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Project Server 2007 に Outlook アドインをインストールする

更新日: 2006年11月

 

トピックの最終更新日: 2011-02-25

この記事では、Project Server 2007 で使用するために、Project Web Access ユーザー用の Microsoft Office Outlook アドインをインストールして構成する方法について説明します。

[!メモ] Outlook アドインの使い方についての情報は後日、操作方法に関するコンテンツで提供する予定です。

Project Server 2007 との Outlook 統合機能の概要

Project Server 2003 には、チーム メンバーが、Outlook の予定表とアラームを使用して割り当ての進捗状況を管理するための機能が再導入されました。この機能は、Project Web Access の代わりに Outlook を使用するユーザーによって、プロジェクト管理者に報告するために稼動時間の入力や更新を行う手段として利用されていました。

Project Server 2007 においても、選択した進捗管理方法に基づいて割り当ての進捗状況が報告されますが、Outlook との統合が以下の点で強化されています。

  • 統合先として Outlook の仕事または予定表を選択できます。

  • 支払い対象時間、支払い対象外時間、超過作業時間、および支払い対象外の超過作業時間というフィールドを使用して、割り当てに関するリソースの使用状況をタイムシートに入力できます。

Outlook 統合には、Project Web Access のタスク センタとタイムシート以外にも、割り当てに関する進捗状況を報告し、リソースの使用状況を記録するための手段が用意されています。Project Server から割り当てをインポートし、Outlook から時間数を入力することで、ユーザーは簡単に作業に費やした時間数を管理することができます。

前提条件

Project Server 2007 に Outlook アドインをインストールするためには、以下の前提条件を満たす必要があります。

  • 有効な Project Web Access アカウント

  • Microsoft Office Outlook 2003 または 2007

    Warning警告
    Microsoft Outlook 2010 での Outlook 用 Project 2007 アドインの使用はサポートされていません。

  • Outlook 用 Microsoft Office 2007 Project Web Access アドイン

Outlook アドインをインストールする

  1. Project Web Access を開き、サイド リンク バーの [自分の作業] セクションで、[自分のタスク] をクリックします。

  2. [自分のタスク] ページで、[操作] メニューの [Outlook との同期の設定] をクリックします。

  3. [Outlook とのタスクの同期] ページで、[今すぐダウンロード] をクリックします。

  4. このファイルを実行するか保存するかをたずねる [ファイルのダウンロード - セキュリティの警告] ダイアログで、[実行] をクリックして Outlook アドインをすぐにインストールします。

  5. 選択の確認を求める [ファイルのダウンロード - セキュリティの警告] ダイアログで、[実行] をクリックして続行します。

  6. 起動画面で、[インストール] をクリックしてインストールを開始します。

    [!メモ] Outlook アドインをインストールするコンピュータで、Microsoft Outlook のすべてのインスタンスを閉じておくことを強くお勧めします。

  7. インストールが正常に完了すると、Outlook アドインが正しくインストールされたことを示すダイアログが表示されます。[OK] をクリックします。

  8. インストールが完了すると、以下のものが Outlook メニュー オプションに追加されます。

  • [ツール] メニューの [Project Web Access] を選択すると、以下のオプションが一覧表示されます。

    • 新しい割り当てのインポート : Project Server に接続し、新しい割り当てがあれば Outlook へのインポートを試みます。

    • Project Web Access の更新 : Project Server に接続し、Outlook で加えた変更内容を使用して Project Web Access の更新を試みます。

    • Project Web Access ホーム ページ : Project Web Access ホーム ページを開きます。Project Web Access ホーム ページの場所は、Project Web Access のプロパティ ページで構成されます。

    • ヘルプ : 「Outlook と Project Web Access を統合する」というタイトルのヘルプを表示します。

Outlook アドインを構成する

Project Server 2007 の場合、Outlook アドインの構成は、Outlook に追加された Project Web Access のプロパティ ページで行われます。

