザー メッセージには、会話内のすべてのユーザーの名前が含まれ、コミュニティ メッセージにはコミュニティ名とメッセージの件名 (提供されている場合) が含まれます。

絵文字の形式で他のユーザーからの反応は、Viva Engageに保持ポリシーを使用する場合は保持されません。

Viva Engageで使用するファイルは、Viva Engageのアイテム保持ポリシーには含まれません。 これらのアイテムには、独自のアイテム保持ポリシーがあります。

Viva Engageでのリテンション期間のしくみ

このセクションでは、コンプライアンス要件がバックエンドのストレージとプロセスによってどのように満たされているかを理解し、Viva Engage アプリに現在表示されているメッセージではなく、電子情報開示ツールによって検証する必要があります。

アイテム保持ポリシーを使用して、コミュニティ メッセージとユーザー メッセージのデータをViva Engageに保持し、これらのメッセージを削除できます。 バックグラウンドでは、Exchange メールボックスを使用してこれらのメッセージからコピーされたデータを保存します。 ユーザー メッセージViva Engageデータは、ユーザー メッセージに含まれる各ユーザーのメールボックス内の非表示フォルダーに格納され、グループ メールボックス内の同様の非表示フォルダーがコミュニティ メッセージに使用されます。

コミュニティ メッセージのコピーは、ユーザーに @メンションしたり、ユーザーに返信を通知したりするときに、ユーザー メールボックスの隠しフォルダーに保存することもできます。 これらのメッセージはコミュニティ メッセージとして生成されますが、多くの場合、Viva Engage ユーザー メッセージのアイテム保持ポリシーにはコミュニティ メッセージのコピーが含まれます。 その結果、ユーザー メッセージはプライベート メッセージに限定されません。

これらの隠しフォルダーは、ユーザーまたは管理者が直接アクセスできるようには設計されていませんが、代わりに、コンプライアンス管理者が電子情報開示ツールで検索できるデータを保存します。

メッセージは Exchange に保存されていても、Viva Engageメッセージは、Viva Engage コミュニティ メッセージまたはユーザー メッセージの場所に対して構成されたアイテム保持ポリシーにのみ含Viva Engage。

注:

ユーザーが、Viva Engageデータを保持するアクティブなアイテム保持ポリシーに含まれており、このポリシーに含まれているユーザーのメールボックスを削除して、Viva Engageデータを保持する場合、メールボックスは非アクティブなメールボックスに変換されます。 ユーザーのこのViva Engageデータを保持する必要がない場合は、メールボックスを削除する前に、アイテム保持ポリシーからユーザー アカウントを除外します。

アイテム保持ポリシーがViva Engageメッセージ用に構成された後、Exchange サービスのタイマー ジョブは、これらのViva Engageメッセージが格納されている非表示フォルダー内のアイテムを定期的に評価します。 このタイマー ジョブを実行するには、最大 7 日間かかります。 アイテムの保持期間が満了すると、これらのアイテムは SubstrateHolds フォルダに移動されます。これは、すべてのユーザーまたはグループのメールボックスにある隠しフォルダで、「論理的に削除済み」アイテムが完全に削除される前に保存するためのものです。

重要

保持の最初の原則のため、Viva EngageメッセージはExchange Onlineメールボックスに格納されるため、メールボックスが別のViva Engageの影響を受ける場合、SubstrateHolds フォルダーからの完全な削除は常に中断されますViva Engage同じ場所のアイテム保持ポリシー、訴訟ホールド、遅延ホールド、または法的または調査上の理由で電子情報開示ホールドがメールボックスに適用される場合。

メールボックスは該当する保留に含まれていますが、削除されたViva EngageメッセージはViva Engageに表示されなくなりますが、電子情報開示では引き続き検出できます。

Viva Engage メッセージに対してアイテム保持ポリシーを構成した後、コンテンツが受け取るパスは、アイテム保持ポリシーを保持してから削除するか、保持のみするか、削除するかによって異なります。

アイテム保持ポリシーが保持されてから削除される場合

Viva Engage メッセージの保持フローの図。

図内の 2 つのパスの場合:

