会社全体をつなぐ

忙しい 1 日でした。でも、オフィスを出る前に、作業の関係者全員が現在の状況を確実に把握できるようにしたいと考えています。 チームの内外のすべての関係者が、目標、進捗状況、結果を理解することが、作業の重要な部分であることを確認します。

ツール

• SharePoint
• Viva Engage
• Outlook
• Microsoft Teams

会社全体でコミュニケーションをとるためのチェックリスト

• コミュニケーションを取る相手と、彼らが使用している既存のコミュニケーション方法を理解する
• キー メッセージを、プロジェクト関係者、チーム メンバー、従業員などのペルソナ別に作成する
• Viva Engage コミュニティに投稿を作成し、電子メールでアラートを送信するなど、相互に補完するコミュニケーション ツールを選択します
• チームの他のユーザーと情報を共同編集する
• 情報を公開して、関係者全員に通知を送信する

コミュニケーション方法を選択する

以下の情報を基に、チームとコミュニケーションをとる最適な方法を決定します。 ユーザーが新しいコミュニケーション方法に移行している最中は、新しいテクノロジの使用と従来のメールによる通知とのバランスを取ります。 一貫性のあるコミュニケーション アプローチは、意識を高め、組織の変化を推し進めるのに効果的です。

Viva Engage: Viva Engageを使用して更新プログラムを共有することで、幅広いユーザーグループ間で会話を促進できます。 標準的な更新プログラムを投稿するか、アナウンスメント機能を使用して、更新プログラムのコピーが各メンバーのメールボックスに送信されるようにします。

SharePoint: 作業グループ外のユーザーに連絡する場合は、SharePoint オンラインでのプロジェクトの有効期間中にすぐに利用可能で保持される、チャーターと進捗状況に関する簡単なニュース記事を作成することを検討してください。 SharePoint チーム サイトでモダン ページを使用するか、大規模なプログラムの場合は、SharePoint コミュニケーション サイトの作成を検討してください。

SharePoint コミュニケーション サイトでは、画像、ダッシュボード、テキストも一緒に埋め込むことができる視覚的で柔軟なニュース記事を作成できます。 これを使用すると、任意のブラウザーや SharePoint モバイル アプリを利用して情報にアクセスできます。 このビデオでは、このような強力なサイトの概要について説明します。 最善の可視性を実現するため、コミュニケーション サイトを Microsoft Teams の作業グループ用のタブとしてピン留めします。

Microsoft Teams: この広範なユーザーグループが既に Microsoft Teams の作業グループの一部である場合は、重要な事実と Wiki ページへのリンクを含むメモを一般チャネルに投稿して、より長い更新を行ってください。 Wiki ページは複数のユーザーによって共同編集され、そのチームの生涯にわたって保持されます。

コミュニケーションをモダン化するためのヒント

メール中心の同僚の場合: Viva Engage グループまたは SharePoint ニュース フィードからのアラートにサブスクライブします。 こうすることで、これらのユーザーは新しい情報が公開されたことを示す通知をメールで受け取り、クリックするだけでソース情報にアクセスできます。管理者が別個のメールを作成する必要はありません。 さらに体裁をよくしたい場合 Microsoft Flow や PowerApps を使用して通知をカスタマイズできます。 これらのユーザーがモバイル デバイスで Microsoft Teams、SharePoint、またはViva Engageを使用する方法を示すブラウンバッグを用意することを検討してください。

ユーザーどうしの会話を促す。 SharePoint コミュニケーション サイト ページのコメント機能を有効にすることにより、エンゲージメントを高めましょう。 Viva Engageを使用している場合は、回答できる質問を定期的に監視することで、コミュニティにユーザーが参加していることを確認します。

外部で共有する: Microsoft Teams、SharePoint、Viva Engageは、管理者がOffice 365のインスタンスで許可している場合、すべての外部共有をサポートします。 外部共有を使用することにより、パートナー側のユーザー、業者、顧客と更新を共有できます。