個人用タイムシート ビューと機能
更新日: 2009年2月
トピックの最終更新日: 2009-01-29
ユーザーが承認対象のタイムシートに入力してそれを提出する前に利用できる、稼働率の管理に役立つ機能があります。タイムシートの外観は、タイムシートの種類と、タイムシートの設定および既定値の機能で選択する基準によって異なります。チーム メンバーは各タイムシート期間に対して、各自の稼働率の一部として行アイテム、管理用時間、超過時間、または支払い対象外の作業時間を新規追加することが必要になる場合があります。タイムシートの機能には稼働日を変更できる柔軟性があります。
自分のタイムシート ビュー
タイムシート作成後、チーム メンバーには現在の期間の自分のタイムシート ビューが表示されます。自分のタイムシート ビューは、機能にアクセスするためのツール バーと稼働率を記録するタイムシート グリッドで構成されています。
新しいビューまたは自分のタイムシート ビューには、ユーザー設定によって以下のフィールドを追加できます。
コストの種類 [リソース]
タスクの状況 [タスク]
RBS [リソース]
チーム名 [リソース]
またはその他の任意の割り当てユーザー設定フィールド
これらのフィールドは新しいタイムシート内の時間単位データの右側に配置されます。進行中のタイムシートは影響を受けません。
タイムシート ヘッダー データ
[自分のタイムシート] ツール バーの [設定] ドロップダウン メニューで [タイムシート ヘッダー データ] を選択すると、タイムシートのプロパティと状態を表示できます。[メニュー上に表示] をクリックすると、ツール バーに [タイムシート ヘッダー データ] アイコンが表示され、この機能が表示または非表示のどちらに切り替えられている場合でも、直接アクセスできるようになります。
タイムシート ヘッダーには次の各詳細フィールドと状態フィールドを表示できます。
タイトル : 作成したタイムシートには既定で [自分のタイムシート] というタイトルが付けられます。ユーザーはタイムシート ヘッダー データを表示してタイムシートのタイトルを変更し、利用可能なフィールドにコメントを追加できます。
期間 : 稼働率を記録するタイムシート期間の開始日と終了日です。
状態 : タイムシートの現在の状態です。指定できるタイムシートの状態の値は、[進行中]、[代理]、[提出済み]、および [処理中] です。[処理中] と表示されるのは、タイムシートに対して操作を実行中の場合です。
今年度使用した休暇 : タイムシートに初めて休暇が記録されると、休暇が累積表示されるようになり、今年度の [タイムシート ヘッダーデータ] で年度末まで管理できます。
今年度使用した病欠 : タイムシートに初めて病欠が記録されると、病欠が累積表示されるようになり、今年度の [タイムシート ヘッダー データ] で年度末まで管理できます。
所有者 : 稼働率を管理する対象のユーザーです。
作成者 : タイムシートを作成したユーザーが表示されます。この情報には代理タイムシート作成者が含まれる場合があります。
提出先 : 承認対象のタイムシートを受け取るタイムシート管理者です。
最終確認者 : 承認対象のタイムシートを最後に確認した個人です。複数レベルの承認を構成できます。
前の期間と次の期間のアイコン : クリックすると、前または次のタイムシート期間を表示できます。
行の追加
作成するタイムシートには、管理用時間を設定したり、現在のタスク割り当てのリストまたは現在のプロジェクトのリストを設定したりできます。また、シナリオによっては、タイムシート作成者が必要に応じて既存の行にその他の行を追加できます。たとえば、次の期間に発生する割り当てを作業できるリソースが場合や、タスク割り当てでも管理用時間カテゴリでもない新しいアイテムまたは未計画タスクが必要になり、稼働率の一部として管理する場合があります。
[行の追加] はツールバーの [操作] メニューにあります。割り当てまたは新しいタイムシート行を追加するには、以下のパラメータを使用します。
既存の割り当てから選択 : このセクションには、チーム メンバーが割り当てられているすべての割り当てがプロジェクト別に表示されます。タイムシートに割り当てが存在する場合、ユーザーが一意の分類を選択しないで同じ割り当てを追加しようとすると、次の警告メッセージが表示されます。"タイムシート行の 1 つ以上が既に存在するため、タイムシート行は追加されませんでした"
新しいタイムシート行名の入力 : このパラメータを使用すると、未検証のタイムシート行アイテムを入力できます。このパラメータはタイムシート ポリシーによって制御され、そのため表示されない場合があります。このオプションを使用すると、実行した作業がチーム メンバーの利用可能な割り当てのリストにない場合、チーム メンバーは作業に関係する新しいアイテムを独自に入力することができます。新しい行アイテムのプロジェクト名はタイムシートに [未検証] とマークされ、計画内の割り当てとして更新されません。新しい行アイテムに傾向がある場合、プロジェクト管理者はその行アイテムを今後のプロジェクト計画に追加するように決定するか、または例外報告用の新しい標準管理カテゴリを作成するように決定できます。
行の分類 : このオプションのアイテムは未検証のタイムシート行アイテムに関係します。ドロップダウン メニューから新しいタイムシート行アイテムの分類を選択します。
