Microsoft Teams の変更管理戦略を作成する

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  • 適用対象:
    Microsoft Teams

新しいテクノロジーに対するエンドユーザーの啓発とその導入に関する変更管理戦略は、組織で新しいテクノロジーのロールアウトを成功させる上で非常に重要な意味を持ちます。 この取り組みを正しく遂行することによって、新しいエクスペリエンスへのユーザーの適応と満足を獲得できます。 以下に示されている手順は、組織の規模に応じて異なる可能性がありますが、ステークホルダー、チャンピオン、IT 管理者、およびユーザーとの通信の持続的なレベルを確保することが、変更を正常に定着させるために重要となります。

Teams の変更管理のためのベスト プラクティスは次のとおりです。

  1. 主要なステークホルダー、チャンピオン、およびユーザー プロファイルを特定する

  2. ビジネスのシナリオを特定、選択する

  3. ビジネス ユーザー、チャンピオン、IT プロフェッショナルを含むパイロットを実施する。

  4. 導入キャンペーンを設計、開始、管理する。 Customer Success Kit を開始するにあたってダウンロードする。 適切な導入キャンペーンに含まれるものは次のとおりです。

    a. ポスター、電子看板、イベントなどの内部向けの啓発資料

    b. 1 つの場所に集まったセルプヘルプの情報やトレーニングの情報

    c. 定義済みのフィードバック メカニズム

    d. 事前定義済みの成功の測定方法 (ソリューションの導入、主要な資料の閲覧回数、コースへの出席)

  5. サービスの展開とともに、チャンピオン プログラムを構築する

  6. 標準のフィードバック方法を提供する

  7. 成功を測定、共有する

  8. フィードバックに基づきメッセージングや方法を調整し、それを繰り返します。

主要なステークホルダー、チャンピオン、およびユーザー プロファイルを特定する

導入を成功させるための最初のルールは、変更を促進し、効果的にその影響を浸透させることのできる主要なステークホルダーと適切なメンバーで構成される動的なチームを編成することです。 導入戦略の成功への道は、組織横断的に選ばれた献身的な個人で構成されるチームによって歩み出されます。 主要なステークホルダーの役割には、エグゼキュティブ スポンサー、サービス所有者、IT 専門家、チャンピオンなどがあります。

アイコン 説明
エグゼキュティブ スポンサー アイコン。 エグゼクティブ スポンサーは、organization内の主要なリーダーであり、従業員の採用を促進するには、その参加が不可欠です。 彼らは会社の文化に最も大きな影響を与え、新しい技術と方法の価値と利点を積極的に伝えることができます。
サービス所有者アイコン。 サービス所有者 は、ユーザーがサービスを使用し、そのサービスから価値を得られるようにする責任を負います。 organization内でサービス所有者を設定することは、Microsoft 365 または Office 365に設定されたビジネス目標を確実に実現するために重要です。
チャンピオン アイコン。 organization全体のすべてのユーザーからバイインを得ることは課題です。 チャンピオンは、この課題を軽減し、Microsoft 365 または Office 365の導入において重要な役割を果たすことができます。 彼らは知識があり、専門知識の向上に取り組み、ピアコーチングと支援を喜んで提供します。 Microsoft 365 または Office 365を部署またはチームの現実に翻訳するのに役立ちます。

これらの利害関係者の定期的な会議を、プログラムの進捗状況を最新の状態に保つことをお勧めします。 フィードバックやディスカッションを可能にする「コラボレーション協議会」を開始することは、企業文化に応じて役立つツールです。

ヒント

変革の最大の障害となる可能性のある人々は、この種の展開におけるあなたの最高の同盟国になる可能性があります。 organizationのこれらのメンバーと早くから関与し、多くの場合、懸念や問題を聞くことがお勧めします。 多くの場合、キャンペーンをより成功させる貴重なフィードバックがあります。

ユーザー プロファイル

環境内のユーザーの種類を理解することが同様に重要です。 主にモバイルであるユーザーはいますか? 一定の会議やプレゼンテーションを行っている人はいますか? 既存のコラボレーション ソリューションで最も困難なユーザーはどれですか? ユーザー コミュニティをセグメント化すると、変更が最もオープンなグループを見つけるのに役立ちます。 多くの場合、初期のビジネス パイロットにとって最適なターゲットであり、フィードバックは非常に貴重です。

ユーザーの 1 日の日程を理解することは、ビジネス成果の優先順位設定、展開に適した導入目標の設定、長期的な使用の持続に役立てることができます。

チャンピオン

コラボレーションのチャンピオンになる可能性のある個人を特定すると、実装のための拡張サポート チームが提供されます。 計画に対する早期の分析情報とフィードバックを提供することで、コミュニティを作成します。 時間、注意、報酬など、このコミュニティで行った投資は、サポートと伝道を通じて実装に返されます。

チャンピオンが行うことができるアクションの図。

チャンピオン プログラムの構築について詳しく知るには、チャンピオン プログラムを構築するを行います。

ビジネスのシナリオを特定、選択する

主要なステークホルダーとユーザー区分を特定すれば、ビジネス シナリオの特定は簡単に行うことができます。 ビジネス成果のいつかの例を次に示します。

  • 販売プロセスの簡素化

  • 顧客の問題の迅速な解決

  • 従業員のエンゲージメントの促進

  • 製品開発のサイクルの短縮化

営業担当者が、優れたエクスペリエンスを提供するための調整に難航している場合があります。 製品やサービスを提供するために調整を改善する必要がある場合もあります。 従業員の人事関連の業務経験を考慮に入れる必要があるかもしれません。 各組織においては、それぞれ優先順位があります。 最初のパイロットで対処するものとして 3 つ以上の項目を選択しないようして、それらの特定の組織からのユーザーとビジネス専門家を含めることをお勧めします。