Project Web Access のプロパティ ページにアクセスするには、次の操作を行います。

  1. Outlook を開きます。

  2. [ツール] メニューの [オプション] をクリックし、[Project Web Access] タブをクリックします。

  3. [Project Web Access のプロパティ] ページでは、以下のオプションを構成できます。

  • 統合先

  • 割り当てのインポート

  • 割り当てオプション

  • 詳細オプション

Outlook と Project Web Access を統合する

Project Web Access のプロパティ ページの [統合先] セクションには、Outlook と Project Web Access との統合を行う手段を提供する次の 2 つのオプションがあります。

  • Outlook のタスク : Project の割り当てを、仕事フォルダの仕事として管理します。

  • Outlook の予定表 : Project のタスクを予定表の予定として管理します。

Outlook の仕事と統合する

Project Web Access のプロパティ ページの [統合先] セクションで [Outlook のタスク] を選択すると、インポートした割り当てが、最初に Outlook で作成された仕事と共に表示されます。

Outlook の仕事を使用すると、次のような利点があります。

  • 割り当ての一覧を日、週、または月ごとに表示します。

  • 複数の割り当ての進捗状況を管理します。

  • フラグ機能を使用して、タスクが完了したことを示したり、指定された日に作業を行うためのアラームとして示すことができます。

  • 進捗状況と利用状況を報告します。

Outlook の予定表と統合する

Project Web Access のプロパティ ページの [統合先] セクションで [Outlook の予定表] を選択すると、インポートした割り当ては Outlook の予定表に表示されます。ユーザーはこの予定表で、進捗状況と利用状況を報告できるようになります。

Outlook の予定表を使用すると、次のような利点があります。

  • ユーザーは割り当てを他の割り当てと共に日、週、または月ごとに表示できます。

  • 予定のない時間帯を確認できます。ユーザーは割り当てに集中できるように、予定表の空いている時間帯をそのまま空けておくことができます。

  • 事前通知を構成し、開始予定日や期限日を通知することができます。

  • 進捗状況と利用状況を報告します。

Outlook を開きます。[ツール] メニューの [オプション] をクリックし、[Project Web Access] タブをクリックします。

[統合先] オプションを構成するには

  1. Outlook を開きます。

  2. [ツール] メニューの [オプション] をクリックし、[Project Web Access] タブをクリックします。

  3. Project Web Access のプロパティ ページで、[統合先] セクションに移動し、次のどちらかを選択します。

    • Outlook のタスク

    • Outlook の予定表

  4. [OK] をクリックします。

割り当てのインポート

[割り当てのインポート] セクションでは、Project Web Access の割り当てをどのように Outlook にインポートするかを決定します。具体的には、インポートの基準を決めたり、ユーザーに日付範囲を管理することを許可したり、割り当てを取り込む方法を自動と手動のどちらにするかを指定したりします。

日付範囲

[日付範囲] の設定では、ユーザーは Project Web Access から Outlook にインポートする割り当ての日付範囲を指定できます。利用できるオプションは次のとおりです。

  • Project Web Access の日付範囲 : そのユーザーのすべての割り当てを Outlook にインポートします。

  • 次の期間まで x 日 (次の期間まで x 週、次の期間まで x か月) : そのユーザーの割り当てのうち、指定した期間中に期限を迎えるすべての割り当てを Outlook にインポートします (たとえば [次の期間まで 2 日])。

Project Web Access から Outlook へのインポート

この設定を使用すると、Project Web Access から Outlook に手動で割り当てをインポートする (既定のオプション) か、定期的に割り当てのインポートが行われるようにできます。

  • 手動インポートのみ : 割り当てを定期的に自動でインポートせず、手動でのみインポートを行います。割り当てを手動でインポートするには、ツール バーの [新しい割り当てのインポート] をクリックするか、Outlook で、[ツール] メニューの [Project Web Access] をポイントし、[新しい割り当てのインポート] をクリックします。

  • 間隔 x 日 (x 週、x か月) 開始 (日) (時) : 割り当てのインポートが、特定の日時から定期的に開始されるようにします。[間隔] の後にある対応するボックスで時間、日、週、または月の数を指定し、次の更新をいつ行うかを入力します。

インポートする前に確認のダイアログ ボックスを表示する

[インポートする前に確認のダイアログ ボックスを表示する] オプションを使用すると、[新しい割り当てのインポート] ボタンがクリックされるたびに [Project Web Access からの割り当てのインポート] の確認画面が自動的に表示されます。この画面には、Outlook に追加される割り当ての一覧が表示されます。[OK] をクリックすると操作が完了します。