コメント : コメント フィールドは、追加情報を入力するために使用します。同じフィールドが行アイテムのタイムシート ビューに表示されます。
既存の割り当てまたは新しいアイテムを追加した後、[OK] をクリックすると、稼働率を入力するタイムシート領域が再び表示されます。行アイテムの [予定作業時間] フィールドには時間を入力できません。予定作業時間は [管理用時間の計画] ダイアログ ボックスまたはプロジェクト計画からしか入力できません。
行の削除
タイムシートには [行の削除] の機能があります。[行の削除] は、行アイテム、割り当て、または管理用時間を選択した後に [操作] メニューまたはツール バーから実行できます。行アイテムを削除した場合、行アイテムはタイムシートのそのインスタンスから削除されるだけです。
実績値を計画値で置換
タスクの進捗状況を頻繁に報告しないチーム メンバーにとって、タイムシートは、多くの場合、タスクの進捗と働いた実績作業時間の両方を入力できる唯一の入力場所と見なされています。ただし、これらのユーザーに表示されるタイムシートには実績作業時間が報告されません。代わりに、予定作業時間だけが表示されます。タスク割り当てに対する作業が計画どおりに完了した場合、チーム メンバーは [実績値を計画値で置換] の機能を使用して、タイムシートのタスク割り当てに対する実績作業時間を更新できます。この機能を使用すると、チーム メンバーは若干の変更を行うだけで、または変更を行う必要なく、承認対象のタイムシートを提出できます。
実績値を計画値で置換するには、以下の手順を実行します。
[行の追加] をクリックしてタスク割り当てをタイムシートに追加します。
左にあるチェック ボックスをオンにして、タスク割り当て行を選択します。
[操作] メニューの [実績値で計画値を置換] をクリックします。
警告ダイアログ ボックスが表示され、選択したアイテムに対して既に入力されている時間が予定作業時間によって自動的に置換されることが通知されます。
タスク割り当ての元の作業時間 (同じ割り当てのタスク センタ ビューに表示されていた) が、実績作業時間に反映されます。
進捗状況のインポート
[自分のタスク] ページですべての作業を報告する前にタイムシートを作成する場合は、[進捗状況のインポート] の機能を使用して、割り当てに関する作業を同期できます。同期すると、割り当ての実績作業時間を手動で再入力する必要がありません。これは、チーム メンバーがタイムシートで選択したタスクのみに対し、タスク単位で行われます。
[進捗状況のインポート] は、[実績値を計画値で置換] とは異なります。[実績値を計画値で置換] はプロジェクト計画に定義された作業を更新します。[進捗状況のインポート] はタスク センタの [進捗状況] フィールドに入力された値が対象になります。
[自分のタスク] ページからタイムシートに [進捗状況のインポート] を実行する手順は次のとおりです。
左側のチェック ボックスをオンにしてタスク割り当て行を選択します。
[操作] メニューの [進捗状況のインポート] オプションをクリックします。
[自分のタスク] ページを使用してタスク割り当ての進捗状況を入力する場合は、[進捗状況のインポート] を使用してタイムシートに [自分のタスク] ページを自動的に追加できます。[自分のタスク] ページを追加しない場合は、進捗状況として二重のエントリを記録します。[自分のタスク] ページは、プロジェクト計画更新にかかわる進捗状況をプロジェクト管理者に提出するために使用できる唯一の場所です。
[自分のタスク] ページには [タイムシートのインポート] と呼ばれる類似した機能があります。[自分のタスク] ページまたは [タイムシート] の機能を使用するとき、[自分のタスク] ページの [タイムシートのインポート] 機能を利用すれば、複数の Web ページ間を移動して 1 つの Web ページで入力した値を確認し、同じ値を他の Web ページに入力する必要がありません。
Office Project Server 2007 では、プル型イベントとなるように設計された同期オプションが常に表示されます。つまり、チーム メンバーは同期を模倣し、同期を開始したのと同じページで同期操作の結果を確認することもできます。
超過作業時間の表示/非表示
超過労働時間の記録も、特定の期間の稼働率に算入されます。
[超過作業時間] フィールドは、既定ではタイムシートに表示されません。[操作] メニューの [超過作業時間の表示/非表示] を選択すると、タイムシートに [超過作業時間] フィールドを表示できます。
超過作業時間が発生して入力された割り当てについては、[自分のタスク] ページでタイムシートをインポートするときに割り当てを更新して総合的な進捗状況を反映できます。[実績超過作業時間] フィールドには、割り当てに対して超過単価で課金される時間と完了した合計作業時間が反映されます。たとえば、標準実績作業時間として 8 時間が報告され、実績超過作業時間として 2 時間が報告されたとします。この場合は、実績作業時間は 10 時間となり、そのうち 2 時間は超過単価で請求されます。
支払い対象外の設定/解除
リソースがタイムシート期間に対して入力する稼働率は、コストと関連付けられます。たとえば、チーム メンバーは有給休暇時間を計上し、実働外の支払いを受け取ります。このような時間は課金され、会社にとって支払い対象の費用となります。
