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ドキュメントの使用状況を分析する

  • [アーティクル]

コンテンツの関係者を特定した後は、それらの関係者から、ドキュメントが組織内でどのように使用されているかを分析するための情報を収集します。これは、計画プロセスの重要な部分であり、分析によって以下を決定することができます。

  • ドキュメント ライブラリをどのように構造化するか。

  • 使用するサイト テンプレート。

  • 必要なサイトの数。

  • サイトに適用する情報管理ポリシー。

  • ソリューションを実装するために必要となる、物理的なサーバー トポロジ。

収集する情報は以下のとおりです。

  • ドキュメントの種類 (株式リサーチ メモ、従業員の業績評価、内部メモ、製品仕様など)。

  • 各種ドキュメントの目的 ("裏付けとなるデータと共にエクイティに関する推奨事項を顧客に提供する" など)。

  • 各種ドキュメントの作成者 (個人ではなく "財務アナリスト"、"人事担当者"、"プロダクト マネージャ" などの役割名で表示)。

  • ドキュメントの形式。ドキュメントがある形式から別の形式に変換される場合は、その情報を記録します。

  • 各種ドキュメントのユーザー ("顧客" や "チーム メンバ")。

  • ドキュメントのライフ サイクルに適用される別の役割名 ("技術校閲者" や "コピー編集者")。

  • ドキュメントの場所 ("クライアント コンピュータ"、"Web サーバー"、"ファイル サーバー" など)。この質問については、ドキュメントがクライアント コンピュータで作成され、Web サーバーに発行される、などのように複数の回答が得られる可能性がある点に注意してください。

  • 閲覧者がドキュメントを表示する方法 (Web ページやファイル共有)。

ワークシートでの作業

ドキュメント使用状況の分析を記録するために、Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 ドキュメント使用状況の分析ワークシート (https://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=AM101582581041) が用意されています。以下は、企業内の 2 つの異なる組織から収集され、ワークシートに記録される情報の例を示したものです。
種類 目的 作成者 ユーザー 形式 その他の役割 場所

株式リサーチ メモ

主要な顧客に、株式の売買に関する財務サービス ガイダンスを提供

財務アナリスト

顧客

DOCX (作成者用)、PDF (発行用)

校閲者 (技術)、校閲者 (法務)、承認者、コピー編集者、レコード管理者、サイト管理者

  • 作成サイト

  • テスト サイト

  • インターネット

  • レコード リポジトリ

分析   作成形式と発行形式が異なるので、形式変換が必要です。校閲者の数が多い場合は、1 つ以上のワークフロー (サーバーに実装されているビジネス プロセス) が必要です。4 つのサイト (作成、テスト、インターネット、およびレコード リポジトリ) には、コンテンツをあるサイトから別のサイトに移動するためのメカニズムが必要です。企業レコード リポジトリにコンテンツをアーカイブする必要がある場合、およびエクイティに関するアドバイスの発行による規制上の影響がある場合は、コンテンツの監査と保持期間などの企業ポリシーとベスト プラクティスが必要です。

種類 目的 作成者 ユーザー 形式 その他の役割 場所

従業員の業績評価

従業員の業績を評価する (自己評価とマネージャの評価を含む)

インフォメーション ワーカー、マネージャ

マネージャ、人事担当者

.DOC

校閲者 (人事)、校閲者 (法務)、承認者 (上級マネージャ)、レコード管理者

  • クライアント コンピュータ

  • 電子メール サーバー (添付ファイルとして)

  • 企業 Web サーバー

  • 企業レコード リポジトリ

分析   2 人の作成者と複数の校閲者がいるので、1 つ以上のワークフローが必要です。ドキュメントは、電子メールの添付ファイルとしてあるデスクトップ コンピュータから別のデスクトップ コンピュータへ移動し、次に (おそらく高度なロック ダウンが行われて) 企業 Web サーバーに配置され、レコード リポジトリにアーカイブされます。このコンテンツは性質上、機密性が高いので、従業員のプライバシーと企業の法的立場を保護する企業ポリシーとベスト プラクティス (監査など) 以外にも、デスクトップとサーバーには Information Rights Management (IRM) が必要です。

ワークシート

この記事で説明した情報を記録するには、以下のワークシートを使用します。

このブックのダウンロード

このトピックは、簡単に読んだり印刷したりできるように、次のダウンロード可能なブックに収められています。

入手できるすべてのブックの一覧については、「Office SharePoint Server 2007 のダウンロード可能なブック」を参照してください。