[インポートする前に確認のダイアログ ボックスを表示する] オプションは既定で有効になっています。

割り当ての更新

ユーザーは、インポートした割り当ての進捗状況と利用状況を Outlook で入力したら、Project Web Access のタスク センタとタイムシートに対してこの情報を更新する必要があります。手動で入力した時間を更新する方法は 2 つあります。

Outlook の割り当ての詳細で [Project Web Access に保存] をクリックすると、個々の割り当てが更新されます。

Outlook ツール バーの [Project Web Access の更新] をクリックすると、変更が検出されたすべての割り当てが更新されます。

すべての利用状況を自動的に更新するプロセスの構成は、[割り当ての更新] セクションで行います。

Outlook から Project Web Access への更新内容の反映

この設定を使用すると、Outlook に加えた割り当ての更新内容を Project Web Access に送信することができます。この設定は、手動で行う (既定のオプション) ように構成することも、定期的に行うように構成することもできます。

  • 手動更新のみ : 更新は手動でのみ行い、Outlook での割り当ての更新内容を Project Web Access に自動で送信しません。Outlook から Project Web Access への更新を手動で行うには、ツール バーの [Project Web Access の更新] ボタンをクリックするか、Outlook で、[ツール] メニューの [Project Web Access] をポイントし、[Project Web Access の更新] をクリックします。

  • 間隔 x 日 (x 週、x か月) 開始 (日) (時) : Outlook での割り当ての更新内容を Project Web Access に送信する処理が、特定の日時から定期的に開始されるようにします。[間隔] の後にある対応するボックスで時間、日、週、または月の数を指定し、次の更新をいつ行うかを入力します。

更新する前に確認のダイアログ ボックスを表示する

[更新する前に確認のダイアログ ボックスを表示する] オプションを使用すると、Project Web Access への更新内容の反映が実行されるときに、Project Web Access に送信される Outlook での割り当ての更新内容の一覧が自動的に表示されます。このオプションは既定で有効になっています。

詳細オプション

[詳細オプション] セクションでは、Project Web Access のログイン情報を構成できます。また、プロジェクトの割り当てについて、Outlook で状態を表示し、事前通知を送信する方法を構成します。

Project Web Access ログイン

[Project Web Access ログイン] セクションでは、[ログイン情報の入力] ボタンをクリックすると、Project Web Access の URL とログイン情報を設定できます。

[ログイン情報の入力] 画面では、以下のオプションを使用できます。

  • Project Web Access の URL : Project Web Access ホーム ページの URL を入力します。URL の入力後は、[接続のテスト] ボタンをクリックすることで、このページに接続できるかどうかを確認できます。ただし、自分のアカウント情報に、ページにアクセスする権限が付与されている必要があります。

  • 接続時 : Windows アカウントを使用する (既定のオプション) か、フォーム認証アカウントを使用するかを指定できます。フォーム認証アカウントを使用する予定であれば、そのアカウントのパスワードを入力する必要があります。

    [!メモ] Project Server アカウントは、Project Server 2007 では有効ではなくなりました。Project Server 2007 の認証方法の詳細については、Project Server 2007 の認証の構成に関するトピックを参照してください。

割り当てのインポート

[詳細オプション] セクションの [割り当てのインポート] セクションでは、以下のオプションを構成できます。

  • プロジェクトの割り当て予定を次の空き時間として表示 : ユーザーが会議をスケジュールする際に、この会議の予定時間の状態をどのように表示するかを、次のオプションから選択します。

    • 空き時間

    • 仮の予定

    • 予定あり

    • 外出中

  • Project Web Access から Outlook にインポートする場合 : このセクションでは、Outlook で割り当ての事前通知をどのように表示するかを指定します。次の 3 つのオプションから選択します。

    • Outlook のアラームの既定の設定に合わせる

    • アラームを作成しない

    • 常にアラームを作成する : アラームを表示するタイミングをあらかじめ指定しておき、すべての割り当てに対してそのタイミングでアラームを表示します。