  1. 保持期間中にViva Engageメッセージがユーザーによって編集または削除された場合、元のメッセージは直ちにコピーされるか (編集された場合)、または SubstrateHolds フォルダーに移動 (削除された場合) されます。 メッセージは保存期間が終了するまで保存され、その後直ちに完全に削除されます。

  2. Viva Engage メッセージが削除されず、編集後の現在のメッセージの場合、保持期間が経過すると、メッセージは SubstrateHolds フォルダーに移動されます。 このアクションには、有効期限から最大で 7 日かかります。 メッセージが SubstrateHolds フォルダにある場合は、直ちに完全に削除されます。

注:

SubstrateHolds フォルダー内のメッセージは、電子情報開示ツールで検索できます。 メッセージは SubstituteHolds フォルダー内から完全に削除されるまで、電子情報開示ツールで検索できます。

保持期間が期限切れになり、メッセージが SubstrateHolds フォルダーに移動されると、削除操作がViva Engage サービスに伝達され、同じ操作がViva Engageクライアント アプリに中継されます。 この通信またはキャッシュの遅延は、ユーザーがViva Engage アプリでこれらのメッセージを引き続き表示する理由を説明できます。

Viva Engage サービスがアイテム保持ポリシーのために delete コマンドを受け取るこのシナリオでは、Viva Engage アプリ内の対応するメッセージが会話内のすべてのユーザーに対して削除されます。 これらのユーザーの中には、別の組織のユーザー、保持期間が長い保持ポリシー、または保持ポリシーが割り当てられていないユーザーもいます。 これらのユーザーの場合、メッセージのコピーはメールボックスに保存され、別の保持ポリシーによってメッセージが完全に削除されるまで、電子情報開示で検索可能なままです。

重要

Viva Engage アプリに表示されるメッセージは、コンプライアンス要件のために保持されているか完全に削除されているかを正確に反映したものではありません。

アイテム保持ポリシーが保持のみ、または削除のみの場合、コンテンツ パスは保持か削除かで異なります。

アイテム保持ポリシーが保持のみのコンテンツ パス

  1. Viva Engage メッセージが編集または削除された場合: 元のメッセージのコピーはすぐに SubstrateHolds フォルダーに作成され、保持期間が切れるまでそこに保持されます。 その後直ちに、メッセージは SubstrateHolds フォルダから完全に削除されます。

  2. Viva Engage メッセージが変更または削除されず、保持期間中の編集後の現在のメッセージの場合: 保持期間の前後に何も起こりません。メッセージは元の場所に残ります。

アイテム保持ポリシーが削除のみのコンテンツ パス

  1. 保持期間中にViva Engage メッセージが削除されない場合: 保持期間の終了時に、メッセージは SubstrateHolds フォルダーに移動されます。 このアクションには、有効期限から最大で 7 日かかります。 その後直ちに、メッセージは SubstrateHolds フォルダから完全に削除されます。

  2. Viva Engageメッセージが期間中にユーザーによって削除された場合、アイテムはすぐに SubstrateHolds フォルダーに移動され、直ちに完全に削除されます。

アイテム保持ポリシーのフローとタイミングの例

次の例を使用して、前のセクションで説明したプロセスとタイミングが、次の構成を持つアイテム保持ポリシーにどのように適用されるかを確認します。

完全な削除を参照するすべての例では、アイテム保持の原則により、メッセージがアイテムを保持するための別のアイテム保持ポリシーの対象であるか、電子情報開示の保持の対象である場合、このアクションは一時停止されます。

例 1: 7 年間保持のみ

1 日目に、ユーザーは新しいViva Engage メッセージを投稿します。

5 日目に、ユーザーはそのメッセージを編集します。

30 日目に、ユーザーは現在のメッセージを削除します。

保持の結果:

  • 元のメッセージの場合:

    • 5 日目に、メッセージは SubstrateHolds フォルダーにコピーされ、1 日目 (保持期間) から少なくとも 7 年間、電子情報開示ツールで検索できます。

  • 現在の (編集済み) メッセージの場合:

    • 30 日目に、メッセージは SubstrateHolds フォルダーに移動され、1 日目 (保持期間) から少なくとも 7 年間、電子情報開示ツールで検索できます。

