レコード ルーティング タイプ
Office SharePoint Server 2007 レコード センター Web サービスは SharePoint 固有の概念やテクノロジに依存していませんが、レコード ルーティング タイプという手法を利用して、レコードが適切な場所に確実に格納され、そこに必要な情報が含まれるようにしています。
レコード ルーティング タイプを使用してレコードの記憶域を整理する
レコード センター Web サービスは、類似した種類のレコードの記憶域を整理する手段として、レコード ルーティング タイプの概念を利用します。コンテンツ タイプのような SharePoint 固有の機能に頼る必要はありません。最も簡単な方法では、レコード ルーティングの種類名を、ファイルの特定の保存先に関連付けます。レコード ルーティング タイプごとに、1 つの保存先だけが存在します。レコード センター Web サービスに送信された、特定のレコード ルーティング タイプ名を持つファイルは、レコード ルーティング タイプの保存先に格納されます。たとえば、すべての契約書を一緒にレコード センターに格納する場合は、"契約書" という名前のレコード ルーティング タイプを作成できます。
レコード ルーティング タイプは、レコード センターのコンテンツの整理に役立ちます。また、レコード センターのインターフェイスに明示的な保存先を渡すのではなく、レコード ルーティング タイプ名を使用することで、もう 1 つのレベルの間接指定が追加されます。この間接指定には、以下の利点があります。
ユーザーは、ファイル送信先のレコード センターの構造について何も知る必要はありません。レコードの管理者は、必要に応じてレコード センターを整理したら、レコード ルーティング タイプ名と、ユーザーが理解可能な説明を単純に提供することができます。
レコードの管理者は、送信されたファイルの処理方法を制御でき、レコード センターの基になる構造を変更する必要はありません。
レコード ルーティング タイプはそれぞれ、以下のメタデータから構成されます。
- Name "契約書" や "製品仕様" などのレコード ルーティング タイプの名前。
Description 省略できます。レコード ルーティング タイプの簡単な説明。
Default 他のレコード ルーティング タイプに一致しないレコードに、このレコード ルーティング タイプを既定で割り当てるかどうか。
Location ファイルがこのレコード ルーティング タイプである場合の保存先。
Aliases 省略できます。複数のエイリアスを 1 つのレコード ルーティング タイプに関連付けることができます。これにより、レコード ルーティング タイプ名としてエイリアスを使用して送信されたファイルを、レコード ルーティング タイプの保存先に格納できます。たとえば、レコード ルーティング タイプが "製品仕様" であれば、エイリアスとして "仕様" や "機能仕様" をエイリアスとして指定できます。いずれかのエイリアスを使って送信されたファイルは、"製品仕様" の保存先に格納されます。
Web サービスを使用すると、レコード センターに対して、レコード ルーティング タイプの名前とプロパティに関するクエリを実行することができます。詳細については、RecordsRepository Web サービスの説明を参照してください。
複数のドキュメント ライブラリが、同一のレコード ルーティング タイプを持つファイルを送信できます。また、各ドキュメント ライブラリが、さまざまなレコード ルーティング タイプを持つファイルを送信できます。
サードパーティのアプリケーションがレコード センターとして機能する場合、ファイルが適切なレコード ルーティング タイプの保存先にどのようにルーティングされるかの正確な実装は、アプリケーションによって異なる可能性がありますが、これはもちろん、Web サービスからは認識されません。