手順 4 - 元従業員のメールを別の従業員に転送するか、共有メールボックスに変換する
この手順では、元従業員のメール アドレスを別の従業員に割り当てるか、ユーザーのメールボックスを共有メールボックスに変換します。
元従業員のメールボックスを共有メールボックスに変換する
ユーザーのメールボックスを共有メールボックスに変換すると、既存のすべてのメールと予定表が保持されます。 現在は、1 人のユーザーのみではなく何人かのユーザーがアクセスできる共有メールボックスにそれらが入っています。 必要に応じて、後で共有メールボックスをユーザー (プライベート) メールボックスに変換できます。
- 共有メールボックスの作成は、 メールボックスが 50 GB より小さい限り、ライセンスの支払いを行う必要がないため、コストの低い方法です。 50 GB を超える場合は、ライセンスを割り当てる必要があります。
- メールボックスを共有メールボックスに変換すると、以前のすべてのメールを入手できるようになります。 この処理を行うと、占有する領域が大きくなる可能性があります。
- メール転送を設定した場合、元従業員に送信された 新しい メールのみが現在の従業員に送信されます。
ユーザーのメールボックスを共有メールボックスに変換するには、次の手順に従います。
元従業員のメールを別の従業員に転送する
重要
メール転送または共有メールボックスを設定する場合は、最後に、元従業員のアカウントを削除しないでください。 メール転送や共有メールボックスを固定するには、アカウントを残しておく必要があります。
- 管理センターで、[ユーザー]>[アクティブ ユーザー] ページの順に移動します。
- ブロックする従業員の名前を選択し、[ メール ] タブを選択します。
- [Email転送] で、[メール転送の管理] を選択します。
- [ このメールボックスに送信されたすべてのメールを転送する ] をオンにします。 [ 転送先住所 ] ボックスに、メールを受け取る現在の従業員のメール アドレスを入力します。
- [保存] を選択します。
- 元従業員のアカウントを削除しないよう注意してください。
重要
コンプライアンス上の理由によりメールボックスが非アクティブになっているシナリオでは、メールボックスを転送したり、メールボックスを共有メールボックスに変換したりすることはできません。
Outlook 会議を取り消す
前のユーザーが予定表に持っていたすべての会議を取り消してください。 これにより、以前のユーザーによって作成された会議を削除できます。
機器または会議室を予約した会議がある場合、会議がキャンセルされるまで予約できません。 手順 については、「予定または会議を削除 する」を参照してください。