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レコード管理の役割を識別する (Office SharePoint Server)

  • [アーティクル]

レコード管理を効果的に行うには、レコード管理プログラムの計画、実装、監視、およびそれへの参加に、組織全体がかかわる必要があります。そのためには、さまざまなレコード管理関連の役割とスキルを持つ組織のメンバが、活動を支援しなければなりません。レコード管理ソリューションの計画を始めるときには、組織内のだれが以下の役割を担うのかを明らかにします。

  • レコード管理者   通常は、組織の法務部門のメンバです。電子的および物理的なドキュメントを分類し、レコード化する必要のあるドキュメントを決定する過程についてのスキルを備えています。レコード管理者は、組織としてのレコード管理ポリシーの決定を支援し、レコード管理ソリューションの設計に参加します。ファイル計画と保存スケジュールの調査と作成を担当し、順守要件文書の作成に参加します。また、レコード管理者は、レコード管理システムを運用し、訴訟期間の間レコードを保留したり、保存期間の過ぎたレコードを破棄するなどの作業を行います。レコード管理システムが成功するには、レコード管理者の参加が不可欠です。

  • 法令遵守責任者   やはり、組織の法務部門のメンバです。組織によっては、レコード管理者がこの役割を兼ねます。法令遵守責任者は、企業におけるレコード管理のあらゆる面を監視し、組織が関連する規則とガイドラインに厳密に従っていることを確認します。法令遵守責任者は、主として、順守要件文書の作成を担当します。この文書は、企業におけるレコード管理の方法、ガイドライン、および訓練計画を記述したものです。

  • IT プロ   レコード管理ソリューションを実装するコンピュータおよびアプリケーションの展開、運用、および保守を担当します。レコード管理システムが安全であること、適切な規模であること、信頼できること、およびレコードを提供するドキュメント管理サーバーや電子メール サーバーと通信することを保証します。

  • サイト設計者   Microsoft Office SharePoint Server 2007 に基づくレコード管理ソリューションでは、レコード センター サイトを実装する Web サイトを作成および構成する専門家です。

  • コンテンツ管理者   ドキュメントを生成したり、レコードになる可能性がある物理ファイルや電子ファイルを取り扱ったりする管理チームです。コンテンツ管理者の役割は、レコードの識別、チームのためのよいレコード管理慣行を保証するプロセスの計画、および組織的なレコード管理活動にチームの情報担当者が参加することの保証において、リーダーシップを発揮することです。

  • インフォメーション ワーカー   レコード管理システムに参加します。インフォメーション ワーカーは、電子化された、または印刷されたドキュメント、メモ、レポート、メッセージ、およびそれ以外でレコードになる可能性のあるコンテンツを、作成または管理します。レコード管理ソリューションが成功するかどうかは、組織内のインフォメーション ワーカーによる参加の質によって決まります。

    注意

    レコード管理システムをどのように設計するかによって、情報担当者がそのシステムにどの程度従うのかが大きく左右される場合があります。たとえば、レコードを保持するプロセスを簡単にすれば、インフォメーション ワーカーは、自分の他の仕事がそのレコード保持作業によって妨げられることはあまりないと考えて、より深くレコード管理にかかわるようになります。また、効果的なレコード管理訓練とドキュメントによっても、インフォメーション ワーカーの積極的な参加が進みます。

組織によっては、ここで説明したすべての役割が既に割り当てられている可能性もあります。まだの場合は、レコード管理と順守に関する専門家を探すといいでしょう。Association of Records Managers and Administrators などの専門組織は、特定の分野でのレコード管理専門家を捜す手助けをしてくれます。

レコード管理システムを設計するチームは、まず最初に、組織でのコンテンツ利用の状況を分析し、レコード管理に関する決定に影響を与える規則や他の要件を分析し、レコードを保存するために使用するハードウェアとアプリケーション リソースを評価し、レコード管理へのインフォメーション ワーカーの協力を保証する最善の戦略を計画します。この計画作業には組織内の非常に多くの専門領域が関係するので、上記のすべての役割を含む広範なチームを編成して、レコード管理ソリューションを計画する必要があります。

ワークシートでの作業

「Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 レコード管理の関係者と参加者ワークシート」(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73296&clcid=0x411) を使用して、レコード管理計画チームへの協力を求める各参加者の氏名、電子メール アドレス、役割、その他の連絡先情報を記録します。

ワークシート

次のワークシートを使用して、展開を計画します。

このブックのダウンロード

このトピックは、簡単に読んだり印刷したりできるように、次のダウンロード可能なブックに収められています。

入手できるすべてのブックの一覧については、「Office SharePoint Server 2007 のダウンロード可能なブック」を参照してください。