タイムシート期間の管理
更新日: 2009年2月
トピックの最終更新日: 2009-01-29
期間を管理する機能は、Microsoft Office Project Server 2003 で導入されました。プロジェクト管理者は、期間を管理する機能を使用して、チーム メンバが自身の割り当ておよび管理タスクに時間を入力する際に適用される期間を割り当てることができます。組織は条件を割り当てることができます。たとえば、週単位または月単位の期間が入力されるように設定することができます。管理している期間の終了後、管理者はその期間を閉じて、ユーザーが追加時間を提出できないようにすることができます。
Microsoft Office Project Server 2007 では、管理されている期間はタイムシート期間と呼ばれます。タイムシート期間は、[自分のタスク] ページに適用されません。これは、タイムシート期間が以前のバージョンの Project Server の機能であるからです。[自分のタスク] ページに表示されるタスクは、[タスクの設定および表示] の [現在のタスクの定義] オプションにより異なります。Office Project Server 2007 では、タイムシート期間は、新しいタイムシート機能に含まれています。
タイムシート期間機能の最大の目的は、非プロジェクト作業または管理用時間をレポートすることです。Project Server 2003 では、この機能の代わりに、管理用プロジェクト機能を使用します。組織では、タイムシートでタスクのその他の作業時間をレポートするかどうか、またはタイムシートに反映する内容をチーム メンバが自身で決定することを許可するかどうかを決定することができます。これは、[自分のタスク] ページでの処理とは異なります。管理者は、多様なオプションを使用してサーバーを構成し、タイムシート期間を作成してこれらの操作を有効にする必要があります。
組織では、タイムシート期間を作成して、タイムシート機能で使用率がレポートされる際の条件を設定することができます。ユーザーがタイムシートを作成して進捗状況をレポートする場合、そのタイムシートは定義されている期間に基づいて作成されます。
管理者は、以下の手順を実行して、タイムシートが作成される [タイムシート期間] ページを開きます。
Project Web Access に管理者としてログインします。
[サーバー設定] をクリックします。
[時間およびタスクの管理] セクションで、[タイムシート期間] をクリックします。
一括期間パラメータを定義する
管理者は [直前に挿入] または [直後に挿入] をクリックしてカレンダーを設定し、期間を個別に作成します。この操作は、以前のバージョンの Project Server と同じです。Office Project Server 2007 の新しい機能を使用して、一括期間を定義します。
[一括期間パラメータの定義] セクションで複数の期間を作成する場合、管理者は以下のフィールドを設定する必要があります。
作成する期間数 - このフィールドには既定で "52" が入力されています。これは、1 年間の週の数 (52) を反映しています。このフィールドの値は、"26" (6 か月 = 26 週) などに変更することができます。
最初の期間の開始日 - 最初の期間は、ユーザーが入力した日付、またはカレンダー アイコンを使用して選択した日付から開始されます。
標準期間の日数 - ユーザーが進捗状況を入力する各期間の日数。このフィールドは、既定で 7 日間 (つまり週単位) に設定されています。このフィールドの値は、"15" (半月単位) や "30" (月単位) に変更することができます。
バッチ命名規則を定義する
管理者は、一括期間パラメータの定義と共にバッチ命名規則の定義機能を使用して、[一括作成] オプションで作成された各期間に、一意の命名規則を使用することができます。
命名規則は、"プレフィックス、シーケンス番号、サフィックス" の形式になります。
プレフィックス - 命名規則の初めに追加されます。たとえば、プレフィックスには、会計年度 (FY) を指定することができます。また、組織で複数の Project Server が展開されている場合は、特定の Project Server を示す省略形を指定することもできます。これは、最大で 15 文字を入力できるテキスト フィールドです。
次のシーケンス番号 - 一括期間が開始されるシーケンス番号。これは必須フィールドです。通常、このフィールドには、定義される年ごとに 1 が指定されます。ただし、組織では 1 からではなく前の年の番号から開始するように選択することができます。
サフィックス - 命名規則の最後に追加されます。サフィックスには、2007、FY 2007 など、年を指定することができます。これは、最大で 15 文字を入力できるテキスト フィールドです。
パラメータと命名規則の入力後、ユーザーは [一括作成] をクリックして、複数の期間を作成することができます。タイムシート期間は、[期間の作成] セクションに表示されます。
期間を作成する
[期間の作成] セクションには、[一括作成] オプションで自動的に作成されたタイムシート期間、期間のラベル、開始日、終了日、および状態が表示されます。
タイムシート期間を手動で作成する場合は、[直前に挿入] および [直後に挿入] の各ボタンを使用して、期間を追加します。管理者は、以下のどちらかの操作を選択します。
開始日と終了日を指定します。それには、セルをクリックして、日付選択用のカレンダーを使用します。次に、[直前に挿入] または [直後に挿入] をクリックします。
期間のラベルを入力するか、既定値 (新期間 : 1/6/2008 – 1/12/2008 など) をそのまま使用します。
タイムシート期間を定義する際に、以下の情報を含めることはできません。
重複している期間ラベルの名前。
間隔が空いているタイムシート期間。たとえば、1/1/2007 – 1/5/2007 と 1/8/2007 – 1/12/2007 を同時に指定することはできません。
重複しているタイムシート期間。たとえば、1/1/2007 – 1/5/2007 と 1/3/2007 – 1/7/2007 を同時に指定することはできません。
タイムシート期間に上記のような情報が含まれている場合、[タイムシート期間] の見出しの下に警告メッセージが表示されます。このメッセージでは、誤りを修正するように求められます。この機能は、Project Server 2003 にもあります。
"状態" フィールド
"状態" フィールドには、タイムシート期間が開いているかどうかが示されます。ユーザーがタイムシートに値を入力するには、状態が更新可能になっている必要があります。既定では、タイムシートを最初に作成する際にはタイムシート期間が開いています。このため、ユーザーは将来の期間の管理用時間を計画することができます。
タイムシート期間を閉じる
組織の財務報告要件に従って、タイムシート期間を "閉じる" としてマークし、それ以降、指定された期間に更新を提出できないようにすることができます。タイムシート期間を閉じるには、管理者は期間の "状態" フィールドを選択し、ドロップダウン メニューをクリックして [更新不可] を選択します。
タイムシート期間を閉じると、ユーザーはタイムシートの作成も提出もできなくなります。ユーザーの [タイムシート リスト] の "状態" フィールドには、タイムシートが未作成 ([未作成]) または進行中 ([進行中]) であること、またはタイムシート期間が閉じられていること ([更新不可期間]) が示されます。"状態" フィールドが [更新不可期間] の場合、チーム メンバはそのタイムシートに値を入力できません。
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