管理されるアイテムおよび割り当ての一部は支払い対象外と見なされます。支払い対象外のアイテムおよび割り当ては、組織の要件によって異なります。支払い対象外作業の例として、業績評価、面接時間、会社支援によるボランティアの時間、無償奉仕 (陪審員) があります。支払い対象外のイベントは、標準稼働時間の後にも発生することがあります。たとえば、チーム メンバーは、標準稼働時間中に会議に参加することがあります。また、稼働時間後に、会社が支援する社会活動を行うことがあります。支払い対象外の超過作業時間は、稼働時間外に及ぶ支払い対象外の活動です。
ある期間の稼働率を報告するときに、[操作] メニューの [支払い対象外の作業時間の表示/非表示] を選択することによって、支払い対象外時間と支払い対象外の超過作業時間をタイムシートに追加したり、タイムシートから削除したりできます。
支払い対象外時間と支払い対象外の超過作業時間は [自分のタスク] ページにインポートされず、そのためプロジェクト計画に反映されません。これらの時間はタイムシート内の稼働率には算入されますが、実績または支払い対象の作業時間とは見なされません。
タイムシートの削除
作成された各タイムシートのレコードが ProjectServer_Published データベースの MSP_Timesheet テーブルに保存されます。入力された稼働率は MSP_Timesheet_Actuals テーブルに保存されます。
タイムシートは削除できます。チーム メンバーは、正しいタイムシートを選択していなかったり、誤った期間の時間を管理していたりする場合があります。[タイムシートの削除] オプションは [操作] メニューにあります。
タイムシートを削除すると、削除処理の開始を求める通知がキューに送信されます。タイムシート レコードは MSP_Timesheet テーブルから削除されます。入力された時間は MSP_Timesheet_Actuals から削除されます。ユーザーには再びタイムシート リストが表示され、削除したタイムシート期間の状態が [処理中] と表示されます。[更新] をクリックするか、別のページに移動すると、[タイムシート リスト] に [未作成] の状態が割り当てられ、チーム メンバーはタイムシートを再生成できます。
タイムシートの取り消し
チーム メンバーが、稼働率を入力し、それを承認を求めてタイムシート管理者に提出した後で、不一致が見つかり、訂正する必要が生じることがあります。そのとき、同時にタイムシートが承認を求めてタイムシート管理者または次の承認者による確認処理中だとします。[操作] メニューの [タイムシートの取り消し] 機能を使用すると、タイムシートを取り戻し、不一致を訂正した後にタイムシートを承認を求めて再送信できます。
タイムシート リストの状態は、タイムシートが承認プロセスのどの位置にあるかを示します。状態が [承諾可能] と示されている場合は、タイムシート管理者または次の承認者がタイムシートを承認処理中であり、タイムシートは取り消すことができます。状態が [承認者] と示されている場合、タイムシートは取り消しも削除もできません。
タイムシートが承認プロセスの途中にある場合は、タイムシートを取り消したときに、入力した時間が最初の提出以降に調整されている可能性があります。これはタイムシート管理者または次の承認者にタイムシートの調整グローバル アクセス権が与えられている場合に発生します。取り消しを開始する場合、チーム メンバーはこのことを認識しておく必要があります。
Outlook との同期の設定
[Outlook との同期の設定] は、Outlook で管理しているタスク割り当て情報をタイムシートのデータで更新します。Outlook 統合については、Outlook 統合のトピックで詳しく説明します。
印刷
[操作] メニューまたはツール バーにある [印刷] オプションを使用してタイムシートを印刷できます。[印刷] を選択すると、タイムシートのエントリを Internet Explorer で表示できます。Internet Explorer の [ファイル] メニューから [印刷] オプションを選択できます。
Excel にエクスポート
ユーザーは Project Web Access の外部でさらに詳細にタイムシートの分析や報告を行うことができます。[Excel にエクスポート] 機能を使用すると、[プロジェクト名]、[タスク名]、[コメント]、[支払いカテゴリ]、[承認の状況]、および時間配分のエントリが Excel ブックにエクスポートされます。この操作はタイムシートごとに実行します。
サポートされている Excel のバージョンは Office 2003 以上です。
[タイムシート リスト] ページ
チーム メンバーは [管理用時間] カテゴリを追加したり、前のタイムシートの [合計時間] を確認したりできます。[ジャンプ] メニューの [前のページ] をクリックすれば、自分のタイムシートをいちいちクリックする必要がなくなります。この操作を実行すれば、[自分のタイムシート] ページに戻れるからです。
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入手可能なドキュメントの詳細な一覧については、「Office Project Server 2007」を参照してください。