また、ユーザーそれぞれのシナリオを考慮することも推奨されます。 変更にオープンな姿勢のユーザーの場合や、 モバイル ユーザーであるか、施設内で作業するユーザーである場合について、同じように考えることは適切ではありません。 サポートしてくれるエグゼキュティブ スポンサーやチャンピオンのグループに対するユーザーの親密度、変更を浸透させるために使用できる既存のコミュニティや伝達方法なども考慮する必要があります。

テクノロジ プロジェクトは、人間の変化管理要件にほとんどまたはまったく注意を払っていないと課題になります。 これらの推奨事項に従うことで、成功の可能性を高めることができます。

導入キャンペーンを設計、開始、管理する

初期パイロットと最終的な会社全体のロールアウトの両方で、内部通信を優先する必要があります。 次のものが含まれます。

  • ポスター、電子看板、イベントなどの内部の啓発資料。

  • 自助に役立つ情報やトレーニングの情報を 1 つの場所に統合する。

パイロット段階では、成功するために次の必要最低限の手順があります。

  • プロジェクト ステークホルダーとの情報更新を目的とした定期的な会議を開きます。

  • パイロットに参加している人たちから情報を収集するフィードバック方法を選びます。 小規模な組織では、ユーザーが参加してフィードバックを提供できるようにするために、Teams の公開チャネルを使用することができます。 大規模な組織では、製品サポートを提供するためにViva Engageコミュニティを立ち上げることを検討してください。

  • 製品ビデオなど、セルフヘルプの資料を利用可能にします。

  • パイロット ユーザーとキックオフ ミーティングを開いて、彼らの参加を歓迎します。 コミュニティの雰囲気を熱意に満ちたものにすることは、とても意義のあることです。

最初のパイロット フェーズを完了したら、上記の手順を展開して、organization全体に到達できます。 サイズによっては、時間がかかり、リージョン、ユーザー プロファイル、またはorganizationごとに段階的にアプローチされる場合があります。 この大規模なロールアウトでは、organizationのコミュニケーターのプロの才能を活用することが非常に役立ちます。 これらの個人は、 利用可能な導入資料 を利用したり、独自の設計を行ったりするため、早期かつ頻繁に関与することをお勧めします。

会社にニュース、情報、またはサポート用の中央イントラネット ポータルがある場合は、このロールアウトに関する情報をハブとして利用できます。広く利用可能なセルフヘルプ情報、トレーニング、および書面によるガイダンスを提供することで、ユーザーは製品にすばやくオンボードできます。 多くのユーザーは、利用できるようになると飛び込むだけで、これをお勧めします。 また、個々のユーザーがさまざまな方法で学習することもわかっているので、中央の情報ポータルを使用すると、organization内のすべてのスタイルの学習がサポートされます。

導入キャンペーン & 通信と同様に、前もって成功対策を特定する必要があります。 次のような対策を検討してください。

  • 製品を積極的に利用するユーザー

  • 情報 Web ページの表示回数

  • ユーザー コミュニティでの質問

  • トレーニング ビデオの再生回数

  • 学習イベントの参加者

成功を測定、共有する

プロジェクト チームには、自分の組織から IT 管理者を配置する必要があります。 これらの個人は、Microsoft 365 管理センター エクスペリエンスに組み込まれている Microsoft 365 または Office 365 Microsoft Teams 使用状況レポートにアクセスできます。 この情報により、会社での Microsoft Teams の使用状況が示されます。 Teams の操作性や機能についての意見や、追加で使用したい機能などについてのアイディアを、ユーザーから直接受け取ることもお勧めします。 これらの実例を自社内で共有することは、ユーザー コミュニティで時間をかけて持続的に変更を定着させるために、極めて価値のあることになります。

詳細については、Microsoft 365 管理センターの Microsoft Teams 使用状況レポートMicrosoft 365 管理センターの Microsoft Teams 使用状況レポートを参照してください。

ヒント

パブリック チームまたはViva Engage コミュニティを使用して、使用状況の分析情報を収集します。 それらを #TeamsStories タグを使用して共有し、簡単に引き出せるできるようにします。 1 か月ごとに、イントラネットで #TeamsStory を共有し、組織での生産性とコラボレーションを向上するために変更を受け入れている従業員をハイライト表示します。

継続的な導入

組織内での変更を推進することは、継続的なアクティビティであり、単発のイベントではありません。 キックオフ ミーティングは、ユーザーがより効果的に共同作業できるようなるための単なる開始地点です。 この取り組みでは、成功を強調し、新機能を導入し、IT 部門が作成する Microsoft 365 または Office 365 サービス戦略全体に接続する瞬間を計画することが重要です。 自分の組織のユーザーが受け身ではなく積極的に関与しているようにすることで、それらのユーザーは、変更での負担が軽減されるとともに、添付ファイルをメールで送信するような旧来の習慣を止めてクラウドでドキュメントを保管するような新しい機能を活用できるように導かれることになります。

Microsoft Technical Community サイトの Driving Adoption コミュニティで、Teams と Microsoft 365 または Office 365 のサービス導入に関する質問を共有します。 お客様の導入について、お客様からご意見をいただくことや、お客様にサポートを提供することができるよう、常に準備を整えております。