ユーザーが保持期間内ではなく、指定された保持期間後に現在のメッセージを削除した場合でも、メッセージは SubstrateHolds フォルダーに移動されます。 ただし、保持期間が終了すると、メッセージは最低でも 1 日後、通常は 1 - 7 日以内に完全に削除されます。

例 2: 30 日間保持してから、削除する

1 日目に、ユーザーは新しいViva Engage メッセージを投稿します。

10 日目に、ユーザーはそのメッセージを編集します。

ユーザーはそれ以上の編集を行わず、メッセージを削除しません。

保持の結果:

  • 元のメッセージの場合:

    • 10 日目に、メッセージは SubstrateHolds フォルダーにコピーされ、電子情報開示ツールで検索できます。
    • 保持期間の終了時 (1 日目から 30 日)、メッセージは通常、最低でも 1 日後 1 - 7 日以内に完全に削除され、電子情報開示検索では返されません。

  • 現在の (編集済み) メッセージの場合:

    • 保持期間の終了時 (1 日目から 30 日)、メッセージは通常 1 - 7 日以内に SubstrateHolds フォルダーに移動され、電子情報開示ツールで検索できます。
    • その後、メッセージは通常、最低でも 1 日後 1 - 7 日以内に完全に削除され、電子情報開示検索では返されません。
例 3: 1 日後削除のみ

注:

1 - 7 日の期間内に動作するこの構成および保持プロセスの期間は 1 日と短いため、このセクションでは、一般的な時間範囲内のタイミングの例を示します。

1 日目に、ユーザーは新しいViva Engage メッセージを投稿します。

ユーザーがメッセージを編集または削除しない場合の保持結果の例:

  • 5 日目 (通常、2 日目の保持期間の開始後 1 - 7 日):

    • メッセージは SubstrateHolds フォルダーに移動し、少なくとも 1 日間そこに残り、電子情報開示ツールで検索できます。

  • 9 日目 (通常、SubstrateHolds フォルダー内の最低 1 日後 1 - 7 日):

    • メッセージは完全に削除され、電子情報開示検索では返されません。

この例が示すように、アイテム保持ポリシーを構成して 1 日後にメッセージを削除することはできますが、サービスは複数のプロセスを経て、ポリシーに準拠した削除を行います。 その結果、1 日後の削除アクションは、メッセージが完全に削除されるまでに 16 日かかる可能性があり、メッセージは電子情報開示検索で返されなくなります。

メッセージと外部ユーザー

既定では、Viva Engage ユーザー メッセージのアイテム保持ポリシーは、organization内のすべてのユーザーに適用されますが、外部ユーザーには適用されません。 含まれているユーザーに対して [編集] オプションを使用して、アカウントを指定することで、外部ユーザーにアイテム保持ポリシーを適用することができます。

現時点では、Azure B2B ゲストユーザーはサポートされていません。

ユーザーが組織を離れる場合

ユーザーがorganizationを離れ、Microsoft 365 アカウントが削除された場合、保持の対象となるViva Engage ユーザー メッセージは非アクティブなメールボックスに格納されます。 これらのメッセージは、引き続きメールボックスが非アクティブになる前にユーザーに配置されたアイテム保持ポリシーの適用対象となり、電子情報開示の検索が可能です。 詳細については、「非アクティブ メールボックスの詳細」を参照してください。

ユーザーがファイルをViva Engageに保存した場合は、SharePoint と OneDrive の同等のセクションを参照してください。

制限事項

Viva Engageコミュニティ メッセージとユーザー メッセージに保持を使用する場合は、次の制限事項に注意してください。

  • Viva Engage ユーザー メッセージの場所に [編集] を選択すると、ゲストとメールボックス以外のユーザーが表示されることがあります。 アイテム保持ポリシーはこれらのユーザー向けに設計されていないため、選択しないでください。

構成ガイダンス

Microsoft 365 で初めてアイテム保持を構成する場合は、「情報ガバナンスを開始する」を参照してください。

Viva Engageのアイテム保持ポリシーを構成する準備ができたら、「アイテム保持ポリシーの作成と構成」を参照してください。